Mọi ngành nghề đều yêu cầu một cách cư xử nhất định. Đó là những cách cư xử được gọi là nghi thức kinh doanh chuyên nghiệp. Như một quy luật, được hoàn toàn tuân theo bởi tất cả các thành viên của tổ chức.
Người ta chỉ cần suy nghĩ trong giây lát việc giao tiếp trong vòng tròn làm việc sẽ như thế nào nếu các nghi thức chuyên nghiệp không được tôn trọng. Không chắc các đối tác kinh doanh có thể đạt được các thỏa thuận trong những điều kiện bất lợi, và các đồng nghiệp chỉ đơn giản là không tôn trọng ý kiến và lập trường của nhau. Cần xem xét những điều cơ bản của nghi thức văn phòng và chuyên nghiệp là gì, chúng dựa trên điều gì và nhiệm vụ của chúng là gì.
Đó là gì và tại sao phải theo dõi?
Nghi thức kinh doanh là khả năng duy trì bầu không khí dễ chịu tại nơi làm việc, thái độ lịch sự và tôn trọng đối với cấp quản lý, đồng nghiệp và nhân viên cấp dưới. Các quy tắc của nghi thức nghề nghiệp có thể thay đổi một chút từ tổ chức này sang tổ chức khác. Tuy nhiên, có một số điều khoản chung áp dụng ở hầu hết mọi nơi và cho hầu hết các ngành chuyên nghiệp.
Mục tiêuĐạo đức nghề nghiệp và các nghi thức công sở là xây dựng các mối quan hệ kinh doanh có giá trị và đáng trân trọng với đồng nghiệp và đối tác. Thời điểm này rất quan trọng đối với bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào, vì nó tạo ra một môi trường mà tất cả các thành viên trong tổ chức đều cảm thấy an toàn, thoải mái và thư giãn.
Bây giờ đã trở nên rõ ràng về các nghi thức kinh doanh, cần xem xét các quy tắc cơ bản của nó là gì. Sau khi ghi nhớ chúng, bất kỳ người nào cũng có thể xuất hiện trước các đối tác và đồng nghiệp dưới hình thức một người đối thoại lịch sự mà họ cảm thấy dễ chịu khi giao dịch.
Luôn đứng dậy khi thực hiện
Trong văn phòng hoặc chỉ trong môi trường kinh doanh, mọi người nên đứng lên khi được giới thiệu với ai đó hoặc được giới thiệu trong công ty có nhiều người. Nếu một người không thể đứng dậy do bị bất ngờ, ít nhất họ nên cố gắng rướn người về phía trước hoặc vươn tay để bắt tay.
Cảm ơn phải phù hợp và kín đáo
Nhiều người thường mắc sai lầm trong quá trình bày tỏ lòng biết ơn đối với đồng nghiệp hoặc đối tác. Nếu từ "cảm ơn" được lặp đi lặp lại nhiều lần, nó sẽ mất giá trị.
Khi một người được cung cấp một dịch vụ, anh ta cố gắng nhấn mạnh rằng điều đó rất quan trọng và dễ chịu đối với anh ta, nhưng đôi khi cảm xúc chiếm ưu thế và việc bày tỏ lòng biết ơn biến thành một dòng lời khen và danh dự vô ích. Tuy nhiên, đạo đức nghề nghiệp và phép xã giao không chấp nhận điều này. Điều quan trọng cần nhớ là bạn không thể cảm ơn một người vìnói nhiều hơn một lần hoặc (nhiều nhất) hai lần, nếu không sẽ khiến người tạ ơn trông hơi tuyệt vọng và bất lực.
Trước khi bước vào văn phòng của ai đó, bạn cần gõ
Văn phòng của một người là không gian cá nhân của anh ta. Bạn không nên vi phạm ranh giới của ai đó bằng cách đơn giản là đột nhập vào đó. Tiếng gõ cửa là một tín hiệu cho thấy cửa sẽ mở và sẽ có người vào. Một người có vài giây để làm gián đoạn công việc, điều chỉnh và chú ý đến tin nhắn đến.
