Giao tiếp là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Đây là một loại “hệ thống tuần hoàn” của bất kỳ doanh nghiệp nào. Các giám đốc điều hành thành công, các nhà quản lý hàng đầu và các chuyên gia có năng lực đã đạt được thành công phần lớn nhờ vào các kỹ năng giao tiếp. Cách tăng cường và đồng thời phát triển truyền thông giữa các cá nhân, nhóm và tổ chức sẽ được mô tả chi tiết trong bài viết của chúng tôi.
Quy trình giao tiếp - nó là gì?
Giao tiếp là một thủ tục trao đổi thông tin, trên cơ sở đó người quản lý có được những thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định có hiệu quả, đồng thời đưa các quyết định đã đưa ra cho người lao động trong doanh nghiệp. Trong trường hợp hiệu suất giao tiếp kém, các quyết định có thể trở nên sai lầm. Mọi người sẽ không hiểu rõ những gì chính quyền yêu cầu ở họ, và điều này dẫn đến sự rạn nứt trong mối quan hệ giữa các cá nhân. Hiệu quả của các quá trình giao tiếp thường được xác định bởichất lượng của các quyết định và cách chúng sẽ được thực hiện trong tương lai.
Thông tin đóng một vai trò đặc biệt trong việc thực hiện giao tiếp giữa các cá nhân và tổ chức. Đây là kết quả của giao tiếp, là biểu hiện bên ngoài của thủ tục giao tiếp. Thông tin chiếm một vị trí đặc biệt trong hành vi lời nói của một người. Nó chuyển từ chủ đề này sang chủ đề khác. Đồng thời, các cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ tổ chức có thể đóng vai trò là chủ thể tại đây.
Giao tiếp có thể được thực hiện bằng cách truyền đạt ý tưởng, quan điểm, kỹ năng, sự kiện, nhận thức hoặc cảm giác. Nó yêu cầu nhận được phản hồi mong muốn để đáp ứng. Đồng thời, cần lưu ý rằng hệ thống thông tin và truyền thông của tổ chức là những hiện tượng khác nhau, mặc dù chúng có mối liên hệ với nhau. Như vậy, giao tiếp không chỉ là cái được truyền đi, mà còn là cái "cái gì đó" này được truyền đi như thế nào. Thông tin chỉ là một phần không thể thiếu trong quá trình giao tiếp.
Hệ thống Truyền thông Tổ chức
Giao tiếp là một quá trình trong đó hai hoặc nhiều người trao đổi thông tin nhất định. Mục tiêu chính của giao tiếp tổ chức là đạt được sự hiểu biết về thông tin cần trao đổi. Rốt cuộc, thực tế của cuộc trao đổi không đảm bảo sự thành công của quy trình đã thực hiện.
Hệ thống truyền thông tổ chức bao gồm một số chủ thể:
- người gửi - người nảy ra ý tưởng hoặc chọn thông tin để truyền tải;
- kênh - phương tiện truyền một tập hợp thông tin;
- người nhận - người nhận thông tin và giải thích nó;
- tin nhắn - thông tin trực tiếp được mã hóa trong một loạt các ký tự cụ thể.
Người gửi và người nhận là hai thực thể chính. Trong quá trình giao tiếp, chúng trải qua một số giai đoạn có liên quan lẫn nhau. Nhiệm vụ của họ là soạn một tin nhắn và sử dụng một kênh để truyền nó theo cách mà cả hai bên đều diễn giải ý tưởng ban đầu theo cùng một cách. Đây là một nhiệm vụ khá khó khăn, vì mỗi bước tiếp theo có thể làm sai lệch ý nghĩa của ý tưởng.
Bốn giai đoạn của giao tiếp giữa các cá nhân và tổ chức giống như sau:
- tạo ra một ý tưởng;
- mã hóa và lựa chọn kênh truyền thông tin mong muốn;
- truyền tải thông tin;
- giải mã.
Thêm một chút về từng bước.
Yếu tố giao tiếp
Thông thường, quy trình giao tiếp có thể chỉ mất vài giây, và do đó, khá khó để chỉ ra bất kỳ giai đoạn cụ thể nào trong đó. Tuy nhiên, các nhà xã hội học đã xác định và phân tích bốn giai đoạn chính của quá trình giao tiếp.
