Tính cấp thiết của việc lập kế hoạch ngày càng tăng trong điều kiện thị trường là kết quả của việc tìm kiếm các cách thức hợp lý và hiệu quả để một công ty tồn tại trong điều kiện bất ổn. Nó là yếu tố chính trong các hoạt động của một công ty dưới bất kỳ hình thức tổ chức và pháp lý nào. Lập kế hoạch bao gồm tất cả các khía cạnh của hoạt động của công ty, và do đó có nhiều hình thức và loại hình lập kế hoạch.
Bản chất của các khái niệm
Kế hoạch là một tài liệu là kế hoạch chi tiết cho tương lai mà công ty muốn thấy trong một khoảng thời gian nhất định (kết quả là), chứa đựng các phương tiện hữu hiệu để thực hiện. Đặc điểm chính của kế hoạch là tính có mục đích của nó, vì nó được thiết kế theo cách để đảm bảo việc thực hiện mục tiêu một cách hiệu quả. Nó sẽ cung cấp những hành động nào sẽ dẫn đến mục tiêu đã định.
Đặc điểm quan trọng thứ hai của quy trình: nó là cơ sở của tất cả các chức năng quản lý khác, bởi vì không có quy trình như vậy thì không có tổ chức, quản lý con người thành công.tài nguyên và kiểm soát.
Một tính năng quan trọng khác của quy trình là tính hoàn chỉnh của nó. Điều này có nghĩa là quy trình phải là một chức năng của mọi nhà quản lý ở mọi cấp quản lý, sau đó nó trở thành một công cụ hữu ích để đạt được các mục tiêu. Các kế hoạch được lập ở các cấp độ ra quyết định khác nhau trong một tổ chức cần phải được tích hợp với nhau để giúp đưa ra các quyết định đúng đắn, đạt được mục tiêu và giám sát chúng liên tục.
Quy tắc cuối cùng là các kế hoạch phải có hiệu quả khi thực hiện. Điều này xảy ra khi việc triển khai của họ đạt được mục tiêu với ít hậu quả không mong muốn nhất và với kết quả vượt quá chi phí.
Kế hoạch phải cung cấp cơ sở lý luận để ban quản lý căn cứ vào quyết định phân bổ vốn cho các khoản chi cần thiết mà không cần phải đi sâu vào chi tiết. Kế hoạch phải càng ngắn càng tốt - không quá 6-8 trang (không bao gồm sơ đồ và các bản trình bày khác). Quá nhiều chi tiết che khuất bức tranh lớn.
Ví dụ: nếu một kế hoạch sản phẩm được trình bày bằng lời nói tại một cuộc họp hoặc cuộc họp, người quản lý sản phẩm phải có mặt để trả lời bất kỳ câu hỏi nào. Đối với các thành viên của ban quản lý cấp cao, không gì khó chịu hơn việc cuộc họp kéo dài hoặc thậm chí bị hoãn lại vì người quản lý không chuẩn bị cho nó.
Phiên bản kế hoạch bằng văn bản phải bao gồm các kết quả lịch sử, thông tin về các rủi ro và cơ hội đã xác định, dự báo bán hàng, các mục tiêu đã thiết lập, tác động của việc bán hàng đối với tài khoản lãi lỗ, tiếp thịcác mục tiêu đặt ra cho sản phẩm hoặc dây chuyền của nó, cũng như các chiến lược chính xác để đạt được mục tiêu. Nó nên bao gồm các biểu đồ (báo cáo tài chính) cho phép bạn nhanh chóng đánh giá chương trình, cũng như tác động của nó đối với tình hình trong công ty.
Hàng
Đối tượng của việc lập kế hoạch là các mục tiêu (cuối cùng và trung gian, trạng thái mong muốn của công việc), trong đó công ty có các nhiệm vụ, cách thức để đạt được các mục tiêu này, các nguồn lực cần thiết (cá nhân, vật chất, tài chính, thông tin).
Nói chung, bản thân quy trình bao gồm các hình thức dự báo, hình thức lập kế hoạch làm việc.
Dự báo dựa trên một nghiên cứu khoa học về các hiện tượng và quá trình trong tương lai, bởi vì dữ liệu quá trình là thông tin về hình dạng có thể xảy ra nhất của tương lai. Kế hoạch như một tập hợp các quyết định ngụ ý sự phát triển tích cực của công ty.
