Đảm bảo hoạt động hiệu quả của bất kỳ doanh nghiệp nào gắn liền với việc tổ chức dòng tài liệu phù hợp. Một tầm quan trọng không nhỏ là việc kiểm soát thời hạn thi hành các văn bản. Thực tế là cả nhân viên bình thường và người đứng đầu bộ phận đều phải chịu trách nhiệm về việc giải quyết kịp thời và đúng đắn các vấn đề có trong tài liệu. Tiếp theo, hãy xem xét thời hạn thực hiện các tài liệu là gì.
Thông tin chung
Thời hạn thi hành các văn bản được quy định bởi các quy định, nghị quyết hoặc các giấy tờ tổ chức và hành chính.
Sự sẵn có của hệ thống thông tin và tài liệu tham khảo tại doanh nghiệp giúp tìm kiếm nhanh chóng các tài liệu đã đăng ký bằng bất kỳ dấu hiệu nào. Đặc biệt, trong quá trình đăng ký, các chi tiết cơ bản của tài liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu: số đến / số đi, thông tin về người gửi và người nhận, ngày đến hạn, v.v.
Phân loại
Có các điều khoản riêng và tiêu chuẩnthi hành các văn bản. Sau này được xác định bởi luật pháp. Cụ thể, chúng bao gồm thời hạn thực hiện các chỉ thị từ Chính phủ, người đứng đầu cơ cấu hành pháp liên bang, yêu cầu của quốc hội, kháng nghị dân sự, nghị quyết / quyết định của cơ quan quản lý các tổ chức thương mại, v.v.
Thời hạn thực hiện các tài liệu của từng cá nhân được xác định, như một quy luật, trực tiếp trong văn bản của họ hoặc trong một nghị quyết. Đặc biệt, những dấu hiệu như vậy hiện diện trong các giấy tờ quản lý và hành chính, báo cáo thống kê và các báo cáo khác.
Thời hạn thực hiện các văn bản có thể được người đứng đầu xác định bằng miệng.
Quy
Trong các điều khoản của các quy định này, thời hạn thi hành các văn bản khác nhau tùy theo loại văn bản.
Ví dụ: hướng dẫn được đánh dấu là "khẩn cấp" phải được thực hiện trong vòng ba ngày kể từ ngày ký. Xin lưu ý rằng việc đếm ngược không bắt đầu từ ngày nhận được giấy, mà là từ ngày ký.
Nếu có dấu hiệu "kịp thời", thì không quá 10 ngày được phân bổ cho việc thực hiện tài liệu.
Nếu không được chỉ định, thời gian thực hiện đơn hàng không quá một tháng.
Ngày thay đổi
Trong thực tế, các tình huống thường phát sinh khi vì những lý do khách quan, không thể thực hiện một văn bản đúng hạn. Về vấn đề này, doanh nghiệp phải chấp thuận thủ tục thay đổi thời hạn thực hiện một số hành vi. Cần lưu ý rằng việc áp dụngcác quy tắc là cần thiết, nếu có thể, chỉ trong những trường hợp ngoại lệ.
Quyết định thay đổi thời hạn thực hiện văn bản chỉ có thể được thực hiện bởi nhân viên đã thiết lập nó ban đầu. Các quy tắc kinh doanh hiện tại không xác định giới hạn chuyển nhượng tối thiểu và tối đa. Do đó, ban lãnh đạo doanh nghiệp phải thiết lập chúng một cách độc lập dựa trên các yêu cầu về tính hợp lý và hợp lệ.
Theo các quy tắc chung được áp dụng trong thực tế, việc tăng khoảng thời gian được phép không quá 3 ngày. Trong trường hợp này, sáng kiến nên đến từ nhân viên được giao phó nhiệm vụ. Anh ta nên giải thích và đồng ý về việc thay đổi thời hạn thực hiện tài liệu với ban quản lý.
Chuyển lệnh
Mọi hành động liên quan đến việc thay đổi thời hạn thi hành văn bản phải được ghi lại trong các hành vi liên quan.
