Kể từ những năm 1960, hầu hết tất cả các tổ chức bắt đầu phát triển và đưa vào thực hiện một cơ cấu tổ chức hoàn toàn mới, linh hoạt hơn. Quá trình này nhằm giảm bớt tình trạng quan liêu để nhanh chóng thích ứng với những điều kiện bên ngoài đang thay đổi, bao gồm cả những công nghệ tiên tiến mới. Các cấu trúc thuộc loại này đã được gọi là cấu trúc điều khiển thích ứng. Nói tóm lại, các cấu trúc như vậy có thể được thay đổi nhanh chóng và dễ dàng bằng cách "điều chỉnh" theo sự thay đổi của môi trường bên ngoài và các nhu cầu thay đổi của tổ chức.
Khái niệm
Quản lý thích ứnglà một phương phápsử dụng một loạt các phương pháp luận khác nhau được gọi là sự nhanh nhạy và các công cụ được sử dụng để quản lý các hệ thống phức tạp và sáng tạo.
Cấu trúc quản lý thích ứng linh hoạt được đặc trưng bởi sự hợp tác liên tục với khách hàng, do đó phạm vi áp dụng không được xác định chặt chẽ và bản thân công ty được chia thành các bộ phận nhỏ hơn, được gọi là bộ phận chức năng (bộ phận). Các nhà quản lý công ty cũng thường đóng gópthay đổi và sửa chữa phù hợp với yêu cầu và đánh giá của khách hàng, tập trung làm việc với nhiệm vụ được giao phó.
Thích ứng nhanh và cởi mở với những thay đổi trong công ty là cơ sở của phương pháp luận cấu trúc thích ứng. Một giai đoạn hoạt động riêng biệt của công ty không được phân biệt, như trong cách quản lý truyền thống.
Nguyên tắc cơ bản của hoạt động
Môi trường năng động cũng như yêu cầu của khách hàng luôn thay đổi đòi hỏi phải có kế hoạch ngắn hạn và cam kết của đội ngũ. Do thiếu một cơ cấu tổ chức rõ ràng, người lao động kỳ vọng vào mức độ kỷ luật cao và kỹ năng giao tiếp. Người quản lý của công ty đóng vai trò như một người cố vấn. Các nhóm được giới hạn chỉ vài chục người và được đặc trưng bởi tính linh hoạt, mức độ cộng tác cao và hiệu quả đáng kể.
Chủ nghĩa cá nhân là một khía cạnh khác nổi bật trong các hoạt động nhanh nhẹn. Trong trường hợp này, tiêu chuẩn hóa bị bỏ qua. Một tính năng đặc trưng của cơ cấu quản lý thích ứng là số lượng tài liệu giảm đáng kể. Các phương pháp Agile cung cấp một số cách cho phép bạn bắt đầu hoạt động mà không cần chắc chắn đạt được mục tiêu. Họ cũng đề xuất các phương pháp tổ chức các nhiệm vụ trong một công ty để đảm bảo rằng nhóm đang làm những điều đúng đắn trong quy trình quản lý.
Các phương pháp được cung cấp như một phần của cơ cấu quản lý thích ứng không phù hợp với tất cả các loại hình tổ chức, đặc biệt là những tổ chức rất lớn,cần phải có chi phí công nghệ đáng kể.
Đặc điểm của cấu trúc
Cơ sở cho hoạt động của cấu trúc điều khiển thích ứng được đặc trưng bởi:
- thiếu quy định quản lý chặt chẽ mang tính quan liêu;
- thiếu chuyên môn sâu;
- các cấp chính quyền nhất định;
- cấu trúc quản lý linh hoạt;
- bản chất phi tập trung của quá trình ra quyết định.
Những loại cấu trúc này có thể được so sánh với những cấu trúc khác theo một số cách.
Hãy so sánh cấu trúc điều khiển thích ứng với các kiểu phân chia. Cái trước sẽ linh hoạt hơn và có thể thích ứng với các yêu cầu thay đổi về công nghiệp và môi trường.
