Kiểm soát và kiểm toán nội bộ nên tự hào về vị trí của bất kỳ công ty nào có nguồn lực hạn chế và không muốn phá sản. Trong phạm vi rộng lớn của nước Nga, khía cạnh này không mất đi sự phù hợp cả về lập pháp lẫn thể chế và chuyên môn. Vậy tổ chức kiểm toán nội bộ là gì?
Đối phó với thuật ngữ
Chúng ta hãy chú ý đến các khái niệm cơ bản và trước hết chúng ta sẽ phân tích kiểm toán nội bộ là gì. Cụm từ này được sử dụng để chỉ các hoạt động được quy định bởi các văn bản nội bộ của tổ chức nhằm kiểm soát các khía cạnh khác nhau của công việc của cơ cấu và đơn vị quản lý, được thực hiện bởi đại diện của cơ quan có thẩm quyền trong khuôn khổ đã thiết lập.
Người tiêu dùng thông tin cuối cùng có thể là hội đồng quản trị, đại hội đồng cổ đông hoặc thành viên của công ty, cơ quan điều hành, v.v.
Mục tiêu theo đuổi là giúp ban quản lý liên kết kiểm soát hiệu quả các yếu tố khác nhau của hệ thống. Nhiệm vụ chinh -cung cấp thông tin đáng tin cậy về các vấn đề khác nhau đang được quan tâm. Kiểm toán viên nội bộ thực hiện các chức năng chung:
- Đánh giá tính đầy đủ của (các) hệ thống kiểm soát. Điều này có nghĩa là tiến hành kiểm tra các liên kết, đưa ra các đề xuất hợp lý và hợp lý nhằm loại bỏ những thiếu sót đã xác định, cũng như chuẩn bị các khuyến nghị để tăng hiệu quả quản lý.
- Đánh giá hiệu suất. Nó ngụ ý việc trình bày các đánh giá của chuyên gia về các khía cạnh khác nhau của hoạt động của các tổ chức, cũng như việc cung cấp các đề xuất hợp lý về mặt cải tiến của họ.
Đa dạng về loài
Hệ thống kiểm toán nội bộ có thể là gì? Đánh dấu:
- Đánh giá chức năng của (các) hệ thống quản lý. Nó được thực hiện để đánh giá năng suất và hiệu quả của bất kỳ bộ phận nào của hoạt động kinh tế.
- Kiểm toán chức năng chéo. Đánh giá chất lượng thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, cũng như sự liên kết và tương tác trong quốc gia.
- Kiểm toán tổ chức và công nghệ đối với (các) hệ thống quản lý. Nó được hiển thị trong việc kiểm soát các liên kết khác nhau. Mọi thứ liên quan đến quản lý đều được quan tâm. Đặc biệt chú ý đến tính hợp lý về công nghệ và / hoặc tổ chức.
- Kiểm toán các hoạt động. Nó bao gồm việc thực hiện một cuộc khảo sát khách quan và phân tích toàn diện về tất cả các lĩnh vực công việc và các dự án đang thực hiện để xác định các cơ hội cải tiến. Ngoài ra,xác minh các yếu tố liên kết tổ chức với môi trường bên ngoài có thể được đưa ra. Ví dụ bao gồm kết nối chuyên nghiệp, hình ảnh và những thứ tương tự. Tại đây, các đánh giá viên phải đối mặt với câu hỏi tìm ra điểm mạnh và điểm yếu trong công việc của tổ chức và đánh giá sự ổn định của vị trí của tổ chức đó trong các hệ thống cấp cao hơn và triển vọng phát triển và tăng trưởng.
- Nếu một cuộc đánh giá được thực hiện đồng thời ở bốn điểm trước đó, thì cuộc đánh giá đó được chỉ định là một cuộc đánh giá toàn diện đối với hệ thống quản lý của tổ chức.