Việc chuyển kỳ phải chính đáng. Để thực hiện việc này, người quan tâm có thể đưa ra một trong các đề xuất sau:
- Về việc hoãn thời hạn với lý do không thể thực hiện tài liệu trong khoảng thời gian quy định.
- Có sự tham gia của những người đồng thi hành nếu người đó không có đủ quyền hạn để thực hiện mệnh lệnh.
- Vào cuộc hẹn với những người biểu diễn khác.
Cần phải nói rằng người biểu diễn cần phải nhanh chóng hành động. Không liên hệ với ban quản lý 2-3 ngày trước khi hết thời hạn.
Thao tác điều khiển
Giám sát việc tuân thủ thời hạnbài tập bao gồm:
- Khắc phục trong quá trình đăng ký tất cả các tài liệu và đơn đặt hàng của ban lãnh đạo công ty.
- Kiểm tra việc giao nhiệm vụ cho người thực hiện đúng thời hạn.
- Nhắc nhở nhân viên và trưởng các bộ phận về thời hạn sắp tới hoặc sắp hết hạn.
- Nhập thông tin vào biểu mẫu đăng ký về việc chuyển lệnh từ người thừa hành này sang người thừa hành khác, thay đổi khoảng thời gian được phân bổ cho việc thực hiện nhiệm vụ.
- Thông báo cho người quản lý về quá trình thực hiện văn bản.
- Nhập thông tin về các đơn hàng đã hoàn thành vào biểu mẫu đăng ký, xóa nhiệm vụ khỏi quyền kiểm soát.
- Hình thành các tài liệu tham khảo phân tích và báo cáo về kiểm soát thời gian.
Sắc thái
Tất cả các hành vi yêu cầu thực hiện và phản hồi phải được kiểm soát. Trong giấy tờ hành chính, các quyết định là đối tượng giám sát. Đồng thời, mỗi mục có trong chúng (tức là mỗi nhiệm vụ, bài tập) đều được kiểm soát.
Thư ký của người đứng đầu cần kiểm soát việc thực hiện mệnh lệnh bằng lời nói của người đứng đầu.
Hệ thống giám sát tự động
Gần đây, nhiều doanh nghiệp sử dụng chương trình máy tính và cơ sở dữ liệu trong công việc. Hệ thống tự động tạo thuận lợi rất nhiều cho các hoạt động của tổ chức, tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
Khi đăng ký hồ sơ, việc kiểm soát được thực hiện tự động khi điền vào cột "Ngày đến hạn". Đồng thời trên bản thân tôitài liệu có thể được đóng dấu chấp nhận để kiểm soát. Sự hiện diện của nó là cần thiết hơn cho người biểu diễn.
Để đảm bảo kiểm soát hiện tại, các nhân viên chịu trách nhiệm hàng ngày, thường là vào đầu ngày, kiểm tra danh sách các tài liệu, thời gian thực hiện mà hết hạn vào ngày đó. Trong các doanh nghiệp sử dụng hệ thống e-mail nội bộ, các cảnh báo về thời gian sắp hết hạn được gửi đến máy tính của người biểu diễn theo cách thức tự động. Bạn cũng có thể đặt phần mềm tự động in các loại giấy thích hợp.
Hoàn thành nhiệm vụ dài hạn
Kiểm soát việc thực hiện các văn bản có chứa các chỉ dẫn phức tạp được thực hiện theo từng giai đoạn. Nó bao gồm giám sát hiện tại, phòng ngừa và theo dõi.
Việc kiểm soát hiện tại đã được thảo luận ở trên. Giám sát phòng ngừa được thực hiện trên các tài liệu, thời hạn sẽ hết trong 2-3 ngày. Theo đó, người lao động vẫn có thời gian để hoàn thành nhiệm vụ.
Lệnh bị xóa khỏi quyền kiểm soát sau khi thực hiện. Nó có thể được thể hiện trong việc biên dịch và gửi phản hồi, nhận xác nhận dạng văn bản, v.v. Kết quả của việc thực hiện được ghi lại trong thẻ đăng ký. Nó cũng cho biết ngày thực hiện, số trường hợp mà bài báo được nộp.
