Các nguồn lực sẵn có cho tổ chức (vật chất, tạm thời và các nguồn khác) là một tập hợp các quỹ có thể được sử dụng trong quá trình sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện công việc. Nói cách khác, đây là những lợi ích mà doanh nghiệp sử dụng để tạo ra những lợi ích khác. Đó là lý do tại sao trong văn học chúng được gọi là nguồn lực sản xuất. Những lợi ích này được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp thương mại và phi thương mại, cũng như các doanh nhân, chủ hộ gia đình.
Nếu chúng ta xem xét các nguồn lực kinh tế trên quan điểm của một chủ thể kinh tế có hoạt động nhằm tạo ra một nhóm hàng hóa nhất định thì họ nhìn nhận những nguồn lực đó cần thiết cho hoạt động kinh doanh và giải quyết các vấn đề sản xuất. Một đặc điểm như vậy dựa trên các đặc điểm định lượng của các nguồn lực cụ thể.
Phân loại
Các nhóm tài nguyên sau được coi là các loại chính:
- Nhân.
- Tạm thời.
- Công nghệ.
- Thông tin.
- Tài chính.
- Chất liệu.
- Năng lượng.
Chúng đều cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp.
Tổng hợp các tài nguyên
Nhân lực đứng đầu danh sách. Chính con người - các chuyên gia, quản lý, bảo trì và các nhân sự khác - là động lực của doanh nghiệp. Hiệu quả của công ty, khả năng cạnh tranh của công ty phụ thuộc vào mức độ đào tạo của họ.
Nguồn năng lượng và vật lực không kém phần quan trọng đối với doanh nghiệp. Không có năng lượng thì không thể bắt đầu sản xuất. Cơ sở của bất kỳ sản phẩm nào là nguyên liệu thô, bán thành phẩm và các nguồn nguyên liệu khác.
Nguồn dự trữ tạm thời của doanh nghiệp rất hạn chế. Tài nguyên này là duy nhất: nó không thể được tích lũy. Không thể chi tiêu một phần hoặc kéo dài thời gian sử dụng của nó. Thời gian là không thể thay đổi. Tính hợp lý của việc sử dụng các nguồn lực theo không gian và thời gian quyết định trực tiếp đến hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.
Quan trọng không kém là mức độ tổ chức thu thập, xử lý, tìm kiếm, lưu trữ và truyền dữ liệu. Doanh nghiệp phải có đủ nguồn thông tin để tiến hành các hoạt động. Các nhà quản lý công ty cần phải biết các đặc thù của điều kiện thị trường, các chi tiết cụ thể của các đối thủ cạnh tranh, động lực của cung và cầu. Đồng thời, các nguồn dữ liệu Internet phải đáng tin cậy và chính thức, để các nguồn được yêu cầu không bị tạm thời không có sẵn. Nếu có thể, nên sử dụng nhiều nguồn thông tin. Đa dạngNguồn tài nguyên Internet sẽ cung cấp thông tin đầy đủ hơn. Và nếu một tài nguyên tạm thời không khả dụng, bạn có thể sử dụng tài nguyên khác.
Doanh nghiệp không đủ tiềm lực tài chính có thể đứng ngoài thị trường. Tiền mặt là vô cùng quan trọng đối với công việc: nó được dùng để mua thiết bị, trả lương cho nhân viên. Thời gian và nguồn tài chính có quan hệ mật thiết với nhau. Thông thường, một doanh nghiệp sử dụng vốn đi vay để phát triển, khoản tiền này sẽ cần được hoàn trả. Để thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, bạn cần tổ chức đúng quy trình làm việc. Các nguồn lực tài chính và tạm thời, cùng với lao động, ngày nay vẫn là phương tiện sản xuất quan trọng nhất.
Trong thế giới hiện đại, một doanh nghiệp đưa công nghệ tiên tiến vào hoạt động của mình được coi là có tính cạnh tranh. Chúng cho phép bạn tăng năng suất, tung ra các sản phẩm mới với chất lượng tiêu dùng cao trên thị trường.
Quản lý thời gian
Hệ thống quản lý nguồn thời gian của công ty này bao gồm một số yếu tố, việc sử dụng chúng kết hợp có thể tối ưu hóa đáng kể quy trình sản xuất. Điều này đạt được bằng cách giảm thời lượng của các hoạt động công nghệ và các hoạt động khác. Trong quản lý, nguồn lực tạm thời được coi là mắt xích chủ chốt trong doanh nghiệp. Nó bao gồm:
- Phân tích thời gian sử dụng.
- Đặt mục tiêu mà ban lãnh đạo mong muốn đạt được.
