Hoạt động phân tích là một trong những lĩnh vực tư duy của con người, mục đích là xử lý ngữ nghĩa của thông tin để phát triển kiến thức mới về chất lượng và chuẩn bị cơ sở cho việc đưa ra các quyết định quản lý tối ưu. Nó được sử dụng trong hầu hết các lĩnh vực, và khả năng làm việc với dữ liệu là chìa khóa của sự chuyên nghiệp. Các nghiên cứu chỉ ra rằng việc thu thập dữ liệu trong các hoạt động phân tích và thông tin chiếm tới 95% tổng khối lượng công việc. Nhưng khó khăn lớn nhất chính là khâu phân tích, khi cần đưa ra kết luận. Điều này là do khó khăn về cả tâm lý và trí tuệ.
Khái niệm chung
Hoạt động phân tích là thành phần quan trọng nhất của công việc quản lý trong bất kỳ loại hình tổ chức nào. Nó là một nghiên cứu được thực hiện để giải quyết các vấn đề nhất định. Việc thực hiện phân tích cho phép bạn xác định và đánh giá kịp thời các mâu thuẫn, cũng như xác định cách hợp lý nhất để giải quyết chúng. Thuộc về khoa họcquản lý hợp lý dựa trên các quyết định quản lý dựa trên kết quả của các hoạt động phân tích.
Về lý thuyết, có một số khái niệm cơ bản:
- hiện tượng (bản chất);
- cấu trúc (các khu vực chức năng chính);
- trường chủ đề (đối tượng và chủ đề, trường thông tin);
- phương pháp và công cụ.
Vì không thể thực hiện phân tích nếu không có dữ liệu thu thập trước, nên hầu hết các nhà nghiên cứu đều coi thông tin và các hoạt động phân tích là một tổng thể. Nó dựa trên các quy định triết học của nguyên tắc nhất quán:
- trong thế giới quanh ta, về mặt khách quan, có những sự vật hiện tượng có thể phân loại, đưa vào một hệ thống nhất định;
- ngay cả trong một hiện tượng không có hệ thống, thoạt nhìn, người ta vẫn có thể tìm thấy các thuộc tính của tính toàn vẹn và thống nhất;
- mỗi hiện tượng đều phấn đấu để đạt được trạng thái hệ thống.
Tính năng
Khái niệm "phân tích" được xem xét trên 2 khía cạnh. Đầu tiên là việc phân chia chủ thể tư duy thành các phần, nghiên cứu trong đó cho phép bạn có được một ý tưởng chung về toàn bộ đối tượng. Thứ hai là quy trình hệ thống hóa, được xác định với nghiên cứu. Analytics là một tập hợp các phương pháp hỗ trợ tổ chức và công nghệ để xử lý dữ liệu và thu nhận kiến thức mới.
Quá trình hoạt động phân tích cuối cùng nhằm giải quyết các vấn đề thực tế. Nó cũng mang tính chất dự đoán, cho phép bạn đi trước một số hiện tượng và xác định trạng thái tương lai của đối tượng.tìm kiếm. Theo quan điểm của cách tiếp cận cấu trúc, các hoạt động tổ chức và phân tích có thể được chia thành 2 nhóm đối tượng: theo lĩnh vực nghiên cứu (nhà nước, luật pháp, xã hội, doanh nghiệp, giáo dục, văn hóa, kinh tế và các lĩnh vực khác) và mức độ tổ chức (từ các cơ quan và tổ chức tư vấn đến người đứng đầu các doanh nghiệp nhỏ). Sản phẩm cuối cùng của công việc là nhiều loại đánh giá, dự báo, khuyến nghị, dự án và các hình thức báo cáo khác.
Chức năng
Hoạt động phân tích là nghiên cứu, các chức năng chính của nó là:
- Thông tin - thu thập dữ liệu, xác định khối lượng và nội dung của chúng, xử lý chính (phân loại, cấu trúc).
- Chẩn đoán - xác định đặc điểm của đối tượng phân tích, thiết lập mối quan hệ nguyên nhân và kết quả.
- Đánh giá - sự hình thành của một hệ thống các chỉ số.
- Khuyến nghị - phát triển thông tin mới để giải quyết các vấn đề lớn.
- Lập kế hoạch và dự báo - lập kế hoạch hiện tại và dài hạn.
- Chỉnh sửa - cải tiến quy trình quản lý.
- Tổ chức - sự phân bổ quyền lực giữa mọi người, định nghĩa rõ ràng của họ.
- Kiểm soát và chẩn đoán - kiểm soát hành chính và công.
- Lưu trữ - bảo quản thông tin và các sản phẩm cuối cùng của quá trình phân tích.
Nhiệm vụ
Các nhiệm vụ của hoạt động phân tích thực hiện các chức năng trên. Trong doanh nghiệp, chúng bao gồm những điều sau đâySự kiện:
- hình thành một tập hợp dữ liệu (quỹ thông tin);
- xác định các lĩnh vực hoạt động của dịch vụ phân tích và phát triển thẻ điểm cho từng lĩnh vực đó;
- hỗ trợ thông tin cho cấu trúc doanh nghiệp;
- phát triển các khuyến nghị và dự báo dựa trên công việc phân tích đã thực hiện.
