Quản lý nguồn nhân lực là một trong những yếu tố phức tạp nhất của quy định trong một tổ chức. Xét cho cùng, nhân viên có tiềm năng riêng, sở thích riêng, cảm xúc của họ, khả năng độc lập đưa ra quyết định hoặc phản biện các mệnh lệnh của cấp quản lý. Do đó, không thể dự đoán phản ứng đối với việc áp dụng các quyết định của người quản lý.
Để tổ chức tồn tại lâu dài và đạt được các mục tiêu đã đặt ra, cần phải tạo ra hệ thống quản lý phù hợp.
Hệ thống là thứ tự của tất cả các thành phần và sự kết hợp của chúng thành một tổng thể duy nhất để đạt được một mục tiêu chung. Nói cách khác, đó là sự trật tự và tuân theo nhiệm vụ chính.
Quản lý bao gồm các chức năng: lập kế hoạch, tạo động lực, tổ chức và kiểm soát. Với sự giúp đỡ của họ, việc hoàn thành các nhiệm vụ đã đặt ra sẽ đạt được.
Hệ thống kiểm soát là các quá trình lập kế hoạch, tổ chức, động lực, kiểm soát được sắp xếp theo thứ tự. Chúng nhằm hoàn thành nhiệm vụ sản xuất và đạt được mục tiêu chính là sự tồn tại của tổ chức.
Các thành phần của hệ thống điều khiển
Hệ thống quản lý tổ chức bao gồmtất cả các quy trình đang diễn ra, cũng như tất cả các dịch vụ, hệ thống con, thông tin liên lạc của doanh nghiệp. Đội ngũ tại doanh nghiệp có thể được chia thành hai nhóm. Đầu tiên là kiểm soát, thứ hai là kiểm soát.
Chúng ta hãy nhìn vào chúng. Nhóm được quản lý bao gồm các yếu tố tham gia vào quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là những cấp dưới. Nhóm quản lý thực hiện tất cả các chức năng cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ được giao cho tổ chức, muốn tổ chức này phải có các nguồn lực cần thiết: vật chất, lao động, tài chính. Cô điều phối công việc của tất cả nhân viên và sở hữu tất cả các phương tiện kỹ thuật, chẳng hạn như thông tin liên lạc, thiết bị, đồng thời chịu trách nhiệm về công việc sản xuất và quá trình cải tiến hơn nữa của tổ chức. Đây là những nhà lãnh đạo.
Tùy thuộc vào cấu trúc của tổ chức và số lượng cấp dưới, có thể có một số người quản lý, trong khi tất cả họ đều báo cáo cho một người quản lý trưởng.
Các giai đoạn sau của hệ thống con điều khiển được phân biệt:
- lập kế hoạch - cho biết kết quả có thể đạt được;
- quy định - duy trì chế độ vận hành đã thiết lập tối ưu;
- thị;
- kế toán;
- kiểm soát.
Hệ thống quản lý là hệ thống kết hợp tất cả các thành phần này để đạt được mục tiêu cao nhất của tổ chức.
Chủ thể và đối tượng
Bất kỳ khái niệm nào cũng có chủ thể và khách thể của nó. Xem xét họ như thế nào trong hệ thống quản lý nhân sự.
Đối tượng bao gồm:
- công nhân;
- nhân viên;
- nhóm nhân viên;
- đội làm việc.
Chủ thể của hệ thống quản lý được thể hiện bằng các cấu trúc nhân sự quản lý khác nhau.
Các kiểu lãnh đạo
Phối hợp trong một tổ chức có thể có bốn hình thức:
- Tuyến tính, khi mỗi người lãnh đạo cấp dưới phục tùng cấp trên. Các hành động của họ được phối hợp và hướng tới việc hoàn thành các mục tiêu cụ thể. Thường được sử dụng hơn cho các cấp thấp hơn của tổ chức.
