Phong cách ngoại giao được đặc trưng, hơn hết là sự rõ ràng và đơn giản. Đây không phải là về sự tầm thường của phương pháp diễn đạt thủ công, mà là về hình thức cổ điển, liên quan đến việc lựa chọn một từ phù hợp duy nhất cho mỗi mục. Nhiều tác giả tiến hành thư từ trong khuôn khổ ngôn ngữ học tài liệu và đồng thời ưu tiên các khía cạnh kỹ thuật và nguyên tắc thiết kế của nó. Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi sẽ nói về ngôn ngữ ngoại giao và các văn bản ngoại giao. Xem xét phân loại và các tính năng chính của chúng.
Thể loại ngôn ngữ ngoại giao
Không phải mọi nhà tạo mẫu đều có thể trở thành một bậc thầy về thư tín như vậy mà không được đào tạo đặc biệt. Văn bản ngoại giao cần được hiểu là công văn, giấy tờ có giá trị quan trọng của quốc gia. Nội dung của chúng ban đầu thường làxác định trước, được thiết lập ngay cả trước khi bắt đầu công việc về sự hình thành của chính giấy tờ. Chẳng hạn, các bức điện của các nguyên thủ quốc gia phát đi nhân dịp quốc lễ; ghi chú có chứa một đề xuất (yêu cầu, tin nhắn, v.v.). Cần lưu ý rằng việc chuẩn bị các văn kiện ngoại giao phải tuân theo những khuôn mẫu nhất định. Do đó, làm việc trên giấy có thể được mô tả như làm việc trên một từ.
Trong lịch sử quan hệ quốc tế, người ta có thể tìm thấy một số lượng đáng kể các ví dụ tiêu cực có liên quan đến sự thiếu chính xác trong cách diễn đạt được đề xuất trong quá trình trình bày các quan điểm cơ bản. Nếu sự ngắn gọn của nội dung rõ ràng làm tổn hại đến ý nghĩa của bài báo, thì nó cũng không cần thiết. Điều rất quan trọng là phải hiểu rằng mong muốn phải được thể hiện đầy đủ và chính xác. Trong xã hội hiện đại, ngoại giao thường được gọi là nghệ thuật đàm phán. Tuy nhiên, nếu không có ngoại giao trên bàn viết, thì chắc chắn không có ngoại giao trên bàn đàm phán.
Phân loại văn bản ngoại giao
Điều quan trọng cần lưu ý là cho đến gần đây chỉ có năm tài liệu được đưa vào danh mục tài liệu này. Trong số đó, nên làm nổi bật những điều sau:
- Ghi chú nguyên văn.
- Ghi chú cá nhân.
- Bản ghi nhớ.
- Bản ghi nhớ.
- Thư có tính chất bán chính thức.
Các tài liệu ngoại giao cơ bản được trình bày (và cách tiếp cận tương ứng) trong quá khứ tương đối gần đây đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đối với tài liệu ngoại giao. Việc thực hành các quan hệ mang tính chất ngoại giao nay đã mở raứng dụng rộng rãi nhất có thể của các giấy tờ khác. Chúng bao gồm: thông báo, điện tín, tuyên bố, v.v. Nhiều tài liệu không lọt vào "năm may mắn" cũng thực hiện các chức năng hữu ích và hiệu quả của chúng. Chúng được sử dụng trong quá trình liên lạc giữa các quốc gia, cũng như trong các hoạt động hàng ngày của kế hoạch ngoại giao. Điều này cho thấy sự thiếu vắng của một tiêu chí rõ ràng liên quan đến việc phân chia tài liệu ngoại giao thành các loại và đặc điểm của chúng. Trong trường hợp này, không loại trừ tội lỗi của những hạn chế của bản thân các thuật ngữ: "ngoại giao" và "thư từ". Vì vậy, nếu chúng ta đang nói về khái niệm đầu tiên, thì chỉ có các giấy tờ của các Đại sứ quán và Bộ Ngoại giao mới có thể được đưa vào danh mục này. Các công thức lịch sự trong giao thức được sử dụng trong các ghi chú bằng lời nói và cá nhân, cũng như các bản ghi nhớ do người chuyển phát gửi (dạng tài liệu, khá hiếm khi được sử dụng).