- Kiểm tra việc tuân thủ các quy định. Trong trường hợp này, việc tuân thủ các luật, quy định và hướng dẫn của các cơ quan quản lý về cơ cấu tổ chức được thiết lập hay không.
- Kiểm tra sự phù hợp. Nó ngụ ý việc thực hiện quyền kiểm soát đối với các hoạt động của các quan chức về tính hợp lý, hợp lý, hợp lý, hữu ích, hiệu lực của các quyết định của họ.
Khía cạnh lý thuyết về xây dựng hệ thống
Vì vậy, chúng tôi đã xem xét các điểm lý thuyết. Nhưng dịch vụ kiểm toán nội bộ được hình thành như thế nào? Ban đầu, ban quản trị xây dựng chính sách và các quy trình thực thi của công ty. Nhưng không phải lúc nào nhân viên cũng hiểu được họ, họ thường bỏ qua chúng, và người quản lý đôi khi không có đủ thời gian để kiểm tra và phát hiện những thiếu sót kịp thời. Chính vì mục đích này mà dịch vụ kiểm toán nội bộ đã được tạo ra. Nhiệm vụ của họ là giúp các nhà quản lý trong các vấn đề kiểm soát, cung cấp biện pháp bảo vệ chống lại việc lạm dụng chức vụ và sai sót, xác định các khu vực rủi ro và công việcvề việc loại bỏ những thiếu hụt hoặc thiếu hụt trong tương lai. Ngoài ra, chúng có thể giúp xác định và loại bỏ các điểm yếu trong hệ thống quản lý. Tất cả điều này nên được thảo luận với các cơ quan cao nhất, nơi thông tin được thu thập.
Các giai đoạn xây dựng hệ thống
Giả sử chúng ta cần đảm bảo một cuộc kiểm toán nội bộ hoàn chỉnh và chất lượng cao trong doanh nghiệp. Để làm được điều này, bạn nên tổ chức một quy trình gồm nhiều giai đoạn, bao gồm các bước sau:
- Phân tích quan trọng theo sau là so sánh các mục tiêu kinh tế đã xác định trước đó về hoạt động của tổ chức, chiến lược và chiến thuật của cơ cấu, quá trình hành động được áp dụng, các cơ hội.
- Phát triển và sau đó ghi lại một khái niệm kinh doanh được cải tiến phản ánh tất cả các nhu cầu và nhu cầu. Nó cũng cần cung cấp một loạt các biện pháp cho phép nó được thực hiện và phát triển thành công trong tương lai. Ngoài ra, cần lưu ý những điểm quan trọng nhất. Đối với họ, có thể chuẩn bị các điều khoản riêng có ảnh hưởng đến nhân sự, kế toán, cung ứng, tiếp thị, đổi mới, sản xuất và công nghệ, chính sách tài chính và đầu tư. Chúng phải dựa trên sự phân tích sâu sắc từng yếu tố và chọn ra những phương án phù hợp nhất cho tổ chức.
- Phân tích hiệu quả của cấu trúc hiện tại với sự điều chỉnh tiếp theo. Một điều khoản đang được phát triển có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, trong đó cần phải mô tả tất cả các liên kết của tổ chức, chỉ ra các yếu tố hành chính, chức năng và phương pháp luận.sự phụ thuộc, các lĩnh vực hoạt động, các chức năng được thực hiện, các quy định của các mối quan hệ. Một lược đồ quy trình làm việc cũng được tạo.
- Thành lập đơn vị kiểm toán nội bộ.
- Phát triển các thủ tục tiêu chuẩn. Cung cấp cho việc tạo ra các hướng dẫn chính thức để kiểm soát các giao dịch kinh tế và tài chính cụ thể. Chúng cần thiết để đánh giá mức độ chất lượng (độ tin cậy) của thông tin, quản lý tài nguyên hiệu quả và hợp lý hóa mối quan hệ giữa các chuyên gia.
Tại sao kiểm soát và kiểm toán nội bộ lại cần thiết?