- Chức năng. Có một số nhóm cơ quan quản lý, mỗi nhóm chịu trách nhiệm về một hoạt động cụ thể. Ví dụ, một là để lập kế hoạch, còn lại là cơ sở kỹ thuật. Tuy nhiên, có những khó khăn khi một số nhiệm vụ khác nhau “dồn hết” cho người lao động và họ cần phải hoàn thành nhanh chóng. Biến thể lý tưởng của sự tồn tại của một hệ thống như vậy là kết hợp với một hệ thống tuyến tính.
- Nhân viên tuyến tính. Trụ sở chính được tạo ra dưới sự quản lý của người quản lý trực tiếp. Đồng thời, họ không đưa ra bất kỳ quyết định nào, mà chỉ tư vấn và chỉ đạo nhân viên. Chúng được thiết kế để giảm bớt và phân bổ trách nhiệm của người quản lý tuyến.
- Ma trận. Quản lý xảy ra theo cả chiều ngang và chiều dọc. Các cấu trúc như vậy được sử dụng để quản lý các địa điểm xây dựng, nơi mỗi khu phức hợp được chia thành các nút có đầu mối riêng.
Ví dụ về cấu trúc điều phối doanh nghiệp
Hãy xem xét một ví dụ về hệ thống quản lý tầng cửa hàng trong nhà máy.
Phân xưởng là một trong những mắt xích chính chịu trách nhiệm vận hành toàn bộ hoạt động sản xuất. Để đạt được thành tíchmục tiêu của tổ chức, cần tạo ra hệ thống quản lý phù hợp.
Trong phân xưởng, giám đốc chỉ định cấp trưởng và các cấp phó của mình, những người này phải tổ chức thực hiện các công việc đã nhận từ lãnh đạo cao nhất. Đồng thời, bản thân người quản lý cửa hàng phải kiểm soát được thái độ của nhân sự đối với nguồn lực sản xuất. Có thể chức năng này được giao cho một nhân viên được chỉ định đặc biệt. Vì vậy, ví dụ, việc tiêu thụ nguyên liệu thô, tuân thủ các quy tắc an toàn và bảo trì vệ sinh của nhà xưởng được kiểm soát.
Cơ cấu phối hợp bao gồm sự hiện diện của quản đốc, những người nhận nhiệm vụ từ quản đốc và phân phối nó cho các công nhân. Họ cũng tổ chức thực hiện, hỗ trợ chuyên môn, nếu cần, giúp chủ kiểm soát.
Quản lý Doanh nghiệp Hiện đại
Trong điều kiện hiện nay, việc điều phối công việc của nhân viên đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng đặc biệt. Tình hình kinh tế không ổn định và cạnh tranh dẫn đến điều này. Vì vậy, khi tạo ra các hệ thống quản lý hiện đại, người quản lý phải biết các nguyên tắc xây dựng chúng.
Để doanh nghiệp hoạt động và phát triển, sản phẩm của doanh nghiệp phải có tính cạnh tranh. Điều này phần lớn phụ thuộc vào chiến lược quản lý sẽ được lựa chọn. Đối với một doanh nghiệp, nó phải là duy nhất - đây là dấu hiệu chính của sự tồn tại thành công.
Để một công ty tồn tại lâu dài và tạo ra lợi nhuận thì sản phẩm phải chịu được sự cạnh tranh. Vìcải tiến chất lượng cần thiết:
- Có các nguồn lực cần thiết: nguyên liệu, vật liệu, thành phần.
- Cải tiến dây chuyền sản xuất: nâng cấp thiết bị để nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Định kỳ nâng cao trình độ nhân viên.
- Bán sản phẩm của bạn.
Điều đầu tiên mà một nhà quản lý chuyên nghiệp nên bắt đầu là phát triển hệ thống quản lý, phân tích doanh nghiệp, xem xét những yếu tố nào còn thiếu để đạt được mục tiêu và tìm ra cách đạt được chúng. Khi xây dựng chiến lược phát triển cần tính đến:
- mục tiêu phát triển doanh nghiệp dài hạn;
- tài nguyên;
- nghệ;
- hệ thống điều khiển.