Lập trình là một tập hợp các hoạt động nhằm thiết lập một mô tả chính thức về các mục tiêu của tổ chức và xác định những cách tốt nhất để thực hiện chúng. Lập một kế hoạch cũng bao gồm thiết kế các hoạt động trong tương lai của công ty. Nó khác với lập trình chủ yếu ở chỗ một số chương trình (tùy chọn) được phát triển và kế hoạch là một.
Tài liệu này là bắt buộc đối với các tổ chức trong khi dự báo là định kiến.
Kế hoạch là một tập hợp các quyết định được đưa ra, trong khi dự báo chỉ ra các phương hướng và cách thức để đạt được mục tiêu.
Phân loại loàivà các dạng
Có nhiều cách phân loại theo nhiều loại và hình thức quy hoạch khác nhau. Việc phân chia các phương án theo một tiêu thức chủ quan liên quan đến các phương án do doanh nghiệp tự chuẩn bị. Các kế hoạch được tạo ra cho nhu cầu của một đơn vị tổ chức (ví dụ: bộ phận tiếp thị, bộ phận tài chính), một doanh nghiệp (ví dụ: chi nhánh của một công ty) hoặc toàn bộ tổ chức (công ty).
Theo tiêu chí phân loại thang đo, các dạng sau được phân biệt: kế hoạch phân mảnh và có vấn đề.
Đầu tiên trong số này bao gồm một phạm vi hẹp của các vấn đề hoặc một lĩnh vực (ví dụ: một tài liệu quảng cáo các dịch vụ của công ty).
Kế hoạch vấn đề bao gồm nhiều vấn đề hơn và tính đến tất cả dữ liệu xác định sự thành công của mục tiêu chính của công ty (ví dụ: dự báo về các hoạt động quảng cáo, có tính đến ngân sách phân bổ cho mục đích này và tiềm năng hướng phát triển khối lượng dịch vụ do công ty cung cấp).
Lập kế hoạch trong một công ty xác định trước bộ công cụ, biểu mẫu và phương pháp của chính nó. Trong số các phương pháp chính, người ta có thể chọn ra: cân bằng, thực nghiệm-thống kê, quy chuẩn, kinh tế-toán học. Các phương pháp này có thể được áp dụng cho các dạng tài liệu khác nhau.
Các loại và hình thức lập kế hoạch chính là: chiến lược, chiến thuật, hoạt động, tiếp thị, tài chính, lập kế hoạch kinh doanh.
Đặc điểm kế hoạch tài chính
Điểm chính quyết định giá trị của việc lập kế hoạch như một quá trình là tài chính. Loại tài liệu này dựa trên những điều sau đâyThông số kỹ thuật:
- nguồn tài chính công ty;
- số lượng và các loại nhu cầu tài chính;
- cơ cấu đầu tư - dài hạn và ngắn hạn;
- lượng cung tiền cần thiết và các điều khoản đầu tư;
- bảo đảm tín dụng bắt buộc;
- bảng cân đối kế toán của công ty, lợi nhuận dự kiến và dòng tiền kế hoạch (bao gồm chi phí khởi động, chi phí hoạt động và lợi nhuận);
- vay trả dự án;
- thu nhập và thuế của năm ngoái (tùy thuộc vào yêu cầu của ngân hàng);
- dự báo tài chính tiềm năng cho công ty - từ 3 đến 5 năm;
- bảng cân đối kế toán của công ty, tức là tài sản và nợ phải trả.
Đặc điểm lập kế hoạch tiếp thị
Hình thức lập kế hoạch và dự báo tiếp thị bao gồm một văn bản trong đó các mục tiêu được thiết lập, các phương tiện được chọn để đạt được chúng, phạm vi trách nhiệm của nhân viên là cố định, ngân sách và các phương pháp kiểm soát được xác định. Nó chủ yếu là một tài liệu tập trung vào các vấn đề hiện tại và hoạt động. Tuy nhiên, cần nhớ rằng phải gắn với chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch tiếp thị cho phép một công ty tổ chức các hoạt động của mình, liên kết chúng với các mục tiêu và đo lường hiệu quả và hiệu quả. Theo quy định, tài liệu này được tạo trong một năm do nhu cầu tính toán hậu quả tại doanh nghiệp.