Tính hiệu quả của một quyết định như vậy có thể được thể hiện trong các luận điểm sau:
- Cho phép cơ quan điều hành đảm bảo kiểm soát hiệu quả các bộ phận riêng lẻ của tổ chức.
- Kiểm tra và phân tích mục tiêu do kiểm toán viên thực hiện giúp xác định dự trữ sản xuất và đặt nền tảng để tăng hiệu quả, cũng như các lĩnh vực phát triển hứa hẹn nhất.
- Các chuyên gia có vai trò kiểm soát thường thực hiện các chức năng tư vấn liên quan đến kế toán và các dịch vụ tài chính và kinh tế, cũng như các quan chức của tổ chức chính, các chi nhánh và công ty con của tổ chức đó.
Trong những trường hợp như vậy, theo nguyên tắc, một sơ đồ chung được sử dụng để đảm bảo độ che phủ và hiệu quả tối đa. Nó trông giống như thế này:
- Phạm vi cụ thể của các vấn đề mà bộ phận kiểm toán nội bộ cần giải quyết được xác định và xác định rõ ràng. Đối với họ, một hệ thống các mục tiêu được tạo ra, tương ứng vớichính sách của công ty.
- Các chức năng chính cần thiết để đạt được mục tiêu được xác định.
- Kết hợp cùng một loại chỉ số thành các nhóm và tạo ra các đơn vị cấu trúc dựa trên cơ sở của chúng chuyên xử lý, thực hiện và đạt được thành tích của chúng.
- Một kế hoạch quan hệ đang được phát triển để xác định nhiệm vụ, quyền và trách nhiệm. Điều này cần được thực hiện cho từng đơn vị cấu trúc, ghi lại kết quả trong các quy định và mô tả công việc.
- Sự kết nối tất cả các yếu tố của hệ thống thành một tổng thể duy nhất. Xác định tình trạng tổ chức.
- Tích hợp bộ phận kiểm toán nội bộ vào các bộ phận khác của cơ cấu quản lý doanh nghiệp.
- Phát triển các tiêu chuẩn công việc nội bộ.
Sau đó, chúng ta có thể nói về việc tiến hành kiểm toán nội bộ.
Về nguyên tắc và yêu cầu
Cần phải làm gì để có được một hệ thống hiệu quả? Để làm được điều này, cần đảm bảo tuân thủ các điểm sau:
- Nguyên tắc trách nhiệm. Nó quy định rằng khi có kiểm toán nội bộ, người (nhóm người) thực hiện kiểm toán phải chịu trách nhiệm kỷ luật, hành chính và kinh tế do thực hiện không đúng nhiệm vụ của họ.
- Nguyên tắc cân bằng. Liên kết chặt chẽ với cái trước. Nó chỉ ra rằng kiểm toán viên không thể được giao các chức năng kiểm soát mà không cung cấp các phương tiện để thực hiện chúng. Ngoài ra, không nên phát hành thêm gì sẽ không được sử dụng trong hoạt động công việc.
- Nguyên tắc báo cáo kịp thời các sai lệch. Ông nói rằng bất kỳ thông tin bổ sung nào được tiết lộ trong giai đoạn đánh giá nội bộ đang được thực hiện nên được chuyển đến liên kết quản lý càng sớm càng tốt. Nếu yêu cầu này không được đáp ứng và các sai lệch không mong muốn ngày càng trầm trọng, thì ý nghĩa của việc kiểm soát sẽ mất đi.
- Nguyên tắc về sự tương ứng giữa hệ thống được quản lý và điều hành. Nó nói rằng hệ thống kiểm soát phải đủ linh hoạt để cho phép xác minh dữ liệu hiệu quả và đầy đủ.
- Nguyên tắc của sự phức tạp. Nó nói rằng kiểm soát và kiểm toán nội bộ chính thức nên bao gồm các đối tượng thuộc các loại khác nhau.
