Một trong bảy công cụ quản lý chất lượng và dự án mạnh mẽ là biểu đồ phân tích nguyên nhân gốc rễ xương cá. Phương pháp đến với chúng tôi từ Nhật Bản. Và chính công cụ này được cho là đã giúp hàng hóa Nhật Bản thâm nhập thị trường thế giới và có vị thế vững chắc trên đó. Nhưng ngày nay, biểu đồ xương cá, cũng được đặt theo tên người phát hiện ra nó là Kaoru Ishikawa, được sử dụng nhiều hơn là chỉ để nghiên cứu chất lượng sản phẩm hoặc cải thiện doanh số bán hàng.
Thông tin chung
Sơ đồ xương cá Ishikawa là một trong những phương pháp đồ họa hoặc phương pháp có thể áp dụng để xác định các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả (gốc) quan trọng nhất trong nghiên cứu một tình huống hoặc vấn đề.
Đây là phương pháp trực quan hóa vấn đề: biểu diễn bằng đồ thị về mối quan hệ của sự không phù hợp (vấn đề) với các nguyên nhân ảnh hưởng đến nóảnh hưởng.
Sơ đồ đồ họa này được đặt theo tên của một trong những nhà lý thuyết quản lý nổi tiếng nhất - giáo sư đến từ Nhật Bản Kaoru Ishikawa. Ông đã phát triển phương pháp này và đưa vào lưu hành vào giữa thế kỷ 19. Về mặt hình ảnh, biểu đồ trông giống như bộ xương của một con cá, đó là lý do tại sao nó được gọi là "xương cá".
Các bước công việc
Sơ đồ Ishikawa trong quản lý chất lượng sản phẩm, nguồn lực hoặc dự án liên quan đến một số giai đoạn công việc, cụ thể là:
- Ở giai đoạn đầu, cần xác định và thu thập tất cả các yếu tố và nguyên nhân có thể ảnh hưởng đến kết quả mong đợi.
- Tiếp theo, bạn nên nhóm chúng thành từng khối phù hợp với ý nghĩa, nguyên nhân và tác dụng.
- Tiếp theo, các yếu tố được xếp hạng trong mỗi khối.
- Sau đó, bạn có thể bắt đầu phân tích bức tranh. Do đó, có một sự giải phóng khỏi những yếu tố không thể bị ảnh hưởng.
- Ở giai đoạn cuối cùng của phân tích, các yếu tố không quan trọng hoặc không quan trọng sẽ bị bỏ qua.
Quy tắc đồ họa
Khi vẽ biểu đồ xương cá, các mũi tên lớn của thứ tự đầu tiên được vẽ vào mũi tên ngang chính, mô tả đối tượng phân tích của chúng tôi, biểu thị các yếu tố gốc hoặc nhóm của chúng ảnh hưởng đến đối tượng. Mũi tên của thứ tự thứ hai được đưa đến mũi tên của thứ tự đầu tiên, mũi tên của thứ ba được đưa đến chúng, v.v. cho đến khi tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến đối tượng hoặc tình huống được tính đến.
Trong trường hợp này, mỗi mũi tên tiếp theo liên quan đến mũi tên của thứ tự trước đó là một nguyên nhân và mỗi mũi tên tiếp theo là một hệ quả.
Kích thước của bức tranh và hình dạng của nó hoàn toàn không quan trọng. Điều chính là phân phối chính xác sự phụ thuộc và phụ thuộc lẫn nhau của các yếu tố.
Đồng thời, xương cá càng rõ ràng, sơ đồ trông và đọc càng tốt.
Quy tắc năm chữ "M"
Mặc dù cấu tạo đơn giản rõ ràng, "xương cá" của Ishikawa đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức kỹ lưỡng về đối tượng phân tích, hiểu rõ về sự phụ thuộc lẫn nhau và ảnh hưởng của các yếu tố lên nhau.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng một lược đồ như vậy, bạn có thể sử dụng quy tắc năm chữ "M", do tác giả của nó đề xuất. Nó nằm ở chỗ khi phân tích một loạt các tình huống thực tế, các nguyên nhân chính (gốc rễ) là:
- Con người (con người) - lý do gắn liền với yếu tố con người.
- Máy (máy hoặc thiết bị).
- Vật liệu - lý do liên quan đến tài nguyên hoặc vật liệu.
