Trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau của các cá nhân và pháp nhân, hệ thống phân loại tài liệu được phê duyệt trên lãnh thổ Liên bang Nga được sử dụng. Việc biên soạn, lưu trữ, lưu thông và sử dụng giấy tờ được thực hiện theo một kỷ luật như công việc văn phòng. Trong bài viết này chúng ta sẽ nghiên cứu tất cả các khía cạnh của nó. Xem xét khái niệm và phân loại tài liệu, chức năng của chúng và các khía cạnh khác của vấn đề.
Văn phòng làm việc: quy định chung
Để bắt đầu, cần lưu ý rằng hỗ trợ tài liệu là một lĩnh vực hoạt động đặc biệt, bao gồm thiết kế, hình thành, lưu trữ và xử lý giấy tờ. Việc tài liệu trông như thế nào và thông tin trong đó, cách thức tổ chức công việc với tài liệu đó được thực hiện như thế nào, mà tính kịp thời và đúng đắn của việc đưa ra quyết định quản lý này hoặc một quyết định quản lý khác, ở một mức độ quan trọng nào đó, phần lớn phụ thuộc. Các giấy tờ có tính đến và phản ánh các hoạt động của doanh nghiệp, công ty, hãng. Trong kết nối nàylưu trữ hồ sơ đóng vai trò như một quy định của pháp luật. Trong quá trình kiểm toán, trước hết, những tài liệu ghi lại các hoạt động của công ty phải được sửa đổi.
Khuôn khổ lập pháp
Trước khi phân tích các loại văn bản và cách phân loại chúng, bạn nên tự làm quen với khuôn khổ lập pháp. Do đó, Luật Liên bang, quy định về thông tin và việc bảo vệ thông tin, thiết lập nghĩa vụ ghi lại thông tin và xác định một số cài đặt cơ bản. Đạo luật quy phạm được đặt tên cũng nhằm điều chỉnh các quan hệ phát sinh trong quá trình phát triển và sử dụng công nghệ thông tin sau này. Cần lưu ý rằng các tài liệu bắt buộc được thiết lập bởi các luật khác. Đặc biệt, Bộ luật Dân sự của Liên bang Nga xác định khuôn khổ pháp lý cho các hoạt động và thủ tục tương ứng đối với công việc văn phòng. Bộ luật thuế của Liên bang Nga thiết lập các giấy tờ thuế tiêu chuẩn, cũng là một trong những phân loại tài liệu. Thông qua đó, kế toán được cung cấp cho hoạt động thương mại của các cá nhân và tổ chức, cũng như sự kịp thời của việc khấu trừ các khoản nộp thuế và phí vào ngân sách nhà nước.
Ngoài điều này, Luật hiện hành quy định các mẫu giấy tờ. Do đó, Bộ luật Dân sự của Liên bang Nga quy định các yêu cầu về nội dung và thành phần của các hợp đồng, thỏa thuận, điều lệ, v.v. Các quy định thiết lập các biểu mẫu của những tài liệu sẽ được gửi bằng các phương pháp khác nhau được sử dụng ngày nay.
Phân loại tài liệu RF
Cần lưu ý rằng hệ thống hành chính của công việc văn phòng của Liên bang Nga bao gồm một sự phân loại có tính chất đa cấp. Đó là khuyến khích để xem xét nó chi tiết hơn. Phân loại chính của tài liệu giả định sự hiện diện của các thành phần sau:
- Giấy tờ tổ chức, hành chính. Bạn nên đưa vào đây các quyết định, giao thức, hướng dẫn, điều lệ, đơn đặt hàng, điều khoản.
- Các tài liệu tham khảo và thông tin được đưa vào phân loại tài liệu có tính chất chung. Chúng ta đang nói về chứng chỉ, bản ghi nhớ, hành vi, điện tín, thư từ, v.v.
- Theo nhân sự. Điều quan trọng cần lưu ý là phân loại tài liệu này bao gồm các bản sao kê, sổ làm việc, đặc điểm, hợp đồng, đơn đặt hàng, v.v.
Thông thường là đơn lẻ các dạng tài liệu như vậy dưới dạng cá nhân, mẫu và tiêu chuẩn. Các mẫu được trình bày tạo nên sự phân loại tài liệu theo mục đích.