Giai đoạn đầu tiên được gọi là tạo ý tưởng. Truyền thông tổ chức là một thủ tục bắt đầu bằng việc hình thành các thông tin nhất định. Người gửi giải quyết vấn đề bằng cách gửi một tin nhắn. Thường thì những nỗ lực như vậy đã thất bại ở giai đoạn đầu tiên, vì người gửi không dành đủ thời gian để suy nghĩ về ý tưởng.
Nhiều chuyên gia nhấn mạnh tầm quan trọng, thậm chí là yếu tố chínhgiá trị của giai đoạn đầu tiên. “Đừng bắt đầu nói trước khi bạn bắt đầu suy nghĩ,” Jefferson Davis, một anh hùng của Nội chiến Hoa Kỳ, đã từng nói. Bạn nên luôn suy nghĩ về ý tưởng mà bạn muốn truyền tải đến người nhận. Bạn cần chắc chắn về mức độ phù hợp và đầy đủ của ý tưởng này, cũng như tình huống và mục đích cụ thể.
Bước thứ hai được gọi là mã hóa và chọn kênh. Văn hóa giao tiếp của tổ chức đòi hỏi sự định dạng lại ý tưởng mà người gửi muốn chuyển tải thành những biểu tượng nhất định. Nó có thể là lời nói, cử chỉ, ngữ điệu hoặc một cái gì đó khác. Chính việc mã hóa đã biến một ý tưởng thành một thông điệp hoàn chỉnh.
Để truyền tải tốt ý tưởng, người gửi phải chọn kênh tương thích với loại ký tự được sử dụng để mã hóa. Được biết đến nhiều nhất là lời nói, chữ viết và các loại phương tiện điện tử khác nhau: bản ghi video, e-mail, máy tính, v.v. Không thể truyền tải tài liệu nếu kênh không phù hợp với dạng vật lý của các ký tự đã chọn. Cũng cần lưu ý rằng hiệu quả của các quy trình giao tiếp có thể bị giảm nếu kênh không phù hợp với ý tưởng đã phát triển trong giai đoạn đầu.
Giai đoạn thứ ba trong quy trình giao tiếp giữa các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức là truyền tải thông tin trực tiếp. Người gửi sử dụng kênh để truyền tải thông điệp - ý tưởng được mã hóa được truyền về mặt vật lý.
Cuối cùng, bước cuối cùng được gọi là giải mã. Người nhận dịch các ký tự nhận được do người gửi soạn thànhsuy nghĩ riêng. Việc hoàn thành giao tiếp được kết nối với việc hình thành ý tưởng của hai chủ thể của quá trình.
Các kiểu giao tiếp
Truyền thông tổ chức là một quá trình rộng lớn và rất phức tạp bao gồm nhiều yếu tố khác nhau. Theo cách phân loại phổ biến nhất, thủ tục giao tiếp được chia thành nội bộ và bên ngoài. Quá trình bên ngoài là sự tương tác giữa tổ chức và môi trường bên ngoài. Hơn nữa, các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng mạnh mẽ đến các hoạt động của tổ chức.
Doanh nghiệp sử dụng nhiều phương tiện khác nhau để giao tiếp với các thành phần của môi trường bên ngoài của họ. Người tiêu dùng tiềm năng hiện tại nhận được thông tin cần thiết thông qua quảng cáo hoặc các phương tiện quảng bá hàng hóa khác. Điều tối quan trọng ở đây là một hình ảnh nhất định tạo nên hình ảnh tổ chức.
Loại giao tiếp thứ hai được gọi là nội bộ. Đây là những liên kết nội bộ tổ chức giữa các cấp và các phòng ban. Chúng có thể chính thức hoặc không chính thức.
Liên kết giao tiếp chính thức là hiện tượng được xác định bởi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các cấp quản lý và các đơn vị chức năng. Truyền thông không chính thức được gọi là "kênh tin đồn". Tin đồn không phải lúc nào cũng được coi là thông tin không chính xác. Các nghiên cứu cho thấy hơn 80% tin đồn về tổ chức có cơ sở sự kiện rất thực tế và có cơ sở.