- Lập kế hoạch sản xuấtthời gian.
- Phát triển các phương pháp chống lãng phí thời gian.
Đặc điểm của các nguyên tố
Thông qua phân tích, nhà quản lý có thể xác định được thực trạng của việc sử dụng không hợp lý các nguồn thời gian của tổ chức và nguyên nhân của chúng. Đồng thời, trong tất cả các tình huống, những tình huống chính, bất lợi nhất được thiết lập.
Một yếu tố cần thiết trong hệ thống quản lý thời gian là thiết lập mục tiêu. Người quản lý phải hiểu rõ lý do tại sao việc quản lý thời gian là cần thiết đối với doanh nghiệp. Việc xây dựng các mục tiêu cho phép bạn điều hướng các phương pháp quản lý thời gian trong tương lai.
Trong quá trình lập kế hoạch, một danh sách các nhiệm vụ sẽ được biên soạn để đưa ra giải pháp được phân bổ cho một giai đoạn nhất định. Để thực hiện đúng các chức năng, người quản lý phải hiểu rõ mình có bao nhiêu nguồn lực thời gian.
Tính năng phân tích
Bước đầu tiên trong việc tối ưu hóa nguồn thời gian của tổ chức phải là đánh giá việc sử dụng chúng hiện tại. Nó cho phép bạn phát hiện những mất mát, điểm yếu và điểm mạnh của chế độ làm việc. Việc phân tích như vậy đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp dành nguồn thời gian đáng kể và hiệu quả của việc này là rất nhỏ. Điều quan trọng nữa là trong trường hợp người quản lý không biết mất bao lâu để hoàn thành một số hoạt động sản xuất nhất định, những yếu tố nào có thể kích thích hoặc hạn chế năng suất lao động.
Để thực hiện phân tích, cần tổ chức một hệ thống hạch toán đáng tin cậy về nguồn thời gian của doanh nghiệp. Phương pháp hiệu quả nhất hiện nay được coi là lưu giữ hồ sơ trong các tạp chí đặc biệt hoặctrên máy tính. Trong trường hợp sau, bạn có thể sử dụng nhiều chương trình khác nhau để tối ưu hóa kế toán. Việc tiêu thụ tài nguyên thời gian cũng có thể được phản ánh trong các bảng. Chúng phải bao gồm các thông tin sau:
- Loại hoạt động.
- Thời gian thực hiện các giao dịch.
Tốt nhất là bạn nên lưu hồ sơ khi làm việc.
Câu hỏi để phân tích
Để xác định điểm mạnh và điểm yếu của việc sử dụng nguồn thời gian, bạn nên đặt:
- Công việc đã hoàn thành có cần thiết cho công ty không? Nếu có hơn 10% thời gian được sử dụng cho hoạt động sai, thì doanh nghiệp có vấn đề với mức độ ưu tiên chính xác.
- Việc đầu tư nguồn thời gian có hợp lý không? Nếu hơn 10% trường hợp không đáng có thì nên hiểu và phân tích lý do của việc này và tính đến kết quả trong tương lai.
- Khoảng thời gian thực hiện các mục tiêu sản xuất đã được xác định một cách hợp lý chưa? Nếu hơn 10% thời gian được dành cho các nhiệm vụ, khoảng thời gian được thiết lập một cách tự phát, thì việc tổ chức lập kế hoạch thời gian được tổ chức kém trong doanh nghiệp.
Phân tích này cho phép bạn xác định "kẻ trộm thời gian", để thiết lập các lỗi khác nhau trong việc sử dụng nguồn thời gian, nguyên nhân của chúng. Dựa trên kết quả thu được, các phương pháp được phát triển để tối ưu hóa toàn bộ quy trình sản xuất và hoạt động do những công nhân cụ thể thực hiện.
Nguyên tắc lập kế hoạch cơ bản
Cáchthực tế cho thấy rằng việc lập kế hoạch chỉ một phần công việc sẽ dễ dàng hơn (60%). Các quá trình khó dự đoán, không thể phân tâm hoàn toàn được lên kế hoạch. Điều này là do các chi tiết cụ thể của hoạt động của người quản lý. Thực tế là phần lớn thời gian của người quản lý không dành trực tiếp tại nơi làm việc, vì cần phải tiếp xúc với các nhà thầu và các đối tượng khác, để trao đổi thông tin.
Cần để dự trữ một khoảng thời gian nhất định. Bạn sẽ cần nó để làm việc với những khách hàng không mong muốn, những cuộc trò chuyện qua điện thoại, những trường hợp bất khả kháng.