Không bao giờ nhập không báo trước. Nếu chúng ta đang nói về công việc, thì không ai hoàn toàn có quyền làm gián đoạn công việc của ai đó với vẻ ngoài bất cẩn, bởi vì một người tại một thời điểm cụ thể đang thực hiện chức năng của mình đã được giao phó. Điều quan trọng là tôn trọng không gian và sự riêng tư của người khác.
Nếu cửa văn phòng đang mở (nhưng rõ ràng là người đó đang đắm chìm trong công việc), bạn nên cảnh báo về ngoại hình của mình. Để làm được điều này, bạn chỉ cần gõ nhẹ vào ô cửa.
Bắt chéo chân thì nên tránh
Bắt chéo chân trong môi trường kinh doanh hoặc trong cuộc họp là rất không phù hợp. Mặc dù cả nam giới và phụ nữ đều có xu hướng làm điều đó rất thường xuyên. Tuy nhiên, phải tránh tư thế này bằng mọi giá.
Nếu vì lý do nào đó bạn thực sự cần bắt chéo chân, điều quan trọng là bạn phải bắt chéo ở mắt cá chân chứ không phải ở đầu gối. Các nhà kinh doanh có kinh nghiệm hoặc chỉ là các nhà quản lý chuyên nghiệp biết rằng khoanh chân hoặc khoanh tay là tín hiệu cho thấy một người chỉ đơn giản làkhông muốn tiếp tục giao tiếp hoặc không đồng ý với ý kiến của người khác. Nhưng tại sao lại cho người khác cơ hội đọc mình bằng cử chỉ, giống như một cuốn sách đang mở? Tốt hơn hết là đừng tự thỏa hiệp với hành vi của chính mình và giữ bình tĩnh trong mọi tình huống.
Dấu chỉ mục phải được thực hiện bằng một lòng bàn tay mở
Cử chỉ chỉ tay thường được sử dụng trong môi trường kinh doanh. Nó có thể được một người sử dụng khi anh ta muốn thu hút sự chú ý của người nghe đến một thứ gì đó (biểu đồ, tài liệu, bảng, v.v.) hoặc để chỉ vào ai đó. Theo quy định, tùy chọn thứ hai được sử dụng thường xuyên nhất bởi các nhân viên chỉ huy hoặc quản lý cấp cao.
Cho dù ngụ ý của động tác này là gì thì cũng nên làm sao cho ngón trỏ chỉ vào đồ vật, các ngón khác không ấn vào lòng bàn tay, đồng thời lòng bàn tay mở ra. Như vậy, cử chỉ trỏ sẽ nhẹ nhàng hơn và không gây ra những liên tưởng xấu.
Đừng ngắt lời ai
Ý kiến của bất kỳ nhân viên nào cũng có thể có tầm quan trọng lớn trong công việc và mọi người (trong khả năng cao nhất của họ) đều có thể phát biểu ý kiến trong một cuộc thảo luận nhóm. Tuy nhiên, một người nên tuân thủ các giới hạn của sự lễ phép và nói theo các quy định đã được phê duyệt (công khai hoặc bí mật).
Nếu cần phản bác hoặc bổ sung lời nói của người đang nói, thì theo nghi thức giao tiếp chuyên nghiệp, bạn cần đợi đến khi có cơ hội mới phát biểu. Nhưng bạn không nên ngắt lời người khác.
Bạn cần xem những gì bạn nói
Mọi ngườicó thể gặp phải tình huống đồng nghiệp hoặc cấp dưới gây hiềm khích tột độ. Cho dù tình huống có nguy hiểm đến mức nào, bạn cũng cần phải bình tĩnh và theo dõi lời nói của mình.
Nếu chúng ta nói về những từ tục tĩu hoặc tục tĩu, đây là điều tuyệt đối cấm kỵ theo quan điểm của phép xã giao nghề nghiệp. Luôn luôn giao tiếp bằng lời nói và văn bản phải lịch sự và tôn trọng. Điều quan trọng là phải kiểm soát bản thân và không cho phép thể hiện sự thô lỗ, sỉ nhục hoặc coi thường đồng nghiệp, cấp dưới hoặc đối tác kinh doanh của bạn.