Quy tắc tạo tài liệu tiếp thị:
- phân tích tình hình;
- thiết lập mục tiêu;
- lựa chọn các công cụ để thực hiện các nhiệm vụ;
- ngân sách;
- xác định lịch trình của các sự kiện và nhiệm vụ;
- kiểm soát thực thi.
Đặc điểm của hoạch định chiến lược
Kế hoạch chiến lược là trọng tâm giữa các loài và hình thức. Nó có thể được định nghĩa là một tập hợp các quyết định về các mục tiêu chính, định hướng của doanh nghiệp, các nguồn lực và phương pháp cần thiết để đạt được chúng.
Hoạch định chiến lược giải quyết các quyết định có hậu quả lâu dài không thể thay đổi. Đối với đối tượng của quyết định, chúng chủ yếu phản ánh các lĩnh vực hoạt động mà doanh nghiệp muốn hoạt động và các khái niệm (chiến lược) cạnh tranh trong các lĩnh vực nhất định.
Lĩnh vực kinh doanh có nghĩa là thị trường và loại sản phẩm, trong khi việc lựa chọn khái niệm cạnh tranh là xác định vị trí chiến lược hoặc phương pháp đạt được lợi thế cạnh tranh trong một số lĩnh vực hoạt động. Ví dụ, cần phải xác định liệu có trở thành nhà cung cấp hàng đầu trên thị trường đối với các sản phẩm tiêu chuẩn do giá thấp (cạnh tranh) hay không. Đây là chiến lược của người dẫn đầu về chi phí. Hoặc bạn có thể tạo ra sản phẩm của riêng mình với một số đặc điểm đặc biệt, đó là chiến lược khác biệt hóa.
Hoạch định chiến lược có tầm quan trọng lớn đối với công ty, vì nó là cách chính để xác định phương hướng, quy mô và cấu trúc phát triển của công ty. Nó được thực hiện chủ yếu bởi các cơ quan cao nhất của công ty và được thực hiện với tần suất tương đối cao.
Đặc điểm lập kế hoạch chiến thuật
Một kế hoạch chiến thuật giữa các loại và hình thức là một tập hợp các quyết định xác định các mục tiêu có liên quan gián tiếp đến các nhiệm vụ được xây dựng trong một tài liệu chiến lược. Kế hoạch cũng bao gồm các biện pháp liên quan đến các quy tắc phân bổ các nguồn lực phù hợp với các nhiệm vụ hiện tại và định nghĩa các quy tắc để sử dụng hiệu quả chúng trong việc thực hiện các nhiệm vụ này.
Tính năng lập kế hoạch hoạt động
Phương án hoạt động như một hình thức tổ chức lập kế hoạch là một tập hợp các quyết định xác định các nhiệm vụ và hành động cụ thể cần thiết để thực hiện đúng các nhiệm vụ và hành động đó vào thời gian quy định nghiêm ngặt và các điều kiện phải được tuân thủ khi thực hiện các mục tiêu và hoạt động riêng lẻ (công nghệ, kinh tế, tổ chức), cũng như các điều kiện bên ngoài (chẳng hạn như bảo vệ môi trường).
Đối tượng của hoạch định hoạt động là tất cả các quyết định phải được thực hiện liên tục trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau của công ty nhằm thực hiện chiến lược một cách kịp thời, hiệu quả và đảm bảo sự tồn tại và phát triển của công ty.
Tính năng lập kế hoạch kinh doanh
Dự báo kinh doanh là một hình thức và phương pháp lập kế hoạch phát triển công ty đặc biệt. Kế hoạch kinh doanh là một tài liệu dự báo cho việc thực hiện các lợi ích của công ty. Có thể được phân loại như sau: bên ngoài và bên trong.
Kế hoạch kinh doanh bên ngoài được sử dụng để gây quỹ trong việc thực hiện cả dự báo chiến lược (ví dụ: tài liệu phát triển) vàtài liệu điều hành (ví dụ, một kế hoạch bồi thường). Nó được gửi đến các tác nhân bên ngoài khác nhau (khách hàng, chính quyền, dư luận), nơi nó sẽ tạo ra một hình ảnh phù hợp về công ty và triển vọng phát triển của nó.
