Trong mối quan hệ giữa các cá nhân, không chỉ cuộc trò chuyện quan trọng mà còn cả thư từ, bởi vì thông tin được trình bày dưới dạng văn bản dễ cảm nhận hơn, nó có thể được lưu và truy cập nhiều lần. Trong thế giới hiện đại, người ta tin rằng viết thư là một nghề lỗi thời và không thích hợp. Trên thực tế, trong cuộc sống hàng ngày, người ta rất hay tìm đến thể loại truyện ký. Đó là lý do tại sao việc hiểu các phong cách viết và có kỹ năng viết chúng là rất quan trọng.
"Phong cách" là gì
Phong cách trong ngôn ngữ học có nghĩa là gì? Phong cách nói, văn, viết là một tập hợp các phương tiện ngôn ngữ nhất định mà một người thể hiện suy nghĩ của mình bằng miệng hoặc bằng văn bản. Có năm kiểu nói chức năng chính trong tiếng Nga:
- thông tục;
- nghệ thuật;
- báo chí;
- khoa học;
- kinh doanh chính thức.
Một số nhà ngôn ngữ học phân biệt thêm hai phong cách bổ sung: giải tội và thư ký. Cái sau đáng để mô tả chi tiết hơn.
Các loại chữ
Epistolary style là một tập hợp các kỹ thuật ngôn ngữ được sử dụng để viết thư. Tên của nó bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp epistola, có thể được dịch là "thông điệp bằng văn bản". Trong tình huống này hay tình huống khác, phong cách này mượn đặc điểm của các phong cách nói chính.
Tùy thuộc vào người nhận và mục đích của thư, thư từ được chia thành nhiều loại hoặc kiểu viết:
- Không chính thức.
- Chính thức (kinh doanh).
Nếu mục đích của bức thư là trao đổi bất kỳ thông tin khoa học nào, thì thư từ đó chứa đựng các đặc điểm của một phong cách khoa học. Phong cách thư ký cũng rất thường được sử dụng trong báo chí, khi tác giả trong bức thư của mình có thể đề cập đến cả một người cụ thể và toàn thể công chúng, kêu gọi hành động.
Đặc điểm của chữ cái
Đặc điểm của mỗi phong cách viết là khác nhau, nhưng có những đặc điểm nhất định hợp nhất chúng. Khi soạn bất kỳ tin nhắn nào, điều rất quan trọng là phải tuân theo một cấu trúc nhất định. Cần phải xác định rõ người nhận và người nhận để xác định vai trò xã hội của họ. Nêu bản chất của thông điệp một cách chính xác và ngắn gọn nhất có thể với sự trợ giúp của các công cụ ngôn ngữ được lựa chọn chính xác cho tình huống này.
Tùy theo mục đích, tác giả của các chữ cái có thể sử dụng nhiều cách diễn đạt và đặt các cụm từ khác nhau. Thư từ thường tiết lộ tính cách và cá tính của người nhận. Ở một mức độ lớn hơn, điều này được thể hiện trong lối hành văn trang trọng, khi tác giả có nhiều cơ hội sử dụng ngôn ngữ gốc hơnlượt hoặc các phương tiện khác để truyền đạt suy nghĩ và cảm xúc của một người đến người nhận. Một bức thư không chỉ là một văn bản độc thoại, đôi khi có những yếu tố đối thoại trong đó, chẳng hạn khi tác giả ngỏ lời với người nhận. Phong cách viết thư cũng được đặc trưng bởi sự kết hợp giữa lời nói và bài viết.
Các kiểu viết khác nhau thể hiện các kiểu viết khác nhau và sử dụng các khuôn sáo khác nhau. Để đạt được kết quả tốt nhất và nội dung thông tin của tin nhắn, sẽ rất hữu ích nếu bạn biết thành phần và quy tắc viết của chúng.
Cấu trúc email
Đặc điểm nổi bật của phong cách sử thi là bố cục. Mọi người bị lạc trong sự đa dạng của các loại thư từ, điều này đặt ra câu hỏi làm thế nào để viết một bức thư. Cấu trúc chung của tất cả các chữ cái có thể được rút gọn thành các phần tử sau:
- Lời ngỏ, thành kính gửi đến người nhận.
- Phần chính, tiết lộ bản chất của thông điệp.
- Phần kết, hoặc phần kết, tóm tắt mọi thứ đã viết.
- Chữ ký của tác giả và ngày viết.
- Trong một số trường hợp, một phần tái bút (P. S) chứa thông tin bổ sung.