Truyền thông tổ chức là hệ thống rộng nhất của các kênh không chính thức. Điều này có thể bao gồm các loại thông tin sau:
- thay đổi cơ cấu tổ chức;
- khuyến mãi và chuyển nhượng sắp tới;
- chi tiết về các tranh chấp tổ chức;
- sắp cắt giảm sản xuất;
- cuộc họp thân mật, v.v.
Theo một cách phân loại khác, cấu trúc của truyền thông tổ chức được hình thành theo các cấp. Vì vậy, các quá trình chuyển giao thông tin có thể được thực hiện theo chiều dọc - nghĩa là chúng có thể giảm dần và tăng dần. Nhóm quy trình thông tin giảm dần là việc chuyển thông tin từ cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn - ví dụ, khi một nhân viên được hỏi về nhiệm vụ, ưu tiên, kết quả mong muốn, v.v … Truyền thông trở lên được thực hiện dưới dạng đề xuất, báo cáo., ghi chú giải thích, v.v.
Bạn cũng nên nêu rõ các quy trình giao tiếp giữa các bộ phận, giữa nhóm làm việc với chính quyền, đại diện công đoàn và ban quản lý, v.v.
Các loại rào cản giao tiếp
Hiệu quả của văn hóa giao tiếp của tổ chức có thể bị giảm đáng kể do cái gọi là rào cản - rào cản giữa các cá nhân. Ở cấp độ hệ thống, chúng được chia thành nhiều loại.
Rào cản đầu tiên có thể là do điều kiện tri giác. Công việc của một nhà quản lý hoặc bất kỳ đại diện nào khác của cơ cấu quản lý là tìm hiểu bản chất của nhận thức, để xác định "thực tế cho cá nhân." Người ta biết rằng mọi người không phản ứng với các hiện tượng thực tế trong môi trường của họ, mà làcách nhận thức những hiện tượng này. Bằng cách hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến nhận thức, nhiều rào cản có thể được vượt qua.
Ví dụ phổ biến nhất về rào cản tri giác là xung đột giữa các lĩnh vực hoạt động của người nhận và người gửi. Cùng một thông tin có thể được giải thích theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào kinh nghiệm của họ. Mọi người có thể nhận thông tin một cách chọn lọc, có tính đến sở thích, quan điểm, yêu cầu và trạng thái cảm xúc của họ.
Rào cản giao tiếp tổ chức tiếp theo được gọi là ngữ nghĩa. Ngữ nghĩa học là khoa học sử dụng các từ và cung cấp cho chúng ý nghĩa. Thông thường, một số từ nhất định dẫn đến hiểu lầm vì chúng có thể thay đổi nghĩa tùy thuộc vào ngữ cảnh.
Rào cản phi ngôn ngữ là nhóm thứ ba của rào cản giao tiếp. Chúng tôi đang nói về bất kỳ ký tự nào ngoại trừ từ. Đây là một nụ cười, một khuôn mặt căng thẳng, lông mày nhíu lại, giao tiếp bằng mắt và hơn thế nữa. Đặc biệt quan trọng ở đây là ngữ điệu - cách các từ được phát âm chính xác. Một và cùng một cụm từ có thể mang một ký tự khác, một hàm ý cảm xúc không bình đẳng.
Phản hồi không hiệu quả là yếu tố nan giải thứ tư trong giao tiếp tổ chức. Mọi người đều biết giá trị của ít nhất một số phản ứng đối với tin nhắn đã gửi. Nếu không, một trong các bên sẽ coi như giao tiếp không thành công.
Giải quyết vấn đề trong hệ thống truyền thông tổ chức
Hiện tại, một số chiến lược đã được phát triển đểkhắc phục hiệu quả các rào cản giao tiếp và nâng cao hiệu quả giao tiếp ở cấp độ nhân viên của tổ chức.