Các loại tài liệu khác
Cần biết rằng các tài liệu có thể đơn giản hoặc phức tạp về nội dung. Việc phân loại tài liệu kế toán tại nơi chấp nhận bao hàm sự hiện diện của các giấy tờ bên ngoài và bên trong. Đánh giá theo nguồn gốc, họ phân biệt giữa tài liệu cá nhân và tài liệu chính thức. Theo thời hạn sử dụng, thông thường người ta phân loại chứng khoán thành chứng khoán vĩnh viễn, nhiều hơn hoặc dưới 10 năm. Phù hợp với dấu hiệu công khai, một phân loại đặc biệt của các văn bản quy định đã được thông qua, ngụ ý sự hiện diện của các giấy tờ bí mật và không bí mật. Cần nói thêm rằng nhóm đầu tiên bao gồm bí mật và hoàn toàntài liệu bí mật. Theo phương pháp ghi âm, thông thường người ta phân biệt các tài liệu âm thanh, viết tay, điện tử, đồ họa, ảnh và phim, v.v. Nhóm cuối cùng còn được gọi là phân loại tài liệu theo tính năng.
Giấy tờ gấp và không gấp
Chứng khoán có thể được phân loại thành khẩn cấp và không khẩn cấp. Theo các giai đoạn, người ta thường phân biệt bản nháp, bản trích lục, bản chính (hay nói cách khác là bản chính), cũng như bản sao. Văn bản có tính chất nhà nước được xếp vào một danh mục riêng. Theo quy định của pháp luật hiện hành, các cơ cấu được ủy quyền ban hành các chỉ thị, mệnh lệnh, chỉ thị, mệnh lệnh, nghị quyết, nghị định và quyết định.
Tài liệu chính
Nên xem xét riêng một thể loại tài liệu chính khá đồ sộ. Điều này bao gồm các giấy tờ với thông tin cơ bản thu được trong quá trình nghiên cứu, phát triển, quan sát và các hoạt động xã hội khác. Cần lưu ý rằng tài liệu chính trong phòng kế toán được hình thành trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế trọng yếu. Nó hoạt động như một bằng chứng hoặc bằng chứng về một số sự kiện đã được hiện thực hóa. Nhóm các giấy tờ nguồn bao gồm, ví dụ, chứng chỉ, hành vi, hóa đơn, chứng quyền, v.v. Đối với hầu hết chúng, các hình thức thống nhất đặc biệt được chấp thuận. Ví dụ, cho đến nay, các mẫu tài liệu đặc biệt đã được thiết lập để hạch toán hoạt động thương mại, tài sản cố định, quyết toán tiền mặt và lao động.
Chi tiết tài liệu
Nếu không có biểu mẫu thống nhất cho một bài báo cụ thể, một biểu mẫu nội bộ sẽ được hình thành trong công ty. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, các chi tiết nhất định phải có ở đó:
- Tên tài liệu.
- Ngày soạn.
- Tên tổ chức.
- Bản chất của hoạt động kinh tế quan trọng.
- Thiết bị đo lường.
- Danh sách nhân viên chịu trách nhiệm.
- Chữ ký cá nhân của nhân viên được ủy quyền.
Nội vụ làm việc
Theo hướng dẫn của việc quản lý cơ cấu và theo sáng kiến của người đứng đầu các bộ phận độc lập, sự phát triển của các điều khoản khác nhau có liên quan. Nhóm giấy tờ này bao gồm tiêu chuẩn và hành vi cá nhân. Cần lưu ý rằng nội dung của phần sau chủ yếu liên quan đến các đơn vị quản lý, phòng ban, phân xưởng nằm trong cơ cấu tổ chức của công ty. Tài liệu điển hình, như một quy luật, liên quan đến các phân xưởng của sản xuất chính.
Bạn cần biết rằng dự thảo quy chế được hình thành bởi nhà thầu, sau đó nó được thống nhất với bộ phận pháp lý của công ty. Nếu phản đối hoặc nhận xét phát sinh, chúng được nêu ra trên một tờ giấy riêng hoặc trên bản sao thứ hai của bài báo hiện tại. Hành động chủ yếu mang tính chất hành chính tại doanh nghiệp là mệnh lệnh của giám đốc. Với sự trợ giúp của tài liệu này, quy trình cho hoạt động của cơ cấu, các quyết định và hướng dẫn, các loại sự kiện khác nhau, kết quả công việc hoặc kết quả đánh giá có thể được rút ra.