Tức là, để đạt được mục tiêu của mình, doanh nghiệp phải có tất cả các nguồn lực cần thiết, công nghệ chất lượng cao để xử lý các nguồn lực này và một hệ thống quản lý được xây dựng tốt.
Đồng thời, chiến lược không nên duy nhất mà có thể thay đổi tùy thuộc vào các yếu tố bên ngoài và bên trong. Và nhiệm vụ của hệ thống quản lý là kiểm soát và sửa đổi kịp thời các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Vì vậy, quản lý hiệu quả của một doanh nghiệp hiện đại phải cơ động và phụ thuộc vào các yếu tố môi trường.
Các loại hệ thống điều khiển
Hệ thống quản lý là các lĩnh vực hoạt động quản lý gắn liền với giải pháp của các vấn đề cụ thể, nhằm mục đích vận hành thành công của doanh nghiệp.
Có hai loại chính:
- chung - quản lý công ty nói chung;
- chức năng - quản lý các bộ phận nhất định của công ty.
Hệ thống quản lý là sự hợp tác phức tạp của các loại chức năng và chung để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
Có một số dạng hệ thống điều khiển, chúng ta hãy xem xét một số dạng đó:
- hoạch định chiến lược;
- quản lý: quản lý công ty, nhân viên, giao tiếp nội bộ và bên ngoài, sản xuất;
- tư vấn.
Với kiểu lãnh đạo như vậy, trước tiên công ty đặt ra các mục tiêu chiến lược, để đạt được mục tiêu đó cần có khả năng điều phối công việc của các nhà quản lý. Điều này làm cho nó có thể cải thiện cơ cấu quản lý. Điều phối công việc của các nhân viên cho phép bạn hướng các hoạt động của họ đi đúng hướng. Đồng thời, có sự tương tác giữa công ty với môi trường bên ngoài: nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên.
Các loại hệ thống điều khiển cũng được xác định theo đối tượng điều khiển và khác nhau về nội dung. Ví dụ, theo nội dung, có thể phân biệt những điều sau:
- quy phạm;
- chiến lược;
- hoạt động.
Mỗi kiểu quản lý này chỉ giải quyết các nhiệm vụ riêng của nó.
Hệ thống điều phối nên kết hợp tất cả các khía cạnh tích cực để tổ chức phát triển dễ dàng hơn. Sau đó, mục tiêu chiến lược đã đặt ra sẽ đạt được.
Việc thiết kế hệ thống điều khiển có tính đếnnguyên tắc tập trung dân chủ, sự kết hợp hài hòa giữa sự thống nhất giữa chỉ huy và tính tập thể, tinh thần trách nhiệm, tiềm năng sáng tạo của người lao động.
Nguyên tắc hướng dẫn
Việc tạo ra hệ thống quản lý cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
- phân chia tối ưu cấu trúc tổ chức thành các phần tử riêng biệt;
- cấu trúc phân cấp với sự phân bổ quyền hạn hợp lý;
- kết nối hữu cơ của tất cả các cấp của tổ chức;
- sắp xếp các mục tiêu theo thứ tự quan trọng;
- tính nhất quán của các liên kết cấu trúc khi thực hiện nhiệm vụ được giao;
- sự nhanh chóng trong việc đưa ra các quyết định của người quản lý, nếu cần;
- tất cả các giai đoạn của vòng đời sản phẩm, cấu trúc phân cấp, các hoạt động quản lý khác nhau nên tồn tại trong một phức hợp;
- hệ thống - mọi công việc quản lý được thực hiện liên tục và có giá trị lâu dài;
- cần áp dụng kinh nghiệm sản xuất thành công của các công ty nước ngoài;
- nên sử dụng các phương pháp khoa học đã được chứng minh trong hệ thống quản lý;
- quyền tự chủ của các hệ thống con;
- chức năng kinh tế - khi thiết kế, cân nhắc giảm chi phí quản lý;
- triển vọng phát triển;
- thảo luận về các quyết định của người quản lý và lựa chọn điều tốt nhất;
- khả năng phục hồi và khả năng tồn tại trong môi trường cạnh tranh;
- tạo điều kiện làm việc thoải mái để nhân viên có thể nỗ lực hết mình trong công việc;
- phân bổ chính xác chi phí lao động để thực hiện các nhiệm vụ cụ thểsản xuất;
- khả năng thích ứng của hệ thống của tổ chức với những thay đổi bên ngoài và bên trong;
- quy trình quản lý biệt lập.