Thứ nhất, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần quan tâm đến việc phát triển kỹ năng giao tiếp của nhân viên. Phương pháp tương tác phổ biến nhất giữa các đối tượng là lắng nghe tích cực. Ý nghĩa của kỹ thuật này nằm ở khả năng người nghe có thể giúp người nói nói chính xác những gì anh ta định truyền đạt ban đầu. Có một số nguyên tắc lắng nghe tích cực:
- đặt câu hỏi, nhưng không ngắt lời người nói;
- bố trí người đối thoại với bạn, tạo bầu không khí thân thiện và ấm áp;
- hãy kiên nhẫn và tránh xung đột trong giai đoạn học tập;
- thể hiện sự đồng cảm và quan tâm đến người đối thoại;
- cố gắng vô hiệu hóa những phiền nhiễu, tránh sự can thiệp từ bên ngoài.
Thứ hai, các sếp cần làm rõ mong muốn và ý tưởng của bản thân trước khi chuyển giao. Cần thường xuyên suy nghĩ và phân tích các vấn đề, vấn đề cần làm đối tượng truyền tải.
Giao tiếp tổ chức hiệu quả có thể đạt được thông qua việc sử dụng các kỹ thuật như đưa ra phản hồi, "nhìn từ bên ngoài", nhạy cảm với các vấn đề tiềm ẩn, v.v.
Giao tiếp giữa các cá nhân
Bất kỳ hình thức giao tiếp tổ chức nào sẽ chỉ được coi là thành công khi các yếu tố chính của nó được hình thành về mặt chất lượng -hiện tượng giao tiếp giữa các cá nhân. Làm thế nào để thiết kế chính xác giao tiếp giữa hai hoặc nhiều đối tượng? Để bắt đầu, có một số nguyên tắc cần ghi nhớ:
- không thể đảo ngược việc phá hủy những gì đã nói hoặc đã gửi;
- phản hồi như một điều kiện tất yếu của quá trình giao tiếp;
- không thể thay đổi và tất yếu của giao tiếp giữa các cá nhân trong xã hội.
Có ba hình thức giao tiếp chính. Đây là một đoạn đối thoại, độc thoại và đa thoại được nhiều người biết đến. Đây là hình thức thứ hai đóng một vai trò đặc biệt trong việc xây dựng một hình thức giao tiếp có tổ chức.
Cách tối ưu hóa quy trình giao tiếp
Đặc biệt chú ý đến phản hồi. Nó là một yếu tố thiết yếu của giao tiếp tổ chức. Không thể đánh giá thấp vai trò của thành phần này. Đó là phản hồi làm cho quá trình giao tiếp có chất lượng và hiệu quả nhất.
Hãy nhớ rằng phản hồi phải kịp thời và có cấu trúc rõ ràng. Nó phải chứa một thông điệp gốc được diễn giải và một số câu hỏi làm rõ. Không mong muốn đánh giá thông điệp ban đầu - cả tiêu cực và tích cực.
Cách phổ biến và đáng tin cậy nhất để nhận phản hồi là đặt câu hỏi. Thông thường, chúng là cần thiết để so sánh tin nhắn đến với những gì người nhận muốn nghe ban đầu. Tương tự với người gửi: anh ta có thể đặt thêm câu hỏi cho người nhận để so sánh tài liệu đã gửi với tài liệu ban đầu được cho là được xây dựng.
Đối vớiquản lý hiệu quả thông tin liên lạc của tổ chức, cần cố gắng phát triển các kỹ năng giao tiếp kỹ thuật của nhân viên - cụ thể là viết bản ghi nhớ, sử dụng fax, e-mail, v.v.
Hệ thống quản lý và văn hóa giao tiếp phải được thiết lập rõ ràng. Các tổ chức hiện đại có thể sử dụng "đường dây nóng" của một loại hình công ty - khi nhân viên có thể sử dụng trao đổi thông tin bất cứ lúc nào, đặt câu hỏi làm sáng tỏ, bày tỏ suy nghĩ và đánh giá của họ, tổ chức các buổi dã ngoại chung, du ngoạn, v.v. Tất cả đều là những ví dụ không chính thức về giao tiếp tổ chức.
Vì vậy, có khá nhiều cách để nâng cao hiệu quả của giao tiếp tổ chức. Đồng thời, một câu hỏi vẫn còn liên quan: tại sao các thủ tục trao đổi dữ liệu và truyền thông lại cần thiết? Chúng có ý nghĩa gì và mang ý nghĩa gì? Hãy cố gắng tìm hiểu thêm.