Ghi chú cá nhân
Một trong những loại văn bản ngoại giao là công hàm. Cần lưu ý rằng nó được gửi về các vấn đề có tầm quan trọng cơ bản và quan trọng, và theo quy luật, chứa thông tin về một số sự kiện quy mô lớn. Ghi chú được viết ở ngôi thứ nhất và phần đầu của tài liệu là lời kêu gọi. Một trong những hình thức phổ biến nhất là văn bản ngoại giao có tuyên bố của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao. Theo quy định, chúng bắt đầu bằng từ "Kính gửi Ngài Bộ trưởng" hoặc "Kính gửi Ngài Đại sứ". Phần giới thiệu được theo sau bởi phần ngữ nghĩa của bài báo. Kết thúc là một công thức lịch sự nhất định,nói cách khác, một lời khen mà tác giả “thể hiện sự tôn trọng đối với một người.”
Cần lưu ý rằng âm sắc của nốt nhạc cá nhân có thể ít nhiều ấm áp. Trong mọi trường hợp, chữ ký cá nhân của người nhận vẫn là thành phần quan trọng nhất của tài liệu. Như trong quá khứ xa xưa, theo phong tục trong thời kỳ hiện đại là ký giấy bằng một cây bút máy chứa đầy mực đen. Trong mọi trường hợp không được sử dụng bút bi có màu đỏ hoặc các vết mực khác trong các tài liệu ngoại giao có nội dung tuyên bố của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc các bộ trưởng của các cấp khác.
Lưu ý Động từ
Một nguyên văn ghi chú nên được hiểu là dạng giấy thông dụng nhất hiện nay. Theo quy định, các đại sứ quán và các bộ ngoại giao liên lạc bằng cách gửi các ghi chú nguyên văn. Cần lưu ý rằng tính từ “verbal” bắt nguồn từ từ “verbalis” trong tiếng Latinh, có nghĩa không phải là “ghi chú bằng lời nói”, mà là “bằng lời nói”, hoặc một tài liệu “phải được xem xét một cách nghiêm túc”. Đây là lý do tại sao một số nhà nghiên cứu đánh đồng giấy với một thông điệp miệng. Có thể diễn giải như vậy là do nghĩa gốc của mẫu văn bản ngoại giao này trong ngôn ngữ ngoại giao. Hiện tại muốn thuyết phục ai đó chuyện này cũng không phải rất khó, không thể nào. Ghi chú bằng lời nói được sử dụng để xem xét và giải quyết thêm một loạt các vấn đề. Họ đặt ra các vấn đề kinh tế, chính trị, khoa học, kỹ thuật và các vấn đề khác của cả đa phương và song phươngkế hoạch.
Với sự trợ giúp của ghi chú, các vụ tai nạn trên đường liên quan đến nhân viên đại sứ quán cũng được báo cáo, xin thị thực, thông tin về kế hoạch đại diện được đưa đến đại sứ quán (ví dụ: về việc tổ chức các chuyến đi của đoàn ngoại giao khắp đất nước, về các chuyến du ngoạn tới các công trình công nghiệp và các tổ chức khoa học, về lời mời của các nhà ngoại giao, ví dụ, đến một sự kiện tôn vinh ngày lễ quốc gia của đất nước), cũng như thông tin về sự xuất hiện của nhân viên mới, về sự ra đi của những nhân viên mà họ thời gian của dịch vụ được coi là đã hết hạn. Các tài liệu ngoại giao đang được xem xét (Bộ Ngoại giao Liên bang Nga) có thể bao gồm yêu cầu đại diện cụ thể hoặc thái độ của một quốc gia đóng vai trò là người công nhận đối với một sự kiện quốc tế cụ thể. Do đó, danh sách các vấn đề được thảo luận trong bản ghi chú ngày hôm nay rất rộng.
Kỉ niệm
Một ví dụ khác về tài liệu ngoại giao là phụ tá. Điều đáng chú ý là người ta có thể rút ra kết luận về mục đích của nó bằng tên gọi của nó - “một ghi chú cho trí nhớ”. Hiện tại có hai loại ghi chú. Chúng ta đang nói về các tài liệu được bàn giao cá nhân, và các giấy tờ được gửi bằng đường chuyển phát nhanh. Cần lưu ý rằng bản ghi nhớ, theo quy định, được giao cho một người để thu hút sự chú ý của anh ta và nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề cụ thể, để nâng cao ý nghĩa của một yêu cầu hoặc tuyên bố bằng miệng. Hình thức này còn được gọi là phụ tá-ghi nhớ-express. Lý do trình bày bài báo được đề cập, điều này chiếm một vị trí đặc biệtđặt trong bộ sưu tập các tài liệu ngoại giao, có thể là nhiều vấn đề khác nhau, từ việc làm rõ ý nghĩa của các thuật ngữ và từ ngữ, cũng như các quy định của điều khoản, đến những vấn đề quan trọng nhất giữa các bên.
