Bài viết cung cấp giải thích cho các khái niệm như tài liệu đến và đi, luồng tài liệu và cấu trúc của nó, luồng tài liệu, chế độ và tính chu kỳ của nó, tài liệu bên trong và bên ngoài. Các cách làm nổi bật thông tin cần thiết và cách lưu trữ thông tin đó trong các trường hợp hiện tại và lưu trữ trong quá trình làm việc tại văn phòng được đưa ra.
Các loại luồng tài liệu
Trong thời đại thông tin này, không thể hình dung hoạt động của bất kỳ cơ cấu sản xuất, tiêu thụ, điều tiết hoặc phân phối nào mà không có tài liệu. Làm việc với tài liệu trong giấy thông tin ngày nay và sự bùng nổ điện tử ngày càng trở nên phức tạp. Người vận chuyển thông tin đang thay đổi, người xử lý thông tin đang thay đổi, lĩnh vực pháp lý để sử dụng thông tin cũng thay đổi. Khái niệm và cấu trúc của luồng tài liệu cũng có thể thay đổi.
Tài liệu như một đơn vị của luồng tài liệu
Tài liệu là thông tin được ghi lại dưới dạng bất kỳ đối tượng vật chất nào. Một tài liệu có thể là ảnh, video, ghi âm, chưa kểphương tiện giấy và tệp. Nhưng một tài liệu chỉ trở thành một tài liệu nếu nó có một số yêu cầu cần thiết. Những yêu cầu này được gọi là chi tiết và là những đặc điểm bắt buộc được pháp luật hoặc các quy định thiết lập đối với một số loại tài liệu nhất định. Ví dụ: để đăng ký tài liệu tổ chức và hành chính, có GOST R 7.0.97-2016. Một trong những chi tiết quan trọng nhất là ngày tháng của tài liệu (đôi khi thậm chí cả thời gian).
Luồng tài liệu là gì
Luồng tài liệu là sự di chuyển của tài liệu giữa các điểm tạo thông tin, điểm xử lý thông tin, điểm lưu trữ thông tin và người trực tiếp sử dụng thông tin. Các luồng tài liệu rất khác nhau về loại tài liệu và nội dung, phương thức và tính chu kỳ của chúng, phương pháp di chuyển, v.v.
Các luồng tài liệu trong một tổ chức (có nghĩa là doanh nghiệp cũng vậy) được chia theo hướng thành đến và đi. Mỗi loại luồng phải được tách biệt với nhau để tránh sai sót và nhầm lẫn khi thao tác với tài liệu.
Luồng tài liệu đến bao gồm các tài liệu đến tổ chức qua đường bưu điện, e-mail, được vận chuyển có chủ đích (bằng chuyển phát nhanh). Tài liệu ở cửa ra vào phải được phân loại, không cần thiết - bỏ vào thùng rác. Các tài liệu cần thiết hoặc có thể cần thiết phải được ghi vào nhật ký (giấy hoặc điện tử) cho biết ngày nhận, tên tài liệu và chi tiết của nó (ngày của tài liệu, tên người gửi, v.v.), đơn vị tổ chức mà tài liệu đã được gửi.
Luồng tài liệu đi bao gồm các tài liệu được tạo vàdo tổ chức phát hành hoặc xử lý. Tất cả các tài liệu gửi đi phải được đánh số thứ tự, chúng được kiểm tra sự hiện diện của các chi tiết cần thiết và tính đúng đắn của chúng, chúng phải được ghi vào nhật ký ghi rõ ngày tháng (theo quy định, đây là ngày tài liệu được ký), số gửi đi và mã của bộ phận chuẩn bị tài liệu.
Nếu không thể xử lý luồng tài liệu ngay lập tức (tăng mạnh), cần phải tăng số lượng nhân viên xử lý tài liệu để tránh sai sót và chậm trễ, thường gây tốn kém cho tổ chức.
Các loại luồng tài liệu có thể rất khác nhau, tất cả phụ thuộc vào loại hoạt động của tổ chức và phương pháp làm việc của tổ chức đó.
Đối với các tổ chức và doanh nghiệp lớn, một luồng tài liệu có cấu trúc phù hợp cũng quan trọng như luồng nguyên liệu hoặc sản phẩm. Đối với các luồng tài liệu lớn, ngay cả các quy trình công nghệ tài liệu cũng được phát triển và áp dụng.
Khái niệm về luồng tài liệu bên ngoài và bên trong
Ngoài thông tin đến và đi trong một tổ chức, nội bộ, tức là thông tin chỉ được tạo và sử dụng trong chính tổ chức. Thông tin này có thể có một mức độ bí mật nhất định và không được công bố rộng rãi ngay cả trong cùng một bộ phận. Việc trao đổi thư từ giữa các bộ phận của cùng một tổ chức thường không được chấp nhận. Đối với giao tiếp bằng văn bản, cái gọi là ghi chú dịch vụ (báo cáo, giải trình, giấy chứng nhận) có chữ ký của các trưởng bộ phận được sử dụng. Ngoài các bản ghi nhớ trongtổ chức vận hành các đơn đặt hàng, hướng dẫn, chứng chỉ, tài liệu kỹ thuật và các tài liệu khác.
Luồng tài liệu nội bộ vì những lý do này phải được quy định rõ ràng để thông tin bí mật không lọt vào nơi công cộng, ngay cả dưới dạng đoạn trích hoặc phần. Do đó, thông tin nội bộ không nhằm mục đích vượt ra ngoài tổ chức, và đôi khi vượt ra ngoài ranh giới của một đơn vị. Trong trường hợp này, những thông tin đó chỉ được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác khi có sự cho phép của người đứng đầu bộ phận và nhất thiết phải được ghi lại trong quá trình truyền (kể cả vào kho lưu trữ của tổ chức) trong các tạp chí đặc biệt chỉ rõ người nhận và xác nhận quyền nhận của người đó (quyền làm việc với các tài liệu).