- Nguyên tắc phân tách nhiệm vụ. Nó cung cấp sự phân chia chức năng giữa các chuyên gia theo cách họ giảm thiểu việc lạm dụng quyền lực và không cho phép các cá nhân che giấu sự thật có vấn đề.
- Nguyên tắc chấp thuận và cho phép. Nó quy định rằng sự phối hợp chính thức của tất cả các hoạt động kinh tế và tài chính đang diễn ra của các quan chức có liên quan trong quyền hạn của họ phải được đảm bảo.
Yêu cầu cơ bản để thành công
Chúng tôi đã kiểm toán nội bộ khá tốt. Các phẩm chất cần thiết để tăng mức độ hiệu quả là:
- Khiếu nại vi phạm. Cung cấp nhu cầu tạo ra các điều kiện cụ thể đặt tổ chức hoặc nhân viên của tổ chức (nhóm của họ) vào thế bất lợi và kích thích loại bỏ các sai lệch.
- Tránh tập trung quá nhiều quyền kiểm soát chính vào một người có thể dẫn đến báo cáo sai và / hoặc lạm dụng.
- Đòi sự quan tâm của chính quyền. Phải đảm bảo sự hợp tác công bằng và lẫn nhau của các quan chức kiểm soát và quản lý.
- Yêu cầu về tính phù hợp (có thể chấp nhận được) của phương pháp kiểm soát nội bộ. Với điều kiện là các mục tiêu và mục tiêu phải hợp lý và có hiệu lực cũng như việc phân bổ các chức năng được thực hiện.
- Nhu cầu cải tiến và phát triển không ngừng. Theo thời gian, ngay cả những phương pháp tiên tiến nhất cũng trở nên lỗi thời. Do đó, hệ thống phải linh hoạt và thích ứng với các nhiệm vụ mới, ngay cả khi có sự điều chỉnh.
- Yêu cầu ưu tiên. Kiểm soát các hoạt động nhỏ không được phân tâm khỏi các nhiệm vụ thực sự quan trọng.
- Loại trừ các bước kiểm soát không cần thiết. Cần tổ chức các hoạt động một cách hợp lý, không tốn thêm kinh phí và nhân công.
- Yêu cầu trách nhiệm duy nhất. Yêu cầu hành động và quan sát phải từ một trung tâm (cá nhân hoặc nhóm cụ thể).
- Yêu cầu của quy định. Hiệu quả của hệ thống giám sát nội bộ trực tiếp phụ thuộc vào những gì và bao nhiêu vấn đề đã được tài liệu quy định dự đoán trước.
- Yêu cầu thay thế chức năng tiềm năng. Nếu một đơn vị kiểm soát nội bộ đã tạm thời rút khỏi quy trình soát xét, điều này sẽ không ảnh hưởng xấu đến các thủ tục hoặc làm gián đoạn các hoạt động.
Về hiệu quả và hiệu quả
Khi so sánh kiểm toán bên ngoài và nội bộ, hai nhóm quan trọng hình thành, mỗi nhóm có tầm nhìn riêng về những gì phù hợp nhất. Họ ủng hộ lập trường của mình bằng những lập luận khá trọng lượng. Do đó, một cuộc đánh giá nội bộ tốt có thể dựa trên kiến thức về các cơ chế nội bộ trong tổ chức và xác định được nhiều điểm tiềm ẩn nguy hiểm hoặc có triển vọng, trong khi sự tham gia của các chuyên gia bên ngoài cho phép giảm thiểu sự thông cảm của cá nhân và đảm bảo tính khách quan của cuộc đánh giá. Nói chung, mỗi tổ chức, tùy thuộc vào hoàn cảnh, sẽ đưa ra quyết định độc lập về việc sử dụng dịch vụ của ai, nhưng người quản lý có thể cải thiện kết quả công việc của họ hay không.
Làm thế nào để cải thiện hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ?