Thư riêng
Phong cách viết cá nhân là thú vị và đa dạng nhất. Những thông điệp như vậy là một loại trang nhật ký, trong đó tác giả bày tỏ những suy nghĩ và trải nghiệm sâu thẳm nhất của mình. Mức độ tiết lộ của họ phụ thuộc vào mức độ gần gũi của mối quan hệ giữa người gửi và người nhận.
Người gửi thư cá nhân thường là người thân trong gia đình, họ hàng, bạn bè. Bản chất của thư từ như vậy là thân mật và bí mật nghiêm ngặt;tác giả được truy tìm rõ ràng xuyên suốt câu chuyện hoặc lời thú nhận. Nó có thể là một câu chuyện về các sự kiện trong quá khứ, suy ngẫm về các chủ đề khác nhau, quan sát hoặc lời khuyên. Sự sáng tạo ở đây là vô cùng tuyệt vời, bởi vì người gửi có một kho vũ khí nghệ thuật và phương tiện biểu đạt khổng lồ. Chúng giúp phản ánh rõ nét hơn tình cảm và cảm nhận của tác giả trong một dịp cụ thể, về mặt nào đó, chúng thực hiện chức năng của nét mặt trong giao tiếp trực tiếp. Vì vậy, những bức thư cá nhân rất giàu cảm xúc và biểu cảm, bởi vì trong đó tác giả thường không ngần ngại trong những cách diễn đạt mạnh mẽ, thậm chí đôi khi sử dụng những từ ngữ thô tục.
Một tin nhắn không có quy tắc chính tả nghiêm ngặt, ngoài những quy tắc cơ bản phổ biến cho tất cả các phong cách viết thư. Ở đây, sự tự do trong tư tưởng của tác giả, sự thoải mái và tự nhiên được khuyến khích.
Chữ trong hoạt động khoa học
Thư trong lĩnh vực khoa học được biên soạn nhằm mục đích trao đổi thông tin khoa học giữa các nhà khoa học. Đây là một loại báo cáo khoa học gửi đến một người cụ thể. Phong cách viết khoa học được đặc trưng bởi tính chính xác và nhất quán trong cách trình bày. Ở đây không thể chấp nhận việc diễn giải mơ hồ về thông tin này hoặc thông tin đó, tài liệu phải được hiểu một cách rõ ràng. Việc sử dụng các luận điểm và thuật ngữ giúp đạt được mục tiêu này. Thông tin khoa học cũng phải được hỗ trợ bởi các dữ kiện không thể chối cãi, xác nhận tính xác thực của nó.
Các mục tiêu mà văn bản khoa học được tạo ra đòi hỏi sự đơn điệu và khô khan trong cách trình bày. Tất nhiên, một thông điệp như vậy không có tính biểu cảm,tính khách quan đóng vai trò quyết định trong đó. Thông thường, việc trình bày tài liệu bằng văn bản khoa học diễn ra dưới hình thức độc thoại. Phần mở đầu của tác giả trong một bức thư như vậy được giảm thiểu đến mức tối thiểu. Điều quan trọng ở đây là tập trung vào nội dung của bức thư, chứ không phải quan điểm của người viết nó. Tuy nhiên, quan điểm cá nhân của người gửi vẫn được hiển thị ở một mức độ nào đó, mặc dù ngầm hiểu.
Phong cách sử thi trong báo chí
Mục tiêu chính của các tác phẩm báo chí là gây ảnh hưởng đến người đọc với sự trợ giúp của một bài phát biểu có cấu trúc tốt, truyền cảm hứng cho họ với một số suy nghĩ hoặc ý tưởng. Để đạt được mục tiêu này, nhiều nhà báo chuyển sang hình thức một bức thư mà họ đăng tải trên các phương tiện truyền thông. Những thư như vậy có thể có hai loại: có và không có người nhận. Một bức thư không có người nhận cụ thể được dành cho nhiều đối tượng. Trong đó, những vấn đề hay sự kiện mang tính thời sự đều được dư luận quan tâm. Có những bức thư trong báo chí gửi đến một người cụ thể, chẳng hạn như nguyên thủ quốc gia hoặc các nhân vật truyền thông khác. Nhiệm vụ của họ là kêu gọi những người có địa chỉ có ảnh hưởng để giải quyết các vấn đề cấp bách, yêu cầu hành động ngay lập tức.
Không giống như cách viết khoa học, phong cách viết báo mang tính chủ quan và gây tranh cãi nhiều hơn. Để đưa tin và đánh giá các sự kiện hiện tại, nhà báo vận dụng khéo léo các phương tiện biểu đạt khác nhau.