Thông số luồng tài liệu
Luồng tài liệu là một hệ thống phức tạp được đặc trưng bởi các tham số sau:
- nội dung (hoặc những chức năng mà nó thực hiện);
- cấu;
- chế độ và tính chu kỳ;
- hướng;
- lượng;
- khác.
Nội dung hoặc chức năng
Tham số luồng tài liệu này là danh sách các tài liệu được tổ chức sử dụng và thành phần thông tin có trong các tài liệu này. Giá trị này là không đổi đối với một số ít tổ chức có hoạt động rất cụ thể và không đổi theo thời gian (thường là các tòa án, cơ quan lưu trữ, cơ quan đăng ký và các tổ chức phi sản xuất khác). Đối với hầu hết các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức sản xuất, luồng tài liệu là một giá trị không thay đổi, thay đổi trongtùy thuộc vào các thay đổi khác nhau: loại hoạt động, đối tác, công nghệ, vật liệu, luật pháp và các yêu cầu khác của việc thay đổi sản xuất và các thay đổi tạm thời.
Cấu trúc luồng tài liệu
Khái niệm và cấu trúc của quy trình làm việc có thể được mô tả bằng các đặc điểm mà việc phân loại tài liệu và lập chỉ mục của chúng được đưa ra, toàn bộ hệ thống định hướng được hình thành trong bộ máy tham chiếu tài liệu của tổ chức. Thông thường, cấu trúc như vậy tương ứng với loại và mục đích của luồng tài liệu.
Chế độ và chu kỳ
Các thông số này xác định sự thay đổi của lượng thông tin đến theo thời gian. Ví dụ, điều này là sự gia tăng đáng kể về khối lượng công việc với các hồ sơ cá nhân của các ứng viên của một cơ sở giáo dục trong chiến dịch nhập học hoặc với các tài liệu của sinh viên trong các kỳ học và tốt nghiệp.
Những thay đổi như vậy có liên quan đến nhịp điệu nội bộ của tổ chức và thường khá dễ đoán và có kế hoạch.
Thay đổi về hướng dòng tài liệu
Những thay đổi này liên quan đến nội dung công việc của đơn vị xử lý thông tin. Đó là sự khác biệt trong cách thức đăng ký văn bản, cách thức theo dõi thời hạn thi hành văn bản, cách làm quen với chúng, và đặc biệt là việc phê duyệt và phối hợp các văn bản khác nhau. Những thay đổi về hướng của các luồng tài liệu cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi nội bộ về cấu trúc và hướng đi của tổ chức.
Lưu lượng tài liệu
Khối lượng của luồng tài liệu là số lượngtài liệu (cả bản gốc và bản sao), có thể được thể hiện bằng số lượng tài liệu và số tờ, ký tự, số người thực hiện và người được thỏa thuận với tài liệu. Ví dụ: số lượng tổ chức đối tác mà bạn cần đồng ý trong hợp đồng hoặc tổ chức mà bạn cần ký hợp đồng.
Quy trình làm việc của tổ chức bao gồm tổng số tài liệu trong tất cả các quy trình.
Cải thiện công việc với các luồng tài liệu trong tổ chức
Để cải thiện công việc này, cần nghiên cứu toàn bộ quy trình thủ tục giấy tờ, thiết lập các khuyến nghị rõ ràng giúp quy trình có đủ năng lực về mặt công nghệ: loại bỏ sự trùng lặp khi làm việc với tài liệu, loại bỏ sự phê duyệt tài liệu của các bộ phận không liên quan đến nó. Luồng tài liệu càng lớn, thì bộ máy hành chính của tổ chức càng tải nhiều hơn, hoặc ít nhất là hầu hết nó.
Một trong những điểm chính của việc cải tiến công việc của nhân sự với tài liệu là mức độ đào tạo chuyên môn của họ ở tất cả các khâu của quy trình tài liệu, khối lượng công việc tối ưu của nhân sự, quy định rõ ràng về công việc với một văn bản trong từng bộ phận.
Quy định và tiêu chuẩn hóa với các luồng tài liệu lớn giúp bạn có thể sử dụng cơ giới hóa và tự động hóa văn phòng, giảm số lượng nhân viên làm việc với tài liệu xuống con số tối ưu.
Thật không may, thông tin về khối lượng luân chuyển chứng từ thường bị đánh giá thấp do phương pháp kế toán không hoàn hảo.
Cơ bảnyêu cầu hiện đại cho luồng tài liệu
- Đều đặn. Bất kỳ sự tắc nghẽn hoặc thất bại nào trong luồng thông tin trong hoạt động của con người đều dẫn đến sự gián đoạn của toàn bộ hệ thống nói chung. Việc tăng khối lượng tài liệu phải được cân nhắc và lên kế hoạch trước.
- Khả năng kiểm soát. Luồng thông tin có thể và cần được quản lý. Hệ thống văn phòng không chỉ ổn định mà còn phải linh hoạt trong hoạt động; nhân viên phải được đào tạo toàn diện về tất cả các hoạt động văn phòng.
- Không ngừng nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc thông qua hợp lý hóa, cơ giới hóa và tự động hóa lao động.
- Thường xuyên biên soạn và cập nhật bản đồ công nghệ tuyến đường di chuyển của các tài liệu với các chỉ dẫn về thời hạn, người thực hiện, v.v.
- Tiêu chuẩn hóa tài liệu, phương pháp xử lý tài liệu, lưu trữ thích hợp, chỉ định vị trí lưu trữ cho từng tài liệu giúp tăng tốc độ tìm kiếm tài liệu và làm việc với chúng.