Để có một kế hoạch hiệu quả, bạn cần có một tầm nhìn rõ ràng về mục tiêu sắp tới của mình. Nên phân biệt chúng thành dài hạn, trung hạn và ngắn hạn để xác định các ưu tiên.
Bất kỳ kế hoạch nào cũng cần được thực hiện một cách nhất quán, có hệ thống và thường xuyên. Doanh nghiệp mới thành lập nên luôn được đưa ra kết luận hợp lý của nó.
Cần phải lên kế hoạch cho một danh sách các nhiệm vụ mà công ty thực sự có thể đối phó, có tính đến tiềm năng của nó, tài sản sản xuất (bao gồm cả vật chất và tiền tệ).
Khái niệm tài nguyên tạm thời là một chương trình mà theo đó doanh nghiệp có thể tối ưu hóa công việc của mình mà không bị tổn thất nhiều. Là một trong những hoạt động bắt buộc, nó liên quan đến việc ấn định kết quả chứ không phải hành động. Các kế hoạch phải phản ánh mục tiêu hoặc kết quả, không phải hoạt động. Điều này là cần thiết để các nỗ lực của công ty được tập trung ngay vào việc đạt được mục tiêu, sử dụng hợp lý các nguồn thời gian của dự án. Điều này sẽ cho phépsự kiện đột xuất của doanh nghiệp.
Việc bù đắp các khoản lỗ tạm thời là tốt nhất nên thực hiện ngay lập tức. Ví dụ, tốt hơn là bạn nên làm việc lâu hơn một lần còn hơn hoàn thành việc gì đó vào ngày hôm sau.
Như thực tế cho thấy, công việc cần nhiều thời gian nhất có thể. Về vấn đề này, cần phải thiết lập các định mức chính xác, đưa ra trong kế hoạch những điều khoản thực sự cần thiết.
Nên định kỳ kiểm tra lại và làm lại kế hoạch, đánh giá khả năng hoàn thành nhiệm vụ.
Điều quan trọng là khi lập kế hoạch điều phối chế độ làm việc của các nhân viên khác nhau.
Sắc thái
Lập kế hoạch nên tập trung vào việc đạt được các mục tiêu dài hạn. Đến lượt chúng, chúng phải được chia nhỏ thành các bộ phận hoạt động. Việc lập kế hoạch củng cố tiến trình dần dần, sự phân rã của nhiệm vụ chính thành những nhiệm vụ riêng tư. Điều này cho phép bạn phân phối các hoạt động khác nhau kịp thời.
Trước khi phát triển các phương pháp loại bỏ các nguyên nhân gây mất thời gian, cần phải xác định và phân tích chúng. Cần hiểu rằng đối với các yếu tố điển hình, có các phương pháp kiểm soát điển hình. Tuy nhiên, mỗi trường hợp cụ thể lại khác nhau, vì vậy cần có cách tiếp cận phù hợp.
Phân biệt nhiệm vụ cụ thể
Như đã nói ở trên, khi lập kế hoạch, điều quan trọng là phải chia mục tiêu và mục tiêu thành các nhóm:
- Lâu dài. Loại này bao gồm các nhiệm vụ và mục tiêu, việc thực hiện được thực hiện theo từng giai đoạn. Nói cách khác, để đạt được lâu dàimục tiêu cần hoàn thành các nhiệm vụ trung gian.
- Trung hạn. Chúng cũng được gọi là chiến thuật. Những nhiệm vụ như vậy cần được thực hiện sớm, nhưng không khẩn trương.
- Ngắn hạn (hiện tại hoặc hoạt động).
Việc phân biệt mục tiêu lần đầu tiên đã đủ khó. Nhưng nếu bạn thường xuyên thực hành tách biệt, thì sau này sẽ có thể chỉ ra các nhiệm vụ và mục tiêu ngắn và kéo dài, để xác định các phương pháp hợp lý nhất để đạt được.
Thói quen hàng ngày
Lịch trình làm việc được thiết kế tốt sẽ giúp đạt được không chỉ các mục tiêu trung hạn mà còn cả dài hạn. Ngoài việc tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn thời gian của dự án, thói quen hàng ngày đúng cách cho phép bạn giữ trạng thái tinh thần của nhóm bình thường. Sau cùng, nếu mỗi nhân viên có một kế hoạch rõ ràng và nhất quán, anh ta sẽ cảm thấy tự tin hơn. Sẽ không có cảm giác rằng anh ấy không có thời gian cho việc gì đó, điều gì đó khiến anh ấy phân tâm, v.v.
Các hướng chính để tối ưu hóa việc sử dụng thời gian là:
- Đảm bảo khối lượng công việc đồng đều cho nhân viên.