- Phương pháp (phương pháp, công nghệ) - lý do liên quan đến việc tổ chức các quy trình.
- Đo lường (đo lường hoặc tài chính).
Đây là lý do tại sao biểu đồ Ishikawa đôi khi được gọi là "sơ đồ phân tích 5 triệu".
Công cụ động não
Vì vậy, chúng ta hãy bắt đầu xây dựng một sơ đồ xương cá.
Lấy một tờ giấy hoặc bảng lớn. Từ bên phảiở giữa chúng tôi viết vấn đề và vẽ một đường ngang từ nó. Chúng tôi viết ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến sự cố và vẽ các đoạn kết nối chúng với dòng chính. Bắt đầu công việc trên các mũi tên bậc hai.
Lý do giống nhau có thể xuất hiện trong các nhánh khác nhau của sơ đồ. Việc loại bỏ nó sẽ dẫn đến giải pháp cho một số vấn đề cùng một lúc.
Và mối quan hệ giữa các yếu tố và nguyên nhân được thể hiện rõ ràng qua thứ bậc của các mũi tên.
Chính "xương cá" này là công cụ tuyệt vời để làm việc nhóm, hay động não. Đồng thời, sự chú ý của những người tham gia không tập trung vào những lời phàn nàn và hối tiếc, mà là những đề xuất mang tính xây dựng cụ thể để loại bỏ những nguyên nhân dẫn đến tình trạng hiện tại.
Nguyên tắc chính khi làm việc với chương trình
Khi biên dịch và phân tích biểu đồ Ishikawa, điều quan trọng là phải tuân thủ các quy tắc sau:
- Cần phải tính đến tất cả, ngay cả những yếu tố và vấn đề nhỏ nhất. Chỉ bằng cách này, người ta mới có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của tình huống và do đó tìm kiếm giải pháp hiệu quả nhất cho nó.
- Trong quá trình phân tích, điều quan trọng là phải đánh giá các yếu tố theo mức độ quan trọng của chúng. Do đó, các yếu tố gốc rễ được xác định - những yếu tố ảnh hưởng đến tình hình nhiều nhất.
- Khi thông tin đầy đủ nhất được nhập vào sơ đồ (tên nguyên nhân, ngày tháng, tên người tham gia, tên sản phẩm), tình huống hoặc vấn đề trở nên rõ ràng và hiển nhiên.
- Quan trọng! Quá trình tìm kiếm và phân tích, giải thích các vấn đề và các yếu tố là một phần cơ bản trong việc tạo ra một bức tranh tổng thể và các hành động hoặc hướng cụ thể đócác chuyển động có thể giải quyết một vấn đề hoặc giải quyết một tình huống.
Ưu và nhược điểm
Ưu điểm rõ ràng của phân tích đồ họa như vậy là:
- Khơi dậy sức sáng tạo của cá nhân và tập thể.
- Xác định tất cả các nguyên nhân và yếu tố có liên quan với nhau dẫn đến một vấn đề hoặc tình huống.
- Tìm cách bất thường để giải quyết vấn đề.
- Tính đơn giản và dễ áp dụng.
Nhưng phương pháp này có nhược điểm của nó:
- Không có quy tắc xác thực. Do đó, không thể theo dõi chuỗi logic theo hướng ngược lại - từ kết quả đến nguyên nhân gốc rễ.
- Thành phần "xương cá" có thể là một sơ đồ quá phức tạp mà không có cấu trúc rõ ràng. Điều này sẽ chỉ làm phức tạp thêm việc phân tích và loại trừ khả năng đưa ra kết luận chính xác.
Chìa khoá Vàng của Thành công
Sơ đồ Ishikawa không chỉ áp dụng trong lĩnh vực quản lý, thương mại và quản lý chất lượng. Đây là một biểu mẫu dễ hiểu và dễ tiếp cận để cấu trúc tất cả các nguyên nhân có thể có của tình huống thực tế đã xuất hiện, xác định nguyên nhân quan trọng nhất trong số đó và xác định cách khắc phục chúng và thoát ra khỏi phạm vi vấn đề.
Phương pháp phân tích đồ họa này đã tìm thấy những tín đồ của nó trong giáo dục và y học. Và bên cạnh đó, nó có thể áp dụng trong các tình huống đơn giản hàng ngày.