Do đó, cơ sở cho hoạt động của cấu trúc điều khiển thích ứng được đặc trưng bởi các tính năng liên quan sau:
- tập trung vào việc thực hiện nhanh chóng các dự án và chương trình phức tạp;
- giải quyết các vấn đề khó khăn;
- khả năng thay đổi hình dạng tương đối dễ dàng và không đau;
- thích ứng nhanh chóng với vòng đời thay đổi của công ty (tức là cấu trúc thích ứng thường được tạo ra tạm thời để giải quyết các vấn đề nhất định, để thực hiện các chương trình và dự án khác nhau);
- hình thành các cơ quan quản lý trên cơ sở tạm thời.
Định hình cơ bản
Sau đây là danh sách các mục tiêu và nguyên tắc chính hướng dẫn việc sử dụng các phương pháp thích ứng trong quản lý công ty:
- linh hoạt và thích ứng với nhu cầu và mong đợi của khách hàng luôn thay đổi linh hoạt (do đó có thuật ngữ "nhanh nhẹn");
- tạo ra các giải pháp sáng tạo và có giá trị cho cả công ty và người tiêu dùng ở mọi giai đoạn quản lý;
- giảm thiểu chi phí bằng cách giảm lịch sản xuất;
- tập trung vào quản lý và các thành viên trong nhóm quản lý;
- tăng động lực cho nhân viên mà không bị căng thẳng;
- hợp tác chặt chẽ với khách hàng;
- đơn giản và tự tổ chức của đội ngũ quản lý;
- sự hài lòng của khách hàng thông qua tốc độ và tính thường xuyên của các quy trình;
- giảm thiểu rủi ro.
Điểm mạnh của cấu trúc thích ứng
Điểm mạnh của cơ cấu quản lý tổ chức thích ứng bao gồm các yếu tố sau:
- Quản lý thích ứng là sự hợp tác chặt chẽ liên tục với khách hàng, mặc dù thiếu cách thức để đạt được mục tiêu của công ty. Tất cả những điều này nhấn mạnh mức độ hài lòng cao của khách hàng và nhằm mục đích mang lại giá trị kinh doanh tối đa.
- Thích ứng dễ dàng và thay đổi quản lý nhanh chóng.
- Không giống như quản lý truyền thống, không cần thiết phải chỉ định đầy đủ các nhiệm vụ trong giai đoạn đầu của quy trình quản lý.
- Mức độ độc lập của những người tham gia quy trình chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ đã hoàn thành ngày càng tăng.
Điểm yếu
Trong số những nhược điểm có những điểm sau:
- Các công ty lớn và các dự án của họ vẫn được thực hiện bằng các mô hình quản lý truyền thống, vì không cần phải linh hoạt trong việc thích ứng với các thay đổi và các điều kiện của dự án không quá biến động.
- Thiếu tập trung vào việc kiểm soát công việc.
- Đội ngũ quản lý phải có nhiều kinh nghiệm, kỹ năng và động lực cao, điều này thường khó đạt được.
- Chỉ hoạt động trong các đội nhỏ.
- Mọi sự chú ý của đội ngũ quản lý đều tập trung vào việc đạt được kết quả cuối cùng. Các khía cạnh khác của quản lý, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường, lựa chọn thành viên nhóm thích hợp và đào tạo đặc biệt, quản lý rủi ro, các khía cạnh pháp lý và chính thức, và những khía cạnh khác được thực hiện theo phương pháp luận truyền thống, đều bị bỏ qua.
Giống
Trong số các cơ cấu tổ chức thích ứng của quản lý, các loại sau được phân biệt:
- ma trận;
- dự án;
- mục tiêu vấn đề;
- được nhắm mục tiêu theo chương trình;
- cấu trúc được hình thành theo cách tiếp cận nhóm (lữ đoàn, chỉ huy);
- mạng.
Hãy xem xét các tính năng của từng người trong số họ.
Cấu trúc ma trận thuộc cấu trúc điều khiển thích ứng. Đặc điểm của chúng là phân quyền của người quản lý điều hành các phòng ban. Tính cụ thể của cấu trúc này là mỗi nhân viên có hai người quản lý cùng một lúc vớiquyền bình đẳng. Một người quản lý là người quản lý dịch vụ chức năng trực tiếp. Ông có toàn quyền quản lý các công việc được giao cho công ty. Người lãnh đạo thứ hai là một nhà quản lý dự án. Hệ thống phục tùng kép của một nhân viên trong khuôn khổ quản lý chức năng và dự án là đặc điểm của cấu trúc này.