Kế hoạch kinh doanh nội bộ phục vụ trực tiếp để quản lý hoặc cải tiến quản lý và liên quan đến các đơn vị riêng lẻ, không phải tất cả các hoạt động.
Một kế hoạch kinh doanh tốt cần có các yếu tố sau:
- tóm tắt điều hành;
- phân tích thị trường và cạnh tranh;
- mô tả về công ty và các hoạt động của nó;
- định dạng phiếu mua hàng và phương pháp thực hiện (mô tả chiến lược tiếp thị);
- hồ sơ tổ chức công ty;
- hồ sơ kỹ thuật;
- tài liệu;
- giả định và rủi ro, tức là phân tích điểm yếu của doanh nghiệp này (phân tích SWOT);
- lịch làm việc.
Các hình thức lập kế hoạch thời gian cơ bản
Liên quan đến đường chân trời lập kế hoạch, chúng ta có thể phân biệt giữa các loại quy trình sau: dài hạn (quan điểm), ngắn hạn (hiện tại) và trung hạn (dài hạn - 2-3-5 năm).
Kế hoạch dài hạn là về các hoạt động phát triển, cách thức công ty sẽ đạt được vị thế cạnh tranh, củng cố vị thế trên thị trường, tăng giá trị tài sản, phát triển hồ sơ, bản chất hoạt động, v.v. Những kế hoạch này được chuẩn bị trong vài hoặc nhiều thập kỷ trong tiến bộ. Vì vậy, chúng nên được bổ sung bằng các kế hoạch ngắn hạn và trung hạn. Trong các kế hoạch như vậy, sẽ dễ dàng hơn khi tính đến hướng thay đổi của môi trường, các mục tiêu hoạt động của công ty,các chuyển động cạnh tranh hoặc nhu cầu thị trường sản phẩm.
Đặc điểm của các loại quy hoạch khác
Ngoài các hình thức chính: chiến thuật, chiến lược và hoạt động, còn có sự phát triển của các hình thức lập kế hoạch theo hướng dự báo ngẫu nhiên (tình huống).
Kế hoạch ngẫu nhiên thường là những kế hoạch có vấn đề, nhiệm vụ chính là giải quyết một vấn đề hoặc tình huống cụ thể và cải thiện một số lĩnh vực nhất định của công ty.
Lập kế hoạch định kỳ thường xảy ra nhất ở các doanh nghiệp đang sa sút và cần được hồi sinh (tổ chức lại) hoặc thực hiện các nhiệm vụ nghiêm túc hơn là xây dựng các biểu mẫu dự báo. Thông thường, họ giải quyết việc phát triển các kế hoạch tái cơ cấu (bao gồm cả những kế hoạch sửa chữa) và triển vọng phát triển (bao gồm cả cái gọi là dự báo kinh doanh).
Kế hoạch tái cấu trúc thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhà nước theo đuổi thủ tục tái cấu trúc đối với các công ty gặp khó khăn về tài chính và trong các doanh nghiệp được giao nhiệm vụ quản lý các hợp đồng.
Có kế hoạch phát triển cho các doanh nghiệp đăng ký vay vốn ngân hàng để đầu tư và cho các doanh nghiệp thực hiện các dự án phát triển lớn (chương trình đầu tư cần huy động vốn).
Tính năng trong giáo dục
Hệ thống giáo dục cung cấp các hình thức lập kế hoạch đặc biệt theo Tiêu chuẩn Giáo dục Tiểu bang Liên bang. Trong số đó có:
- chuyên đề phức tạp, màbao gồm một tập hợp các phương pháp phù hợp với chương trình giáo dục được thiết lập theo tiêu chuẩn;
- hứa hẹn là việc xác định sớm thứ tự và trình tự các giai đoạn của quá trình giáo dục trong năm học;
- cyclogram - dự báo về việc tổ chức các hoạt động giáo dục theo nhóm tuổi;
- lịch-chuyên đề - xác định sớm thứ tự của công việc giáo dục, chỉ ra các phương pháp, ngày tháng, tiêu chuẩn và phương tiện cần thiết.
Vì vậy, vai trò của lập kế hoạch dưới nhiều hình thức và loại hình khác nhau đối với các doanh nghiệp hiện đại là rất lớn.