Tính năng chính tả
Nhà báo lựa chọn cẩn thận một sự kiện quan trọng về mặt xã hội và phân tích toàn diện nó theo quan điểm của tác giả bức thư hoặc khách hàng của anh ta. Hơn nữa, một phán đoán nhất định được đưa ra và các giải pháp được đề xuất.vấn đề được mô tả. Trong việc soạn thảo một bức thư như vậy, kỹ năng thuyết phục là rất quan trọng, cũng như kiến thức về tâm lý con người. Bằng cách đưa chúng vào thực tế, các nhà công luận hướng cuộc thảo luận theo hướng họ cần, do đó để lại rất ít hoặc không có quyền tự do lựa chọn cho độc giả.
Công văn
Trong hệ thống phân loại thư, văn phong trang trọng chiếm một vị trí đặc biệt. Nó được sử dụng trong thư từ kinh doanh, là một kênh liên lạc giữa các công ty. Văn chính thức có nhiều loại thực hiện các chức năng khác nhau. Nó cũng có một cấu trúc rõ ràng và các quy tắc chặt chẽ không được sai lệch. Một lá thư kinh doanh sử dụng các phương tiện vốn có trong phong cách kinh doanh chính thức của lời nói. Trong hầu hết các trường hợp, một thư như vậy có một người nhận cụ thể, chẳng hạn như một pháp nhân hoặc một cá nhân.
Tính đặc thù của lối viết kinh doanh nằm ở ngôn ngữ khô khan, trang trọng và đơn điệu. Nó sử dụng một lượng lớn văn phòng phẩm, tem, từ ngữ sáo rỗng và tiêu chuẩn, cũng như các loại chữ viết tắt khác nhau. Thông tin được trình bày thông qua các câu thông dụng đơn giản. Giọng văn của các công văn là trung lập, cách trình bày thông tin càng logic và nhất quán càng tốt. Tất cả điều này góp phần tạo nên giải pháp cho nhiệm vụ chính của thư tín kinh doanh: truyền tải một cách chính xác, ngắn gọn và khách quan một thông điệp cụ thể, loại bỏ nó bằng màu sắc cảm xúc và tính chủ quan.
Các loại công văn
Tùy theo nội dung mà thư doanh nghiệp được chia thành nhiều loại. Thông thường, một vấn đề được nêu ra trong mỗi công văn. Nếu cần giải quyết ngay lập tức hai hoặc nhiềuvấn đề, một số loại phù hợp với một thông báo.
Các loại chữ kinh doanh sau được phân biệt:
- Bìa - một bức thư có hướng dẫn gửi tài liệu.
- Bảo hành - xác nhận và củng cố các điều kiện nhất định.
- Thanksgiving - một biểu hiện của lòng biết ơn và mong muốn hợp tác hơn nữa.
- Lời mời - lời mời chính thức tham gia sự kiện.
- Chúc mừng.
- Thông tin.
- Khuyến mại, hoặc đề nghị hợp tác.
- Yêu cầu.
- Thông báo.
- Yêu cầu.
- Thư trả lời.
Soạn thư kinh doanh
Làm thế nào để viết một bức thư trang trọng một cách chính xác? Điều quan trọng là phải biết và áp dụng một cách chính xác các quy luật về cấu tạo của các thông điệp đó. Trước hết, bạn cần quyết định chủ đề của bức thư và loại của nó. Ở đây, bạn cần tính đến tất cả thông tin mà người nhận địa chỉ đã biết, và bắt đầu từ đó, hãy xem xét cẩn thận nội dung và lập luận được trình bày. Bức thư phải đầy đủ thông tin và logic nhất có thể, không có những lạc đề và nước không cần thiết.
Có hai nhóm chữ cái kinh doanh: một chiều và nhiều chiều, hoặc đơn giản và phức tạp. Thông điệp một chiều ngắn gọn và chỉ giải quyết một vấn đề. Họ thường không yêu cầu phản hồi. Các bức thư đa chiều nêu lên một số vấn đề và do đó cấu trúc phức tạp hơn. Thành phần của chúng nên được xem xét chi tiết.
Văn bản của một chữ cái phức tạp bao gồm nhiều phần. TẠIphần đầu chỉ ra những động cơ thúc đẩy tác giả viết thông điệp, đưa ra những lí lẽ cần thiết. Ở đây cần phải trả lời câu hỏi về mục đích mà bức thư này được tạo ra. Trong phần thứ hai, tác giả rút ra kết luận, đưa ra đề xuất, giải pháp cho vấn đề đặt ra và yêu cầu.
Cấu trúc của một số loại chữ trang trọng
Thư yêu cầu:
- Lý do đằng sau yêu cầu.
- Yêu cầu chính nó.
- Kết quả mong muốn, bày tỏ lòng biết ơn và sẵn sàng hợp tác nếu yêu cầu được chấp thuận.