Phân loại
Các loại hoạt động phân tích sau được phân biệt:
- theo bản chất của công việc khoa học: cơ bản và ứng dụng;
- theo bộ phận chức năng: chiến thuật, chiến lược, tác chiến;
- theo loại đối tượng mà hoạt động tinh thần hướng tới: kinh tế vĩ mô và vi mô, quản lý, chính trị xã hội, môi trường, sư phạm, tâm thần;
- theo loại kỷ luật khoa học trên cơ sở phân tích: triết học, kinh tế, tiên đề (hệ thống-giá trị), khoa học chính trị, tiên lượng, lịch sử, tâm lý, văn hóa, đạo đức và thẩm mỹ;
- theo bản chất của phương pháp chính: hệ thống, thống kê, logic, có vấn đề, nhân quả, tình huống;
- theo mức độ phân tích: chính và phụ (suy nghĩ lại kết quả thu được trước đó);
- theo bản chất của giai đoạn nghiên cứu: hồi cứu (phân tích các vấn đề trong quá khứ), hiện tại và tiên lượng.
Phân loại theo khoảng thời gian cũng có thể có bản chất khác: phân tích hiện tại cho giai đoạn kiểm soát, nghiên cứu chobáo cáo và thời gian dài hạn (từ một năm đến vài năm). Do đó, phân tích hiện đại là một hoạt động phức tạp, mỗi loại được đặc trưng bởi các chi tiết cụ thể của riêng nó.
Các loại hoạt động phân tích sau đây thường được thực hiện nhất trong doanh nghiệp:
- kinh;
- kinh;
- tài chính;
- có liên quan;
- hứa hẹn.
Tổ chức
Hiệu quả của nghiên cứu phụ thuộc vào việc tuân theo những điều cơ bản của hoạt động phân tích:
- Tính khoa học của công việc. Nếu nghiên cứu được thực hiện trong lĩnh vực kinh tế thì phải tính đến quy luật phát triển của thị trường. Phân tích sử dụng những thành tựu mới nhất của khoa học và công nghệ, cũng như các kỹ thuật đặc biệt.
- Phương pháp tiếp cận tích hợp và có hệ thống, có tính đến phạm vi bao quát toàn diện của vấn đề và sự tham gia của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.
- Khách quan cả trong việc thu thập thông tin và trong quá trình xử lý, đưa ra kết luận, khuyến nghị. Sử dụng các nguồn dữ liệu đáng tin cậy. Xác nhận kết quả bằng tính toán phân tích.
- Hiệu quả và mức độ phù hợp. Nhận kết quả trong thời gian ngắn nhất để nhân viên quản lý đưa ra quyết định kịp thời.
- Lập kế hoạch công việc, phân phối nhiệm vụ và quyền hạn giữa những người thực hiện. Tính hệ thống của nghiên cứu. Tiêu chuẩn hóa và quy định các hoạt động phân tích.
- Kinh tế. Phấn đấu với chi phí tối thiểu và hiệu quả tối đa.
Tổ chức các hoạt động phân tích có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Tại các doanh nghiệp lớn, bộ phận hoặc nhóm phân tích thường được hình thành như một bộ phận của dịch vụ kinh tế. Trong các tổ chức nhỏ, công việc này do trưởng phòng kế hoạch hoặc kế toán trưởng phụ trách.
Theo mức độ mở, phân tích có thể được công khai hoặc đóng. Nghiên cứu có thể được thực hiện bởi những người không có kiến thức và đào tạo đặc biệt. Các hoạt động phân tích chuyên nghiệp được thực hiện bởi các chuyên gia thông thạo các phương pháp phân tích và tham gia nghiên cứu trong một lĩnh vực hoạt động nhất định (nhà phân tích kinh doanh, nhà phân tích hệ thống và đầu tư và các chuyên môn khác).
Chức năng điều khiển
Các hoạt động và chuyên môn kiểm soát và phân tích được thực hiện để kiểm tra việc tuân thủ các hành vi pháp lý lập pháp, quản lý, quy định kỹ thuật, lệnh và hướng dẫn, cũng như để nghiên cứu hậu quả của các quyết định quản lý đã được thông qua và thực hiện. Công việc như vậy được thực hiện bởi người đứng đầu tổ chức hoặc các chuyên gia khác theo lệnh của ông ấy.
Kiểm soát được thực hiện theo hình thức:
- Kiểm toán tài chính. Mục tiêu của nó là xác minh bằng chứng tài liệu về tất cả các giao dịch tài chính, tuân thủ báo cáo, sử dụng có mục tiêu các nguồn lực.
- Kiểm tra hiệu suất. Được tiến hành để đánh giá việc sử dụng các nguồn lực để đạt được một mục tiêu cụ thể.
- Kiểm toán quản trị chiến lược. Nó được sử dụng để phân tích việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Bộ công cụ
Các phương pháp sau được sử dụng làm kỹ thuật và công cụ cho các hoạt động thiết kế và phân tích:
- Chẩn đoán.
- Lập kế hoạch.