- Trang bị nơi làm việc với các vật dụng và thiết bị cần thiết.
- Đảm bảo quy trình làm việc liền mạch.
- Biện minh lao động.
- Cải tiến phương pháp và kỹ thuật sản xuất.
- Thu hút người lao động tham gia các hoạt động phù hợp với trình độ của họ.
- Đặt mức lương thỏa đáng.
Kiểm kê thời gian
Nó liên quan đến một tài khoản định lượng trong khoảng thời gian khác nhaucác hoạt động. Thông thường kiểm kê được thực hiện trong một thời kỳ cụ thể và trong những khoảng thời gian nhất định. Phù hợp với kết quả thu được, việc phân tích chi phí thời gian được thực hiện. Phương pháp đơn giản nhất là tính toán chi tiêu tuyệt đối hoặc tương đối theo hoạt động. Trong một phân tích phức tạp hơn, các hệ số tùy ý có thể được sử dụng, phản ánh các chỉ tiêu định tính của chi tiêu thời gian. Với một lượng lớn thông tin, các phương pháp toán học và thống kê được sử dụng.
Hầu hết các kỹ thuật phân tích được sử dụng trong kiểm kê, nhưng sau này chúng có thể được sử dụng làm công cụ để lập kế hoạch thời gian hoạt động và chiến lược, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ.
Thuật toán kiểm kê
Nói chung, nó có thể được biểu diễn như sau:
- Chuẩn bị cho thủ tục.
- Lấy hàng tồn kho.
- Phân tích.
- Điều chỉnh chiến lược quản lý.
Giai đoạn chuẩn bị
Nó bao gồm các bước sau:
- Định nghĩa các loại chi phí thời gian, công thức rõ ràng của chúng dưới dạng các danh mục độc lập để hạch toán và quan sát.
- Định nghĩa các thông số bổ sung để đánh giá định tính.
- Lập kế hoạch tổ chức quá trình kiểm kê. Nó là cần thiết để thiết lập thời lượng tổng thể, tần suất, số lượng tài nguyên. Bạn cũng nên xem xét một hệ thống để phản ánh định lượng kết quả, mã hóa các chỉ số và chuẩn bị các biểu mẫu kế toán.
Thực hiện kiểm kê
Đang tiến hành thủ tụccũng trong một số giai đoạn:
- Trong khoảng thời gian đã thiết lập, chi phí được ghi nhận dưới dạng chuẩn bị sẵn.
- Dữ liệu nhận được được nhóm sơ bộ và chuẩn bị cho phân tích sâu hơn. Đặc biệt, các thông số định tính được đánh giá và các chỉ số định lượng được tính toán.
Xử lý dữ liệu đã nhận
Phân tích chi phí thời gian có thể được thực hiện theo các hướng khác nhau. Ví dụ: một ước tính được thực hiện dựa trên việc chi tiêu các nguồn lực vào:
- Hoạt động chính. Các chỉ số được xác định phù hợp với hoạt động, nhiệm vụ, v.v.
- Hoạt động ngoài công việc.
- Can thiệp vào công việc.
Khối lượng và hướng phân tích mà người quản lý có thể lựa chọn tùy ý phù hợp với quy mô của các mục tiêu đặt ra trong quá trình kiểm kê.
Kết quả của phân tích được xây dựng trên cơ sở các mục tiêu của nghiên cứu. Đây có thể chỉ đơn giản là mô tả về thời gian đã sử dụng, mô hình của chúng, dự báo về những thay đổi trong hệ thống quản lý thời gian khi tiếp xúc với bất kỳ yếu tố nào của nó, v.v.
Một kết quả điển hình của nghiên cứu là việc thiết lập các mô hình liên quan đến hiệu quả (hoặc không hiệu quả) của việc sử dụng các nguồn thời gian.
Phù hợp với các chỉ số thu được, các cách thức và phương tiện đối phó với tổn thất tạm thời đang được phát triển.
Thay đổi trong chiến lược
Một cách quản lý thời gian mới được phát triển trên cơ sở phân tích các cách thức và phương tiện giải quyết việc mất thời gian, các phương pháp khácsử dụng hiệu quả nguồn lực ở giai đoạn xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch. Người quản lý phải sắp xếp các mục tiêu và mục tiêu dự kiến đạt được trong việc thực hiện chiến lược với kế hoạch thực hiện các mục tiêu sản xuất chính. Tất cả sự không phù hợp được phát hiện phải được loại bỏ. Nếu cần, chiến lược của công ty sẽ được xem xét lại.