Thư yêu cầu:
- Lý do cho tầm quan trọng của yêu cầu.
- Yêu cầu chính nó.
- Kết quả nếu yêu cầu được đáp ứng.
Thư xin việc
- Thông báo về chất liệu.
- Thông tin tài liệu.
Thư trả lời từ chối yêu cầu
- Bản sao của một yêu cầu trước đó.
- Lý do từ chối.
- Tuyên bố về sự thật từ chối hoặc bị từ chối.
Đôi khi, thư phản hồi cung cấp các cách thay thế để giải quyết vấn đề đã nêu.
Công việc văn phòng hiện đại hầu hết sử dụng công văn một chiều.
Thiết kế chữ
Thư từ kinh doanh được thực hiện trên giấy tiêu đề cho các công văn. Chúng phải tuân thủ các tiêu chuẩn của chính phủ và chứa các yếu tố sau:
- Logo pháp nhân.
- Tên pháp nhân (tác giả của bức thư).
- Danh bạ (địa chỉ, sốđiện thoại, email, trang web).
- Ngày của bức thư.
- Số đăng ký của thư.
- Tham chiếu đến ngày và số của tin nhắn đến (ví dụ: nếu đó là thư trả lời).
Ở cuối thư, người gửi cho biết thông tin sau:
- Chức vụ và họ có tên viết tắt của người ký thư.
- Chức vụ và họ bằng chữ cái đầu của trình biên dịch (nếu anh ta không đặt chữ ký của mình).
- Danh sách các ứng dụng (nếu có).
Ngoài việc tuân theo các quy tắc trang trọng, giấy đóng một vai trò quan trọng trong thiết kế (nếu thư được gửi bằng đường bưu điện thông thường). Nó sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại thông điệp kinh doanh. Ví dụ, giấy trắng trơn là tốt cho một bức thư trang trọng thông thường. Đối với những mẫu thư mời, chúc mừng, cảm ơn, tốt nhất nên chọn loại giấy dày hoặc in nổi. Thư bán hàng trông đẹp trên giấy màu.
Nhấp và đặt cụm từ
Các quy tắc về phong cách viết chính thức yêu cầu sử dụng các công thức ngôn ngữ có sẵn. Các cấu trúc sau có thể được sử dụng trong các trường hợp khác nhau:
Khi chứng minh lý do và động cơ:
- Do thiếu hỗ trợ tài chính…
- Do tình hình kinh tế khó khăn…
- Để làm việc cùng nhau…
- Theo lá thư của bạn…
- Theo giao thức…
- Đáp ứng yêu cầu của bạn…
- Để xác nhận thỏa thuận của chúng tôi …
- Để tăng trách nhiệm giải trình…
- Đối với yêu cầu của bạn…
Khi viết thư yêu cầu:
- Xin hãy giúp đỡ…
- Vui lòng gửi đến địa chỉ của chúng tôi…
- Hãy tham gia…
- Hãy hành động …
- Xin lưu ý…
- Xin được thông báo…
- Vui lòng thanh lý nợ …
Đối với thư xin việc:
- Đang gửi thông tin…
- Trả lại tài liệu tham khảo …
- Chúng tôi đang gửi hợp đồng đã ký từ phía chúng tôi…
- Gửi tài liệu tham khảo … vv
Email xác nhận bắt đầu như thế này:
- Xác nhận…
- Trân trọng cảm ơn…
Khi soạn thư phản hồi (không đáp ứng yêu cầu):
- Đề nghị của bạn đã bị từ chối vì những lý do sau …
- Bản thảo kế hoạch hành động chung gửi cho chúng tôi đã được nghiên cứu. Chúng tôi coi điều đó là không thể chấp nhận được vì những lý do sau…
- Chúng tôi xem xét yêu cầu làm việc chung của bạn…
Những từ cuối cùng của nội dung bức thư có thể là những từ sau:
- Chúng tôi vui lòng yêu cầu bạn gửi thông tin cho chúng tôi.
- Chúng tôi yêu cầu bạn không trì hoãn việc trả lời của bạn.
- Xin lỗi vì sự chậm trễ trong việc trả lời.
- Chúng tôi hy vọng rằng yêu cầu của chúng tôi sẽ được chấp nhận.
Khi soạn thảo thư mời:
- Chào mừng bạn tham gia…
- Vui lòng cử đại diện…
Khi soạn thảo thư bảo lãnh:
- Đảm bảo Thanh toán…
- Chất lượng sản phẩm đảm bảo…
- Thời hạn đảm bảo…
Những khoảng trống này sẽ giúp bạnlàm đúng.