Tất cả chúng ta đều muốn nhiều hơn với ít tài nguyên hơn. Có thể xem xét quá trình kiểm toán nội bộ và tăng hiệu quả của nó không? Khá. Cần phải làm gì cho việc này? Phương án đơn giản nhất là xây dựng các chuẩn mực đạo đức và tiêu chuẩn nghề nghiệp. Nếu họ đầy đủ, thì một trong những sự tuân thủ của họ sẽ cho phép đạt được chất lượng công việc cao.
Ngoài ra, quản lý cấp cao nên đánh giá định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ. Thanh tra phải làm gì? Chân dung lý tưởng của họ là gì? Viện Kiểm toán nội bộ đã hoạt động tại Hoa Kỳ từ năm 1941. Ở Liên bang Nga, cấu trúc này mới bắt đầu xuất hiện, vì vậy chúng tôi sử dụng kinh nghiệm của các đồng nghiệp nước ngoài. Viện kiểm toán nội bộban hành một số tài liệu khuyến nghị, trong đó đặt cược chính vào:
- Độc lập. Vô tư thực hiện nhiệm vụ của họ và biểu hiện của các phán đoán khách quan được ngụ ý. Đồng thời, bạn không cần phải dựa vào đánh giá của đồng nghiệp.
- Khách quan. Điểm này tiếp nối trực tiếp từ điểm trước. Tính khách quan đòi hỏi công việc phải được thực hiện với kỹ năng và tính chính trực. Khi biên soạn báo cáo, chuyên gia phải tách biệt rõ ràng thực tế khỏi suy đoán.
- Trung thành. Điều này ngụ ý rằng kiểm toán viên nội bộ không được cố ý tham gia vào các hoạt động không phù hợp hoặc bất hợp pháp có thể khiến kết quả bị mất uy tín.
- Trách nhiệm. Người ta cho rằng chuyên gia phải thực hiện công việc hoàn toàn trong khả năng và năng lực chuyên môn của họ. Anh ta cũng phải chịu trách nhiệm về hành động của mình.
- Bảo mật. Cần phải cẩn thận trong việc sử dụng thông tin được truy cập trong quá trình làm việc.
Ví dụ cuối cùng
Đó là phần cuối của bài viết. Chúng tôi đã xem xét kiểm toán nội bộ là gì. Một ví dụ sẽ củng cố kiến thức thu được. Giả sử chúng ta có một cấu trúc thương mại. Đột nhiên, một sự sụt giảm doanh thu bắt đầu được ghi nhận, mặc dù khối lượng công việc và doanh thu không thay đổi. Để tìm ra lý do, một cuộc kiểm toán tài chính nội bộ bắt đầu. Ban đầu, có một người quen với tài liệu mô tả chuyển động của các quỹ,hoạt động và những thứ tương tự. Tính đúng đắn của thiết kế và không có dấu hiệu giả mạo đang được nghiên cứu. Trong trường hợp này, nếu không phát hiện được điều gì đáng ngờ thì kiểm toán tài chính nội bộ chuyển sang giai đoạn đối chiếu giữa tình hình thực tế và tình hình hiển thị trên tài liệu. Ví dụ, nó kiểm tra trong kho xem các vật liệu được chỉ định, khoảng trống, các mảnh thiết bị có thực sự tồn tại hay không. Vật tư tiêu hao cũng được chú ý. Vì vậy, nếu một chiếc ô tô đi 100 km một ngày và đồng thời tiêu tốn 50 lít xăng, điều này nên đáng nghi ngờ. Cần phải nghiên cứu cẩn thận tất cả các khía cạnh có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt, lãng phí và trộm cắp. Sau khi hoàn thành đánh giá nội bộ, tài liệu phải được gửi ngay cho quản lý cấp cao để ngăn ngừa sự trầm trọng thêm của các vấn đề đã xác định và để tạo điều kiện cho việc áp dụng hành động khắc phục nhanh chóng thích hợp.