Kỉ niệm
Tiếp theo, nên xem xét biên bản ghi nhớ. Văn kiện ngoại giao này là một phương tiện để xem xét khía cạnh thực tế của một vấn đề cụ thể và chứa đựng phân tích các khía cạnh riêng lẻ của nó. Bài báo đưa ra các lập luận để bảo vệ một quan điểm cụ thể, cũng như tranh cãi với các lập luận của phía bên kia. Điều đáng chú ý là bản ghi nhớ có thể được phát hành dưới dạng tệp đính kèm với ghi chú bằng lời nói hoặc cá nhân hoặc như một giấy tờ độc lập được chuyển giao hoặc gửi bằng đường chuyển phát nhanh. Trong trường hợp thứ nhất, văn bản ngoại giao được in trên giấy nhạc đặc biệt, không có quốc huy, không cần đóng dấu, số, thành phố và ngày đi. Thứ hai, chúng ta đang nói về việc in trên một bản nhạc mà không có một lời khen ngợi và hấp dẫn. Không có số và tem trên đó, nhưng ngày và nơi khởi hành được ghi rõ. Một trong những yêu cầu đối với một văn kiện ngoại giao là dòng chữ "Biên bản ghi nhớ", nằm ở trung tâm. Giấy tờ này thường được giới ngoại giao coi là một bản ghi nhớ cấp tốc.
Thật thú vị khi biết rằng trong quá khứ gần đây, bản ghi nhớ được gọi là từ tiếng Pháp "suy luận" (trong bản dịch - "kết luận") hoặc "des motif" ("động lực", "tuyên bố về động cơ"). Nhà ngoại giao Pháp Jean Sere mô tả tài liệu ngoại giao này là một công hàm được dành riêng cho nguyên thủ quốc gia, nhưng ngày nayđồng ý với kết luận của mình sẽ là sai và ít nhất là phi logic. Bạn nên biết rằng thường thì một bản ghi nhớ được sử dụng như một phần đính kèm cho một ghi chú cá nhân hoặc bằng lời nói.
Thư riêng
Một ví dụ điển hình về tài liệu ngoại giao là một bức thư riêng. Vì vậy, một bài báo có ý nghĩa bán chính thức được gửi đến những người quen chính thức khi cần một số hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề được coi là đối tượng của các cuộc đàm phán chính thức hoặc thư từ. Mục đích chính của một bức thư riêng là nhấn mạnh sự quan tâm của tác giả đối với trường hợp có liên quan hoặc để tăng tốc độ giải quyết một vấn đề cụ thể bằng cách sử dụng ảnh hưởng của người mà bức thư được gửi đến. Trong trường hợp này, nhà ngoại giao có thể thảo luận cá nhân về vấn đề này, cũng như để lại một ghi chú mang tính chất trang trọng, được gọi là "không phải trên giấy", kèm theo tóm tắt ý nghĩa của vấn đề.
Cần lưu ý rằng thư riêng được viết trên giấy thường, đôi khi trên biểu mẫu có họ và tên hoặc chức danh chính thức của người gửi được in bằng kỹ thuật đánh máy ở góc trên bên trái. Một đặc điểm của tài liệu ngoại giao là mặt trái của nó không được sử dụng theo các quy tắc thi hành. Địa chỉ trong một bức thư như vậy, theo quy luật, là như sau: "Kính gửi ông M". Lời khen cuối cùng là phải có. Số trên tài liệu thư từ ngoại giao không được chỉ ra, chữ ký cá nhân và ngày tháng, bằng cách này hay cách khác, là cần thiết. Địa chỉ chỉ được ghi trên phong bì.