- Tổ chức và cấu trúc.
- Xác minh.
- Phân tích ngôn ngữ logic.
- Mô phỏng.
- Phân tích và tổng hợp.
- Phân rã một đối tượng phức tạp thành các thành phần đơn giản hơn.
- Phân tích nhân tố.
- Tóm tắt.
- Phân tích thống kê.
- Thống nhất.
- Phân tích so sánh.
- Mô phỏng.
- Trừu tượng hóa và cụ thể hóa.
- Phân tích hệ thống.
- Đánh giá triển vọng dài hạn của khoa học.
- Phân tích đồ họa và những thứ khác.
Bước
Khi tiến hành các hoạt động phân tích tại doanh nghiệp, các giai đoạn chính sau đây được phân biệt:
- Đặt mục tiêu. Xác định các chỉ số cần phân tích và các đơn vị chịu trách nhiệm thu thập và xử lý thông tin.
- Soạn thảo kế hoạch làm việc.
- Hình thành thông tin và hỗ trợ phương pháp.
- Tổ chức dữ liệu, xác định các yếu tố quan trọng nhất.
- Kết quả nộp hồ sơ.
Giai đoạn đầu
Phân tích mục tiêu bắt đầu với định nghĩa về mục tiêu toàn cầu, quan trọng nhất. Sau đó, nó được chia thành các mục nhỏ để đơn giản hóa công việc. Đôi khi việc phân tích hệ thống về một hiện tượng phức tạp đòi hỏi phải xây dựng một "cây vấn đề",trong đó tất cả các nhiệm vụ và mục tiêu đều được phản ánh. Thủ tục này là cần thiết để xây dựng một cấu trúc logic rõ ràng.
Việc phân bổ trách nhiệm giữa các bộ phận của doanh nghiệp và các chức năng chính của nhân viên là mục tiêu chính. Do đó, bộ phận kế hoạch và phân tích có thể được giao phó việc phát triển một kế hoạch làm việc, các phương pháp thực hiện nó, tóm tắt kết quả và biên soạn một báo cáo; bộ phận của kỹ thuật viên trưởng - phân tích mức độ năng suất; cho bộ phận của thợ chính - cung cấp thông tin về tình trạng của thiết bị.
Lịch trình
Giai đoạn thứ hai của công việc phân tích bao gồm thông tin về thời hạn theo từng giai đoạn, biểu mẫu báo cáo và kiểm soát, người chịu trách nhiệm và người thực hiện. Nó được biên soạn có tính đến mức độ phức tạp của công việc, khối lượng công việc của nhân viên và cách dữ liệu được chuyển từ cấu trúc này sang cấu trúc khác.
Có 2 loại kế hoạch chính:
- Phức tạp. Thông thường nó được phát triển trong 1 năm. Nó chỉ ra các đối tượng phân tích, mục tiêu, các chỉ số cần thiết, phân bổ trách nhiệm, nguồn dữ liệu và các vấn đề chính khác.
- Chuyên đề. Nó đang được phát triển để khám phá chuyên sâu các vấn đề toàn cầu.
Hỗ trợ thông tin
Ở giai đoạn thứ ba của hoạt động phân tích, các loại tài liệu được sử dụng để thu thập thông tin được xác định. Vì các nguồn như vậy có thể phục vụ:
- tài liệu công nghệ;
- hợp đồng;
- vật liệu quy phạm;
- kế hoạch, ước tính và nhiệm vụ;
- dữ liệu kế toán và các loại tài liệu khác.
Xử lý thông tin có thểđược thực hiện bằng hệ thống tự động dựa trên việc lấy mẫu theo từ khóa và cụm từ.
Các bước cuối cùng
Sau khi dữ liệu được thu thập, nó sẽ được xử lý trước. Nó bao gồm việc xác định tính hợp lý và đầy đủ của dữ liệu thu được, tạo chúng thành bảng hoặc dạng có thể so sánh khác, trong phân tích để xác định các yếu tố quan trọng nhất và đánh giá các lựa chọn thay thế và trữ lượng.
Sau khi giải quyết xong các vấn đề tồn tại và làm rõ các vấn đề, các thao tác này được thực hiện lại. Các đề xuất đang được phát triển và kết luận đang được rút ra.
Hành chính công
Trong hành chính công, hoạt động phân tích là sự kết hợp của các quá trình sau:
- Phân tích trạng thái yêu cầu của đối tượng được quản lý, xác định nhiệm vụ công việc.
- Thu thập dữ liệu có tính đến các thông số thay đổi của đối tượng điều khiển và các tác động bên ngoài.
- Nghiên cứu và đánh giá tài liệu nhận được, tiết lộ bản chất của hiện tượng.
- Tạo mô hình phân tích có tính đến lĩnh vực đối tượng, môi trường mà đối tượng nghiên cứu hoạt động; kiểm tra độ chính xác của mô hình, sự điều chỉnh của nó.
- Thực hiện các thí nghiệm dựa trên mô hình đã chọn.
- Giải thích kết quả.
- Truyền dữ liệu cuối cùng đến một người hoặc cơ cấu nhà nước đưa ra quyết định quản lý.