Trong số các loại cấu trúc quản lý thích ứng, cấu trúc thiết kế được lưu ý. Chúng đại diện cho khả năng quản lý các hoạt động phức tạp. Trong khuôn khổ của các cấu trúc này, cần có sự phối hợp và tích hợp ảnh hưởng của nhà quản lý. Đặc điểm là hạn chế nghiêm ngặt về điều khoản, chi phí và chất lượng công việc. Có thể sử dụng các cấu trúc này trong việc phát triển và thực hiện một dự án tổ chức phức tạp.
Trong số các kiểu cấu trúc quản lý thích ứng, hình thức lữ đoàn được phân biệt. Với hình thức cơ cấu tổ chức này, các đội từ 10-15 người được hình thành tại doanh nghiệp, bao gồm các nhà thiết kế, công nghệ, kinh tế, công nhân để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể và sản xuất sản phẩm.
Cấu trúc quản lý hữu cơ thích ứng bao gồm mục tiêu vấn đề. Nó được hình thành theo các nguyên tắc sau:
- phương pháp tiếp cận mục tiêu có nghĩa là xây dựng cấu trúc theo cây mục tiêu;
- nguyên tắc phức tạp trong việc tính toán số lượng người quản lý;
- định hướng cho các vấn đề của công ty, đó là, sự hình thành của các phòng ban phù hợp với những khó khăn đã xác định;
- tập trung vào các sản phẩm cụ thể (thị trường sản phẩm);
- tính di động và khả năng thích ứng với sự thay đổi.
Cấu trúc như vậycó thể được hình thành dựa trên số lượng và độ sâu của các nguyên tắc và yêu cầu để hình thành, dựa trên cây mục tiêu của công ty.
Một khối thiết kế đa chức năng thường được tạo ra cho một mục đích mới cụ thể, tạm thời hoặc lâu dài. Khối này cho phép bạn tập trung toàn lực trong mọi lĩnh vực công việc của các bộ phận trong công ty để đạt được mục tiêu, chương trình làm việc để đạt được nhiệm vụ đã định.
Mục tiêu chính của các bộ phận dự án là giới thiệu các liên kết ngang cho sự tương tác của các bộ phận khác nhau trong quá trình làm việc của họ để hoàn thành các kế hoạch do các bộ phận dự án này thực hiện. Đồng thời, các bộ phận trong dây chuyền sản xuất một lúc nhiều dự án dưới sự giám sát kỹ thuật. Quản lý hành chính được thực hiện đồng thời với sự giới thiệu của các nhà quản lý cấp cao nhất.
Quyền của bộ phận thiết kế trong việc đưa ra quyết định và thực hiện các khuyến nghị kỹ thuật dựa trên việc trao quyền hạn thích hợp cho cơ quan quản lý của công ty.
Cấu trúc quản lý dựa trên chương trình, nhờ sự hiện diện của các nhà quản lý kỹ thuật cho mỗi dự án, có năng suất và khả năng thực hiện các nhiệm vụ khó khăn cao nhất.
Điều kiện chính để hoạt động thành côngcấu trúc quản lý mục tiêu là sự phân bổ quyền lực chính xác giữa bộ phận thiết kế và bộ phận dây chuyền.
Lợi ích về cấu trúc:
- khả năng tân trang nhanh chóng trong điều kiện thay đổi như một phần của thay đổi dự án;
- tương tác giữa các bộ phận khác nhau để đạt được mục tiêu tốt nhất;
- tập trung các chức năng quản lý dây chuyền.
Nhược điểm bao gồm:
- ra quyết định nhiều giai đoạn;
- sự phụ thuộc khác nhau của những người thực hiện chương trình;
- cường độ tài nguyên cao.
Cơ cấu tổ chức mạng là một giải pháp kết hợp kết hợp giữa cơ cấu quản lý bộ phận và ma trận.
Ví dụ phổ biến là chuỗi cửa hàng với phong cách chung của công ty, loại hình cơ bản, một hệ thống thông tin duy nhất, v.v.