Yêu cầu về ngoại giaotài liệu
Chúng ta hãy xem xét các yêu cầu cơ bản đối với lưu trữ và tài liệu của cơ quan đại diện ngoại giao, có liên quan cả trong quá khứ và ngày nay. Một trong số đó là cách viết của tiêu đề. Tờ giấy đôi khi có thể chứa điều gì đó khó chịu cho người đối thoại, tuy nhiên, phải tuân theo các công thức của phép lịch sự, bằng cách này hay cách khác. Điều quan trọng cần lưu ý là bất kỳ tài liệu chính thức ngoại giao nào cũng bắt đầu bằng một địa chỉ. Họ và chức danh chính xác của người mà nó được giải quyết đôi khi được coi là không kém phần quan trọng so với nội dung của bài báo. Bất kỳ sự cắt giảm, bóp méo nào hiện tại cũng như trong quá khứ đều không thể chấp nhận được.
Tài liệu ngoại giao dù sao cũng gợi ý một câu trả lời. Sự vắng mặt của anh ta, như một quy luật, được coi là phản ứng của một kế hoạch tiêu cực. Vì vậy, một ghi chú bằng lời nói được trả lời bằng một ghi chú bằng lời nói, một lá thư cá nhân được trả lời bằng một câu tương tự. Trong xã hội, việc trả lời một bức thư cá nhân, ví dụ, bằng lời nói hoặc một bức thư có chữ ký cá nhân được coi là cực kỳ bất lịch sự - một bức thư có họ được đánh máy.
Lưu trữ và tài liệu của cơ quan đại diện ngoại giao trong bất kỳ hoàn cảnh nào phải có hình thức hoàn hảo. Nhân tiện, đây là lý do tại sao tất cả các giấy tờ ngoại giao đều được in trên chất liệu cao cấp nhất. Phong bì đựng tài liệu phải có kích thước và đặc điểm chất lượng phù hợp. Con dấu nên được đặt ở một nơi thiết lập nghiêm ngặt cho nó, nghĩa là, ở dưới cùng của tờ giấy, và văn bản phải được đặt đẹp mắt trên khắp tờ giấy. Đang cân nhắcnguyên tắc trao đổi thư từ ngoại giao, người ta không thể không nhớ lại các văn kiện xuất phát từ các cơ quan lập pháp cao nhất, trong đó có các kháng nghị của quốc hội các quốc gia khác nhau về các vấn đề ngăn chặn chiến tranh hạt nhân, giải trừ quân bị, thông cáo chung của các quốc hội về kết quả các chuyến thăm, cũng như như các cuộc đàm phán của các nghị sĩ.
Ngôn ngữ của ngoại giao: cách tiếp cận truyền thống và hiện đại
Các đại sứ không có tàu, không có pháo hạng nặng, không có pháo đài. Vũ khí của họ là lời nói và cơ hội”(Demosthenes). Đây là cách ngôn ngữ ngoại giao có thể được đặc trưng. Điều đáng chú ý là phong cách kinh doanh chính thức được cảm nhận rõ nhất dưới dạng các phong cách phụ. Xem xét các đặc điểm chính của phong cách ngoại giao. Ngoại giao cần được hiểu là nghệ thuật giải quyết các tranh chấp quốc tế thông qua các biện pháp hòa bình. Đây không phải là điều gì khác ngoài kỹ năng và kỹ thuật ảnh hưởng một cách hài hòa đến các quan hệ quốc tế và tuân theo những phong tục và quy tắc nhất định. Ngôn ngữ ngoại giao nên được coi là một cách diễn đạt dùng để biểu thị hai khái niệm khác nhau. Trước hết, chúng ta đang nói về ngôn ngữ dành cho các quan hệ ngoại giao chính thức và việc soạn thảo các điều ước quốc tế. Thứ hai, về tổng số các cụm từ và thuật ngữ đặc biệt tạo thành từ vựng ngoại giao được chấp nhận chung.
Ngày nay không có sự thống nhất ngôn ngữ bắt buộc, không có kế hoạch chính thức cho việc soạn thảo các hiệp ước ở cấp độ quốc tế (trong quá khứ, tiếng Pháp là ngôn ngữ chính thức). Thực tế là nguyên tắc bình đẳng ngôn ngữ đang dần được khẳng định. Các cơ quan nhà nước có quan hệ đối ngoại tiến hành trao đổi thư từ chính thức bằng tiếng "nước ngoài" với những ngoại lệ hiếm hoi và việc trao đổi văn bản ngoại giao chỉ được thực hiện bằng ngôn ngữ quốc gia của họ.
