"Cuộc họp" là gì? Bản thân từ này bắt nguồn từ "hội đồng" Proto-Slavic, "veche". Trong thời cổ đại đó, những người được bầu chọn, thường là những đại diện khôn ngoan nhất và có kinh nghiệm nhất của xã hội, tổ chức cuộc họp. Mục đích của nó là thảo luận về một chủ đề hoặc vấn đề nhất định và đưa ra các quyết định được cho là giải quyết vấn đề đã nảy sinh hoặc điều chỉnh trật tự công cộng.
Từ điển Giải thích của V. D. Dmitriev tiết lộ ý nghĩa của từ được đặt tên như sau:
họp
cuộc họp n., s., Đã qua sử dụng comp. thường
Hình thái: (không) gì? các cuộc họp, tại sao? cuộc họp, (xem) cái gì? cuộc họp, cái gì? họp về cái gì? về cuộc gặp gỡ; gì? cuộc họp, (không) cái gì? các cuộc họp, tại sao? cuộc họp, (xem) cái gì? các cuộc họp, những gì? cuộc họp về cái gì? về các cuộc họp
1. Cuộc họp là cuộc gặp gỡ của nhiều người để cùng nhau thảo luận về các vấn đề kinh doanh thực tế.
Cuộc họp ngắn, quan trọng. buổi sáng,Cuộc họp khẩn. Một cuộc họp của các trưởng bộ phận đã được lên kế hoạch vào 10:00. Một cuộc họp của đại diện các giới kinh doanh đã được tổ chức tại Moscow.
2. Cuộc họp cấp cao trên báo chí được gọi là cuộc họp chính thức, mang tính kinh doanh của các nguyên thủ quốc gia.
3. Trong thực tiễn tư pháp, một cuộc họp được gọi là cuộc trò chuyện kín của các bồi thẩm viên hoặc thẩm phán, nơi hình thức bản án dành cho bị cáo được thiết lập.
Kết thúc phần tranh luận, tòa rút về nghị án.
Một cuộc họp - lãng phí thời gian, hay một công cụ hiệu quả để làm việc với nhân viên? Ai quyết định ai, khi nào và với mục đích gì sẽ tham gia cuộc họp? Hãy cố gắng trả lời những câu hỏi này và những câu hỏi khác.
Mục đích của sự kiện
Các cuộc họp phục vụ nhiều mục đích:
- Trong đó có sự trao đổi và chuyển giao thông tin. Các diễn giả kể câu chuyện của chính họ, thông báo và giáo dục những người tham gia còn lại.
- Trong quá trình báo cáo và tranh luận, tất cả các tình huống hoặc quy trình đều được đánh giá bởi những người có mặt tại cuộc họp. Tiêu chí đánh giá đang được điều chỉnh.
- Đối với một nhà lãnh đạo, một cuộc họp có thể thay thế tất cả các thủ tục đánh giá, vì hành vi của cấp dưới và phản ứng của anh ta có thể được sử dụng để đánh giá năng lực và sự tham gia của anh ta.
- Điều chỉnh có thẩm quyền các hành động và áp dụng các quyết định và biện pháp hiệu quả.
Sếp quyết định
Ai sẽ tham gia cuộc họp, tần suất và thời gian của các cuộc họp, cũng như mục đích của họ là gì, người đứng đầu quyết định.
Nó phụ thuộc vào câu hỏi hoặc vấn đề gây ra nhu cầutổ chức các cuộc họp. Ví dụ, giám đốc cần một quyết định tập thể - việc thông qua ngân sách. Anh ấy gửi email cho tất cả nhân viên nên tham gia cuộc họp với nội dung gần đúng:
- đại diện (danh sách gửi thư) sẽ tham dự cuộc họp cũng như các nhân viên chủ chốt từ một tổ chức đối tác khác;
- chủ đề - phân bổ ngân sách cho giai đoạn;
- địa điểm - phòng họp lớn;
- ngày và giờ - 2018-10-11, Thứ Bảy, bắt đầu từ 13:00, kết thúc vào 13:30;
- danh sách các mục trong chương trình, chịu trách nhiệm về bài phát biểu, giới hạn thời gian cho từng vấn đề trong tệp đính kèm.
Các loại và các loại cuộc họp
Họp là một công cụ quản lý mạnh mẽ. Trong số đó được phân biệt:
- chính thức và không chính thức;
- vận hành, cuối cùng, có vấn đề;
- công nghiệp, tư pháp, v.v.;
- theo cấp độ: tầng cửa hàng, ban lãnh đạo, các nguyên thủ quốc gia và những thứ tương tự;
- họp kín và mở;
- giáo dục, thông tin, giải thích;
- theo phương thức giao tiếp: tham gia trực tiếp vào cuộc họp, người chọn, hội nghị truyền hình, v.v.