Mạng có thể được kết nối bằng thương hiệu, bản sắc công ty, hệ thống thông tin, nhân viên bán hàng, phạm vi sản phẩm, chương trình đào tạo nhân viên, v.v.
Điều kiện tiên quyết cho hoạt động của mạng là quản lý tập trung, các bộ phận cấu trúc đa chức năng tập trung cho các vấn đề chính của công việc.
Mạng là một giải pháp cho phép bạn có được phiên bản hiệu quả của việc phân phối quyền lực và kết nối, cũng như quyền tự chủ và sự tập trung cần thiết. Cơ cấu tổ chức mạng hoạt động hiệu quả hơn trong các công ty phân tán về mặt địa lý với một bản sắc riêng của công ty, điều này đảm bảo khả năng hiển thị của tổ chức, bất kể nó nằm ở đâu.
So sánh với cấu trúc cơ học
Sự khác biệt giữa cấu trúc quản lý tổ chức thích ứng và cơ chế được trình bày bên dưới.
| Phong cách đáp ứng | Phong cách Cơ học |
| Tập trung vào việc cung cấp chức năng | Định hướng phân chia nhiệm vụ |
| Các kế hoạch là một giả thuyết, không phải là một dự đoán | Kế hoạch là dự báo cho tương lai |
| Thành công được hiểu là khả năng thích ứng với những điều kiện thay đổi | Thành công được hiểu là tuân thủ kế hoạch đã lập trước đó |
| Kế hoạch giai đoạn đầu có độ chính xác cao | Lập kế hoạch chi tiết cho toàn bộ công ty |
| Các lý do sai lệch so với kế hoạch được phân tích và cung cấp thông tin để thay đổi kế hoạch cho các giai đoạn tiếp theo (quản lý thích ứng) | Sai lệch so với kế hoạch được coi là lỗi quản lý và yêu cầu cải tiến nhỏ (hành động sửa chữa) |
| Quản lý thay đổi là động lực thúc đẩy các quá trình đổi mới của tổ chức | Quản lý thay đổi thường thể hiện ở các thủ tục quan liêu ngăn cản sự thay đổi |
| Tận tâm xây dựng đội ngũ quản lý tự tổ chức, kỷ luật tự giác | Định hướng cho các thủ tục và phương phápkiểm soát và quản lý vi mô các nhiệm vụ dự án |
So sánh với cấu trúc quan liêu
Để so sánh cơ cấu quản lý tổ chức quan liêu và thích ứng, hãy sử dụng bảng dưới đây.
| Tiêu chí | Quan liêu | Thích ứng |
| Hệ thống phân cấp kiểm soát | Khó | Mờ |
| Phát triển liên kết dọc và ngang | Ngành dọc rất phát triển | Đường ngang rất phát triển |
| Kiểu điều khiển | Vĩnh viễn | Một người quản lý, nhiều dự án |
| Quy trình và chính sách quản lý | Quy định cao | Chính thức hóa yếu |
| Chính thức hóa quan hệ lao động của người quản lý | Nhiệm vụ hẹp | Trách nhiệm rộng |
| Ra quyết định quản lý | Tập trung | Phân cấp |
| Phân công lao động của các nhà quản lý | Chuyên môn hóa hẹp | Chuyên môn hóa rộng |
Kết
Khái niệm về khả năng thích ứng liên quan đến vấn đề đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống quản lý trong khi vẫn duy trì các thông số về hiệu quả của một thực thể kinh doanh.
Trong khuôn khổ các ý tưởng hiện đại về cấu trúc quản lý, cấu trúc thích ứng được hiểu là những cấu trúc phù hợp hơn với các điều kiện năng động của môi trường bên ngoài. Theo nghĩa này, chúng được coi là dao động nhiều hơn.
Các tính năng chính của cấu trúc quản trị thích ứng hữu cơ:
- khả năng dễ dàng thay đổi hình dạng và thích ứng tức thì với các điều kiện bên ngoài;
- thực hiện nhanh các dự án và giải quyết công việc nhanh chóng;
- thời hạn;
- Chính phủ có thể là tạm thời.