Ý nghĩa thứ hai của khái niệm ngôn ngữ ngoại giao, ngụ ý một tập hợp các cụm từ và thuật ngữ đặc biệt có trong từ vựng được chấp nhận chung (ví dụ: “văn phòng tốt”, “modus vivendi”, “trọng tài”,“Hiện trạng”, v.v.), ngụ ý rằng tỷ lệ các thuật ngữ như vậy trong tài liệu ngoại giao hiện đại là rất không đáng kể. Về văn phong và ngôn ngữ của những bài báo này, có một số nhận xét đáng được chú ý trong cuốn sách của H. Wildner. Cuốn sách có tên là “Kỹ thuật ngoại giao”. Tác giả lưu ý rằng phong cách ngoại giao cần được phân biệt chủ yếu bằng sự rõ ràng và đơn giản. Điều này không có nghĩa là tầm thường của phương pháp diễn đạt thủ công, mà là hình thức đơn giản cổ điển, có thể chọn cho mỗi đối tượng một từ phù hợp trong hoàn cảnh cụ thể.
Cuộc sống hàng ngày của ngoại giao không phải trên bàn tiệc ngoại giao, mà ở bàn làm việc
Khá thú vị khi phân tích các yêu cầu về đặc điểm nghề nghiệp của một nhà ngoại giao làm đại diện cho nghề diễn thuyết. Khả năng truyền cảm hứng và duy trì hơn nữa sự tin tưởng, cũng như sự quyết đoán - đây có lẽ là những điều quan trọng nhất trong số họ. Anatoly Gavrilovich Kovalev, một chính trị gia nổi tiếng ở Nga, xác định rằng chuyên gia có phong cách hành xử tự nhiênphù hợp với những nét chung về mối quan hệ của những trạng thái nhất định, mà từ ngữ có thẩm quyền. Như đã nói ở trên, ngoại giao cần được hiểu là nghệ thuật giải quyết các bất đồng quốc tế bằng biện pháp hòa bình. Cơ sở của ngoại giao hiện đại chính xác là lý thuyết về các cuộc đàm phán liên tục, được phát triển bởi Hồng y Richelieu trong "Di chúc Chính trị" của ông.
Ngoài việc tham gia các cuộc đàm phán và hội nghị quốc tế, tham dự các sự kiện nghi lễ và chiêu đãi chính thức, các nhà ngoại giao có nhiều nhiệm vụ gần như hoàn toàn bị che giấu khỏi những con mắt tò mò. Một trong những nhánh hoạt động quan trọng nhất của những người này, ngày càng trở nên quan trọng hơn, đó là thủ tục giấy tờ. Cần biết rằng thư tín ngoại giao là một trong những hình thức quan trọng của công tác ngoại giao của nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu của chính sách đối ngoại của mình.
Hình
Bên cạnh hình thức đã trình bày trong chương trước, còn có các hình thức hoạt động ngoại giao khác của nhà nước. Trong số đó, nên chỉ ra những điểm sau:
- Tham gia các đại hội, cuộc họp hoặc hội nghị quốc tế, nghĩa là trong các cuộc họp của đại diện các quốc gia có tầm quan trọng định kỳ ở các cấp độ khác nhau.
- Chuẩn bị và ký kết sau đó các hiệp định và hiệp ước quốc tế, song phương hoặc đa phương, điều chỉnh các vấn đề khác nhau phát sinh trong quan hệ giữa các quốc gia.
- Đại diện của nhà nước ở nước ngoài, thực hiệncác phái bộ và đại sứ quán của ông, hàng ngày; tiến hành các cuộc đàm phán chính trị và các cuộc đàm phán khác với các cơ quan ngoại giao của các nước sở tại.
- Sự tham gia của đại diện nhà nước vào công việc của các tổ chức quốc tế, chính trị khu vực và chung.
- Đưa tin về quan điểm của chính phủ đối với các vấn đề chính sách đối ngoại nhất định, bao gồm cả việc công bố thông tin chính thức.
- Xuất bản chính thức các tài liệu và hành vi quốc tế.
Lịch sự và lịch sự là quan trọng
Ngày nay trong thư từ ngoại giao, bằng cách này hay cách khác, thông lệ phải tuân thủ các yêu cầu về lịch sự và tế nhị, tránh những biểu hiện thô bạo xúc phạm đến phẩm giá của quốc gia nơi gửi giấy ngoại giao này. Tài liệu đó được coi là một loại sản phẩm được phát hành ra thế giới bên ngoài bởi các cấu trúc của quan hệ bên ngoài. Đó là lý do tại sao việc nắm vững "ABC của ngoại giao" - nghệ thuật chuẩn bị tài liệu ngoại giao - là một trong những tiêu chí cần thiết để đáp ứng mức độ hợp tác trên bình diện quốc tế. Nếu ngoại giao không nằm trên bàn viết, thì nó sẽ không nằm trên bàn đàm phán.