Kiểm soát cuối cùng
Nó được cung cấp, theo quy luật, tại các doanh nghiệp lớn. Việc giám sát cuối cùng được thực hiện bởi các nhân viên chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện các chỉ thị hoặc thư ký.
Thông thường, công ty đặt tần suất giám sát. Việc giám sát có thể được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc hàng tuần. Trên thực tế, kiểm soát cuối cùng là đánh giá về kỷ luật hoạt động tại doanh nghiệp và trong các bộ phận cấu trúc của nó.
FZ № 229
Một trong những hình thức bảo vệ quyền lợi của các chủ thể là tố tụng tư pháp. Trong thực tế, các yêu cầu phổ biến nhất được coi là các tuyên bố đòi bồi thường cho một số hành vi vi phạm quyền. Các thủ tục như vậy kết thúc bằng thủ tục cưỡng chế.
Sau khi quyết định về trường hợp này có hiệu lực, người nộp đơn sẽ được ban hành các văn bản hành pháp. Thời hạn hoàn thành các yêu cầu đối với họ do nhân viên của FSSP (thừa phát lại) xác định.
Trong Phần 1 30 của Điều khoản FZ số 229, quy định rằng cơ sở để bắt đầu thủ tục tố tụng là văn bản hành pháp và tuyên bố của nguyên đơn. Các giấy tờ này được xuất trình tại nơi áp dụng các biện pháp cưỡng chế theo quy định của pháp luật, được xác định theo quy định tại Điều. 33 trong số các hành động quy chuẩn đã nói.
Thời hạn gửi tài liệu để thực hiện là 3 ngày kể từ ngày nộp cho bộ phận FSSP. Một IL (lệnh hành pháp) bao gồm yêu cầu trả lại một đứa trẻ bị chuyển giao hoặc bị giam giữ bất hợp pháp ở Liên bang Nga, để thực hiện các quyền tiếp cận liên quan đến cháu theo điều ước quốc tế, cũng như yêu cầu tìm kiếm cháu, được chuyển đến thừa phát lại không muộn hơn ngày hôm sau sau khi vào FSSP.
Bắt đầu tố tụng hoặc từ chối làm như vậydo nghị định ban hành. Được phát hành trong vòng 3 ngày kể từ ngày Thừa phát lại nhận tài liệu.
Nếu IL phải được thực hiện ngay lập tức, sau khi được chấp nhận vào đơn vị FSSP, nó sẽ được chuyển cho một nhân viên có quyền hạn đến nơi thực hiện. Nếu vắng mặt thì Thừa phát lại khác nhận tài liệu. Trong trường hợp này, quyết định mở sản xuất hoặc từ chối phải được đưa ra không muộn hơn một ngày sau khi tham gia Dịch vụ.
Nếu văn bản chấp hành được đưa vào FSSP lần đầu tiên, thừa phát lại xác định khoảng thời gian tự nguyện thực hiện lệnh chấp hành. Thời hạn liên quan được nêu trong nghị quyết về việc bắt đầu tố tụng. Đồng thời, Thừa phát lại có nghĩa vụ cảnh báo con nợ về khả năng bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế sau khi hết thời hạn được giao tự nguyện thi hành. Con nợ cũng được thông báo rằng anh ta sẽ phải trả các chi phí thực hiện các hành động được quy định tại Điều 112 và 116 của Luật Liên bang số 229, cũng như một khoản phí thực hiện.
Thuật ngữ chỉ việc thực hiện tự nguyện văn bản điều hành, phù hợp với Phần 12 của Điều khoản. 30 tương đương với năm ngày. Việc tính toán bắt đầu từ ngày con nợ nhận được quyết toán. Trong trường hợp trốn tránh việc thực hiện các yêu cầu, người có nghĩa vụ sẽ được thông báo về việc bắt đầu quá trình cưỡng chế. Ví dụ, luật quy định các biện pháp như tịch thu tài sản sau khi bán nó.