Báo cáo, giải thích và ghi chú dịch vụ
Bản ghi nhớ là một tài liệu nêu một thực tế hoặc vấn đề, kết luận hoặc đề xuất cụ thể. Điều đáng biết là nó có thể được gửi đến ban quản lý của tổ chức hoặc một cơ cấu cao hơn. Bản ghi nhớ nên được hiểu là một loại thư, một trong những hình thức của loại thư từ nội bộ trong công ty. Theo quy định, nó được gửi từ các bộ phận cơ cấu đến hoàn toàn bất kỳ người nhận địa chỉ nào của công ty. Ngoại lệ ở đây là hướng dẫn trực tiếp. Cần lưu ý rằng một bản ghi nhớ cũng có thể được gửi bởi một quan chức công ty cụ thể. Tài liệu được đặt tên có thể được định nghĩa là thông tin, chủ động hoặc báo cáo.
Bản giải trình cần được coi là một tờ giấy giải thích nội dung một số điều khoản của hành vi chính (chương trình, báo cáo, kế hoạch). Ngoài ra, cô có thể giải thích lý do không thực hiện chỉ đạo của lãnh đạo hoặc vi phạm kỷ luật.
Hướng dẫn
Hướng dẫn hiện được phân thành hai nhóm. Các tài liệu thuộc loại thứ nhất quy định quy trình thực hiện một quy trình cụ thể tại doanh nghiệp, trong đó các cán bộ, bộ phận, v.v. tham gia. Cần lưu ý rằng chính các bản mô tả công việc (nhóm thứ hai) sẽ xác định các quyền, nhiệm vụ, trách nhiệm và chức năng của những nhân viên cụ thể. Những giấy tờ này có thể dùng như một lời giải thích về thủ tục mà theo đó các chỉ dẫn của lệnh và luật (nghị định, lệnh, v.v.) nên được thực hiện. Cần nói thêm rằng mô tả công việccó thể có thời hạn cố định hoặc vĩnh viễn. Tuy nhiên, chứng khoán vĩnh viễn dù sao cũng được xem xét và đánh giá sau mỗi 3-5 năm.
Kết
Vì vậy, chúng tôi đã xem xét khái niệm, các phân loại chính của chứng khoán và các khía cạnh khác của chủ đề. Kết luận, cần lưu ý rằng ngày nay công việc văn phòng trên lãnh thổ Liên bang Nga là một hạng mục khá phát triển. Ở giai đoạn hiện tại của cuộc đời con người, hoạt động này bao gồm việc đảm bảo sự hình thành có thẩm quyền và kịp thời các tài liệu cần thiết, cũng như tổ chức công việc với các hành vi (cụ thể là nhận, truyền, xử lý, chuẩn bị, kiểm soát, lưu trữ, đăng ký, hệ thống hóa, chuẩn bị cho lưu trữ và tiêu hủy). Quy chế công nghệ văn phòng được thực hiện phù hợp với một số lĩnh vực. Nên bao gồm tiêu chuẩn hóa, quy định pháp luật, cũng như việc hình thành các hành vi pháp lý và quản lý và phương pháp luận có tầm quan trọng quốc gia.
Bằng cách này hay cách khác, tổ chức và việc lưu giữ hồ sơ sau đó đòi hỏi sự hiện diện bắt buộc của các kỹ năng đặc biệt và kiến thức chuyên môn. Vì vậy, để thực hiện công việc này trong các công ty, các phòng ban hoặc dịch vụ thích hợp được tạo ra. Điều đáng chú ý là ở các doanh nghiệp nhỏ, thư ký làm công việc văn phòng và nhân viên được người đứng đầu ủy quyền chịu trách nhiệm về tình trạng tài liệu của doanh nghiệp. Trong mọi trường hợp, mỗi nhóm tài liệu phải có vị trí của nó. Thông thường chúng được bảo quản trong tủ chống cháy đặc biệt. VàCuối cùng, nhân viên có thể bị kỷ luật vì lưu trữ hồ sơ không đúng cách. Điều này cần được ghi nhớ khi áp dụng kiến thức vào thực tế.