Nội dung giống nhau về mặt chính trị, được truyền đạt thông qua cách diễn đạt bằng lời nói không bình đẳng từ môi của một quan chức đại diện cho lợi ích của một quốc gia cụ thể hoặc cơ quan quyền lực của một tổ chức quốc tế, có thể được nhận thức khác nhau. Điều đáng chú ý là ngoại giao đã luôn sử dụng điều này. Sắc thái của từ ngữ và khái niệm là một kho các khả năng, nhưng chỉ dành cho khả năng ngoại giao khéo léo.
Tôi tự hỏi điều gìVào thời vua Henry IV, nhà ngoại giao Jeannin, người Pháp, được cử đến Hà Lan để thực hiện một nhiệm vụ trung gian, đó là thuyết phục các tỉnh Thống nhất và Tây Ban Nha đàm phán hòa bình. Tuy nhiên, cả Hoàng tử Orange và nhà vua Tây Ban Nha đều không có khuynh hướng đàm phán. Kết quả là, chúng đã bị gián đoạn và được tiếp tục theo một cách mới nhiều lần. Các cuộc đàm phán đã kéo dài (nếu có thể gọi đây là cuộc đàm phán) trong gần 2 năm, khi Jeannin, người biết rõ ràng những từ ngữ mạnh mẽ như thế nào và thậm chí những người vĩ đại yếu đuối như thế nào, quyết định thay thế từ “hòa bình” bằng cách diễn đạt từ vựng “đình chiến lâu dài”. Vì vậy, đối với lòng kiêu hãnh của các vị quân vương, những người không muốn đồng ý hòa bình, thỏa thuận ngừng bắn dường như có thể chấp nhận được.
Nội dung của giấy tờ ngoại giao và tính năng của nó. Kết luận
Vì vậy, chúng tôi đã xem xét chi tiết loại tài liệu ngoại giao, cũng như cách phân loại hiện có liên quan. Tài liệu như vậy là chính thức, giấy tờ "nhà nước". Cần lưu ý rằng đối với ngôn ngữ ngoại giao, không phải tính âm nhạc của cụm từ, không phải là sự hoàn hảo về phong cách mới là điều đặc biệt quan trọng, mà là sự tuân thủ hoàn toàn và không thể lay chuyển đối với nội dung, sự diễn đạt cực kỳ chính xác ý nghĩa và quan điểm chính trị của nó. xem về một vấn đề cụ thể.
Nội dung của danh mục được xem xét thường được coi là đã được thiết lập, thiết lập (bởi cơ quan chính phủ có liên quan xác định chính sách) ngay cả trước khi công việc bắt đầu hình thành chính bài báo đó. Đó là lý do tại sao, trong thực tế, nhiệm vụ, như một quy luật, bị giảmđể diễn đạt nội dung một cách sáng sủa, đầy đủ và thuyết phục nhất có thể, hình thức tồn tại duy nhất của văn bản ngoại giao là ngôn ngữ và yếu tố quan trọng của nó - từ ngữ. Từ đó, nó trở nên rõ ràng tầm quan trọng của việc nghiên cứu một từ, ngôn ngữ, cũng như sự tương ứng của từng cụm từ với ý nghĩa được gắn trong đó. Cần lưu ý rằng một tỷ lệ phần trăm đủ các văn bản có tính chất ngoại giao bị chiếm bởi việc sử dụng loại nghĩa vụ ngữ pháp (ví dụ: “một chính phủ như vậy phải” hoặc “một người dân như vậy phải”).
Cần lưu ý rằng tên của văn bản ngoại giao đóng một vai trò cơ bản. Ngày nay, việc đưa câu trả lời của các nhà lãnh đạo các quốc gia đối với các câu hỏi hoặc lời kêu gọi của các cá nhân hoặc đại diện của các tổ chức công cộng vào loại giấy tờ ngoại giao quan trọng nhất; trả lời câu hỏi của phóng viên báo in về những vấn đề cấp bách nhất liên quan đến tình hình thế giới; bài phát biểu của các chính khách tại các diễn đàn quốc tế và các cuộc họp công khai.