Khái niệm về giá trị thời gian của các nguồn tiền
Tác giả của nó là I. Fischer, một đại diện của trường phái kinh tế tân cổ điển.
Như bạn đã biết, cùng một số tiền tại các thời điểm khác nhau có thể có giá trị khác nhau. Ngày nay, chẳng hạn, nó có thể đắt hơn trong 3 năm. Có một số lý do xác định giá trị không bằng nhau của tiền đến trong các khoảng thời gian khác nhau. Trong số đó, những cái chính là:
- Lạm phát.
- Rủi ro không nhận được số tiền như mong đợi.
- Vòng quay tài sản, được hiểu là khả năng tiền tạo ra thu nhập với tỷ lệ chấp nhận được đối với nhà đầu tư.
Nguồn tài chính dựa trên tiền có giá trị thời gian. Nó được xem xét ở 2 khía cạnh:
- Sức mua. Nó khác nhau tùy thuộc vào thời kỳ, lợi ích của người tiêu dùng và các trường hợp khác.
- Sự luân chuyển vốn và khai thác thu nhập từ việc này. Mục đích của tiền là mang lại tiền. Đồng thời, biên lai sắp tới sẽ có giá trị thấp hơn so với thực tế.
Nhanh tay
Rất thường xuyên dẫn đến mất thời gian. Vội vàng là trạng thái mà người đứng đầu doanh nghiệp không có cơ hội để suy nghĩ trong một thời gian dài.đưa ra một quyết định. Kết quả là, anh ta chọn thủ thuật đầu tiên nghĩ đến. Thường thì tùy chọn này không có hiệu quả và phù hợp nhất.
Ở trong tình trạng như vậy, rất khó để một người đánh giá đầy đủ những gì đang xảy ra, để làm một công việc có chất lượng. Trong lúc vội vàng, nhiều lỗi khác nhau xảy ra bắt đầu khiến bạn khó chịu, trở thành nguyên nhân khiến tâm trạng không tốt. Kết quả là, một người thường có thể mất bình tĩnh, bỏ việc kinh doanh mà không hoàn thành công việc.
Vội vàng được cho là kết quả của việc không có kế hoạch trong ngày. Một người chỉ đơn giản là không biết phải làm gì hôm nay, ngày mai. Có những tình huống khi một số nhiệm vụ xuất hiện bất ngờ, và nhân viên cố gắng hoàn thành mọi việc trong một ngày. Hệ quả là năng suất lao động, chất lượng công việc giảm sút rõ rệt, bạn phải tốn nhiều thời gian hơn để sửa sai.
Để ngăn ngừa tất cả những vấn đề này, bạn cần lập kế hoạch cho mỗi hoạt động làm việc hàng ngày.
Cải tiến nhà
Việc phải nhận công việc về nhà là hệ quả của việc không biết tổ chức quá trình lao động và là nguyên nhân dẫn đến sự suy giảm năng suất lao động. Tình huống này có thể phát sinh do việc sắp xếp thứ tự ưu tiên không chính xác: giải pháp cho các nhiệm vụ ưu tiên bị hoãn lại cho đến sau đó, và thay vào đó, các thao tác được thực hiện không quá quan trọng, nhưng, theo người này, rất nhanh. Vì vậy, tôi phải hoàn thành công việc ở nhà.
Trong khi đó, ngôi nhà là nơi nghỉ ngơi. Những cải tiến liên tục dẫn đến giảm thời gian dành cho giao tiếp với gia đình. Một người không có thời gian để nghỉ ngơi tốt, điều này, tronglần lượt dẫn đến giảm năng suất lao động. Vì vậy, tại nơi làm việc, anh ấy cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc và anh ấy lại phải nhận công việc về nhà. Nó sẽ chỉ lớn hơn theo thời gian.
Kết
Khả năng lập kế hoạch rõ ràng trong ngày, phân tích chi phí thời gian, đặt thứ tự ưu tiên là phẩm chất quan trọng nhất của bất kỳ nhà lãnh đạo nào. Hệ thống quản lý thời gian đảm bảo tối ưu hóa hoạt động lao động, cho phép bạn duy trì bầu không khí thuận lợi trong nhóm và sử dụng hợp lý các nguồn thời gian.
Không một doanh nghiệp nào có thể duy trì khả năng cạnh tranh, ngay cả khi sử dụng các công nghệ tiên tiến, thu hút các chuyên gia có trình độ cao, nếu quy trình sản xuất không được tổ chức hợp lý. Nhiệm vụ của người quản lý là xác định kịp thời các chi phí thời gian bất hợp lý và loại bỏ nguyên nhân của chúng.