Việc thực hiện quyết định phải trải qua tất cả các giai đoạn: lập kế hoạch, tổ chức, điều phối, kiểm soát.
Quan trọng: quyết định của quản lý phải rõ ràng và dễ hiểu, cần kiểm tra xem nhân viên đã hiểu đúng chưa. Điều này sẽ giúp nhân viên tránh được những chuyển động không cần thiết và hướng tất cả tiềm năng của anh ta để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
Hãy xem xét các hệ thống và công nghệ điều khiển.
Công nghệ quản lý nhân sự
Công nghệ quản lý là công cụ quản lý nhân sự. Chúng bao gồm các phương tiện, mục tiêu, cách thức mà nhân viên bị ảnh hưởng để hướng họ thực hiện các nhiệm vụ cần thiết.
Hệ thống và công nghệ quản lý nhân sự tham gia vào:
- tổ chức tuyển dụng;
- đánh giá trình độ của nhân viên;
- đào tạo của họ;
- thăng tiến trong sự nghiệp;
- quản lý và giải quyết các tình huống xung đột;
- nhân viên phát triển xã hội;
- quản lý an toàn nhân viên.
Việc sử dụng các nguyên tắc này còn phụ thuộc vào hình thức sở hữu của doanh nghiệp, phong cách hoạt động.
Việc phát triển hệ thống quản lý được thực hiện dựa trên tính chuyên nghiệp và năng lực của các chuyên gia làm việc trong lĩnh vực quản lý nhân sự.
Chức năng quản lý
Để việc triển khai các hệ thống quản lý dễ dàng và được nhân viên chấp nhận, người quản lý phải thực hiện các chức năng cơ bản sau:
Lập kế hoạch
Người quản lý liên tục hoạch định các quyết định cần thiết để đạt được mục tiêu chính của doanh nghiệp. Khi mục tiêu thay đổi, các quyết định cũng nên thay đổi kịp thời. Lập kế hoạch định hướng sự phát triển của tổ chức theo đúng hướng và dự đoán những nhiệm vụ mà nhân viên cần phải hoàn thành.
Tổ chức
Để đạt được tốt hơn các mục tiêu và kế hoạch đặt ra cho công ty, công việc của nhóm được tổ chức, phân bổ chính xác theo chiều dọc và chiều ngang. Mọi người đều tham gia giải quyết các công việc cụ thể, hợp tác với các nhân viên khác.
Động lực
Để khuyến khích người lao động làm việc tốt hơn, các nhà quản lý sử dụng động lực. Nó có thể có hai loại: bên ngoài và bên trong (tâm lý).
Đối ngoại - bao gồm nhận các lợi ích vật chất: tiền thưởng, tiền thưởng, và động viên tâm lý - đạo đức, cải thiện nơi làm việc, các mối quan hệ trong đội.
Kiểm soát
Để việc thực hiện nhiệm vụ đạt chất lượng cao, người giám sát trực tiếp phải giám sát.
Kiểm soát bao gồm:
- giám sát những gì đã lên kế hoạch;
- kiểm tra kết quả trung gian;
- so sánh kết quả thu được với kết quả đã lên kế hoạch;
- sửa các sai lệch đã phát hiện và sai lệch so với dự báo.
Hoạt động của bốn chức năng nàynên được thực hiện trong một khu phức hợp.
Kết
Như vậy, hệ thống quản lý là sự sắp xếp các nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng, vận hành và kiểm soát sự phát triển của một tổ chức. Điều này được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra cho công ty. Việc thiết kế và thực hiện các hệ thống kiểm soát có tầm quan trọng lớn trong sự phát triển thành công của một doanh nghiệp. Nếu không có một ban lãnh đạo được xây dựng phù hợp, thì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp sẽ là không thể.