Cần tránh xa những lời đàm tiếu
Có thể rất lôi cuốn những câu chuyện phiếm ở văn phòng, nhưng bạn nên nhớ tránh xa nó. Nói chuyện phiếm về đồng nghiệp không chỉ làm hỏng hình ảnh của họ trong tổ chức mà còn cho thấy những người nói về họ cũng không khá hơn.
Ngay cả khi sự tò mò bị cám dỗ, đừng tham gia cùng đồng nghiệp thảo luận về những tin đồn về người khác. Bạn đặc biệt không nên bình luận.
Vấn đề đúng giờ
Dù một người bận rộn đến đâu hay giữ vị trí cao trong tổ chức, bạn phải luôn có mặt đúng giờ trong các cuộc họp và cuộc họp. Đi muộn cho thấy một người thiếu chú ý và không tôn trọng thời gian của người khác.
Nếu vì lý do nào đó mà bạn phải đến muộn, tốt hơn hết bạn nên cảnh báo về điều đó. Bạn có thể tự làm việc này hoặc thông qua trợ lý riêng.
Bạn nên cất điện thoại của mình trong thời gianđàm phán và gặp gỡ
Bạn không thể nhận cuộc gọi, trả lời tin nhắn văn bản và xem email trong các cuộc họp kinh doanh. Điều này cực kỳ khó chịu với người khác và thể hiện thái độ thiếu tôn trọng đối với những người khác có mặt tại cuộc họp.
Bạn cũng nên để điện thoại ở chế độ im lặng khi tham gia các cuộc họp, cuộc họp kinh doanh hoặc cuộc họp. Điều này sẽ tạo sự tin tưởng rằng một cuộc gọi đột ngột sẽ không gây trở ngại cho những người tham gia khác trong cuộc họp và sẽ không gây nhầm lẫn cho người nói.
Đừng đẩy ghế cho đối tác hoặc đồng nghiệp của bạn
Trong bối cảnh xã hội, việc một người đàn ông tán tỉnh một cô gái khi cô ấy ngồi xuống bàn ăn là điều có thể chấp nhận được. Để làm điều này, anh ấy đi đến phía sau của một chiếc ghế và kéo nó lên khi cô ấy ngồi xuống.
Tuy nhiên, trong một bầu không khí chuyên nghiệp, điều này là không thể chấp nhận được và thô lỗ, đặc biệt là bên ngoài các nước SNG. Theo nghi thức nghề nghiệp, nam và nữ được coi là bình đẳng tại nơi làm việc.
Bạn không thể rời khỏi sự kiện trước khi người lãnh đạo thực hiện
Việc cấp dưới rời khỏi sự kiện hoặc bữa tiệc của công ty trước khi nhân viên chỉ huy rời đi là hoàn toàn thô lỗ và không thể chấp nhận được. Theo quy định, các giám đốc không nán lại trong các lễ hội chung.
Vì vậy, nếu một người không muốn hoặc không thể ở lại với đội vì bất kỳ lý do gì, bạn cần đợi cho đến khi sếp rời khỏi sự kiện. Sau đó, bạn có thể xin lỗi và rời khỏi điểm hẹn.
Nghi thức ăn uống
Thực phẩm chỉ nên được tiêu thụ trong căng tin hoặc quán cà phê. Dùng bữa tại nơi làm việc, theo nghi thức nghề nghiệp, được coi là thiếu tế nhị. Đặc biệt nếu không gian làm việc phải được chia sẻ với các đồng nghiệp khác.
Nếu vì lý do nào đó mà không thể đến phòng ăn, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng thức ăn sẽ phải ăn trong văn phòng không có mùi khó chịu. Ngoài ra, trong tình huống như vậy, bạn nhất thiết phải dọn dẹp ngay sau bữa ăn.
Kết
Bài viết này trình bày các quy tắc cơ bản của nghi thức xã giao chuyên nghiệp, được công nhận trên toàn thế giới. Tất nhiên, ở các quốc gia khác nhau chúng sẽ được bổ sung dựa trên phong tục địa phương hoặc đặc điểm văn hóa. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nhân nào là phải biết nền tảng của đạo đức kinh doanh và một số sắc thái có thể được hoàn thiện trong quá trình hoạt động nghề nghiệp của họ.