Tầm quan trọng của giao tiếp trong quá trình tổ chức
Thời kỳ hiện đại quá trình giao tiếp phát triển cho phép chúng ta đánh giá hiện tượng này như một sản phẩm do nhu cầu của nền sản xuất xã hội quyết định. Các yếu tố truyền thống như lao động, đất đai và vốn sẽ chỉ hoạt động nếu các thủ tục trao đổi dữ liệu và liên lạc được sử dụng hiệu quả.
Truyền thông được hiểu là một hệ thống truyền tải và phản hồi thông tin. Đây là sự trao đổi kiến thức, sở hữu trí tuệ, các loại thông tin, v.v. Thủ tục cho các hoạt động giao tiếp quản lý chuyên biệt được nêu rõ trongmột loại hình dịch vụ chuyên nghiệp đặc biệt, với mục đích là hình thành và phát triển có hiệu quả tất cả các loại vốn của tổ chức. Mục tiêu này chỉ có thể đạt được thông qua việc sử dụng các công nghệ, công cụ, phương pháp và cơ chế đặc biệt để truyền tải thông tin.
Người ta biết rằng không có giao tiếp thì không có giao tiếp, và không có giao tiếp thì không thể có câu hỏi về sự tồn tại của bất kỳ nhóm nào. Vì vậy, giao tiếp là điều kiện quyết định sự phát triển của nhóm và cuộc sống của nhóm.
Mọi thông tin liên lạc có thể được chia thành hai nhóm: chính thức và không chính thức. Nhóm thứ nhất bao gồm các yếu tố thuộc loại quy định, tức là những yếu tố diễn ra trong quá trình kiểm soát. Các loại hình giao tiếp không chính thức có tỷ trọng nhỏ hơn. Chúng phát sinh một cách tự phát và hầu hết thường không được thảo luận. Đồng thời, mỗi nhân viên nhận thức được thực tế về sự tồn tại của họ.
Người quản lý hoặc người lãnh đạo khác phải thông thạo các phương tiện giao tiếp. Trách nhiệm của anh ấy bao gồm việc sử dụng chính xác các công cụ nhận được trong quá trình giao tiếp, vượt qua các rào cản và rào cản.
Hành vi giao tiếp của tổ chức là truyền tải thông tin đến các nhà quản lý và các quyết định cho những người thực hiện. Không có quy trình giao tiếp thì không thể xây dựng tổ chức cũng như đảm bảo sự phối hợp hoạt động của con người.
Vì vậy, quy trình truyền thông tin giúp ích trong mọi việc: nó cho phép bạn cung cấp kết nối giữa một tổ chức cụ thể và môi trường bên ngoài, để tổ chứcsự tương tác của tất cả các chức năng quản lý và tính nhất quán của các quyết định được đưa ra.
Các loại mạng truyền thông
Khi nói về hệ thống thông tin liên lạc của tổ chức, cần phải duy nhất khái niệm về mạng lưới truyền thông. Hai đơn vị tổ chức được kết nối bởi một đường được gọi là một kênh. Tại thời điểm chuyển giao thông tin, một kênh có thể liên kết hai hoặc nhiều đơn vị tổ chức. Đây là cách mạng thông tin được hình thành - một điều khá phổ biến đối với bất kỳ tổ chức nào.
Mạng mở và đóng. Những cái mở không có rào cản đối với dòng thông tin qua các kênh có sẵn. Ví dụ, đây là một "chuỗi" - một kết nối tuyến tính để truyền thông tin. "Chuỗi" hiệu quả đối với các hoạt động thường xuyên, lặp đi lặp lại, nhưng kém phù hợp để làm việc trong các điều kiện thay đổi liên tục. Một chương trình tương tự là "Bánh xe". Mọi thông tin sớm muộn sẽ đến tay nhân viên chiếm vị trí trung tâm.
Mạng đóng bị hạn chế về cách phổ biến thông tin. Chúng được sử dụng bởi các tổ chức giữ bí mật thương mại.