Hiệu quả của cuộc họp phụ thuộc vào việc tổ chức các cuộc họp. Nó phải tính đến cấu trúc của doanh nghiệp, các chi tiết cụ thể về tương tác của nhân viên, phương pháp giao tiếp, việc làm của từng người tham gia, nhu cầu giải quyết các vấn đề và mức độ liên quan của chúng.
Vận hành, cuối cùng và có vấn đề
Làm việc theo nhóm thành công có nghĩa là không đổitương tác của tất cả các liên kết với việc nhận phản hồi. Để làm được điều này, theo quy định, các cuộc họp hoạt động được tổ chức vào đầu ngày làm việc. "Những kẻ cưỡng hiếp", "năm phút", "cuộc họp bằng tàu lượn", "letuchki" - đó là cách chúng được gọi với nhau.
Hội thảo sẽ có sự tham gia của các nhân viên được chỉ định bởi người giám sát trực tiếp. Danh sách các vấn đề được thảo luận là tiêu chuẩn: kết quả của ngày hôm qua, đặt mục tiêu cho ngày hôm nay, v.v. Những cuộc họp như vậy có thời lượng ngắn. Chúng được tổ chức thường xuyên và tất cả những người tham gia đều được thông báo trước.
Các cuộc họp tổng kết được triệu tập để thảo luận về một số lượng lớn công việc. Nó có thể là:
- khoảng thời gian: mùa, quý, trị vì, v.v.;
- hoàn thành kế hoạch, dự án, nhiệm vụ.
Những sự chuẩn bị tỉ mỉ đang được thực hiện cho những buổi gặp mặt như vậy. Để tham gia vào cuộc họp về vấn đề cuối cùng được mời trước. Những người tham gia do lãnh đạo chỉ định. Ông cũng chỉ định danh sách các vật liệu cần thiết để thực hiện thành công. Thời gian được quy định cho mỗi buổi biểu diễn và nói chung. Cuộc họp được ghi lại. Tất cả những người tham gia phải được làm quen với nội dung của giao thức.
Các cuộc họp vấn đề được tổ chức khi cần thiết, Theo quy định, đây là những trường hợp bất khả kháng, những tình huống ngoài kế hoạch. Người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề mời bạn tham gia cuộc họp về vấn đề đã phát sinh. Những người tham gia do lãnh đạo chỉ định. Thời gian chưa được đặt. Kết quả của cuộc họp, một giải pháp cho vấn đề được đưa ra, phân tích các nguyên nhân xảy ra được thực hiện,một danh sách các biện pháp phòng ngừa đang được tạo ra. Cần ghi nhật ký.
Lời mời
"Vui lòng tham gia cuộc họp về vấn đề …" - đây là cách đọc nội dung thư mời. Tiếp theo, bạn nên xác định chủ đề chính, ngày tháng, địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp. Sau đó liệt kê các vấn đề sẽ được đưa ra trong cuộc họp. Và đánh dấu những người chịu trách nhiệm cho từng hạng mục. Sẽ không thừa nếu chỉ ra giới hạn thời gian nói cho mỗi câu hỏi. Các câu hỏi được sắp xếp theo thứ tự mức độ quan trọng của giải pháp.
Những Sai lầm Có thể Gặp phải
Mọi người tham gia cuộc họp đều chịu trách nhiệm về việc tiến hành thành công và hiệu quả. Chúng tôi liệt kê những sai lầm điển hình khi tham gia, tổ chức và ứng xử:
- vắng mặt, thiếu sót, không chính xác trong việc xây dựng mục đích của cuộc họp;
- chưa chuẩn bị đầy đủ;
- vắng mặt hoặc coi thường quy định;
- chính thức hóa, không cần họp;
- Thông báo không kịp thời, không đủ thời gian chuẩn bị.
Giảm hiệu quả của các cuộc họp và thường xuyên đi muộn.
Phương pháp thực hiện
Mỗi hội có:
- Chủ đề là mục đích của nó, các vấn đề và vấn đề được thảo luận.
- Mục tiêu là những người sẽ tham dự cuộc họp, những người.
Việc lựa chọn phương pháp tiến hành phụ thuộc vào đối tượng và đối tượng là gì. Chúng tôi liệt kê những cái chính:
- báo cáo;
- trao đổithông tin hoặc ý kiến;
- động não;
- thảo luận.
