Các bước của quy trình giao tiếp bao gồm các cấp độ cụ thể để đạt được mục tiêu. Bản thân quá trình này có nghĩa là sự trao đổi thông tin nhất quán giữa người hoặc nhóm người. Mục tiêu chính là đảm bảo rằng thông tin được nhận bởi người nhận và được anh ta đồng hóa hoàn toàn. Điều quan trọng nữa là nếu không có sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên của quá trình, điều đó có nghĩa là mục tiêu đã không đạt được.
Truyền
Quá trình giao tiếp là sự trao đổi thông tin và thông tin giữa hai bên tham gia. Nó thể hiện qua một số chức năng nhất định.
Chức năng giao tiếp trong tổ chức hiện đại:
- Thông tin. Bao gồm việc truyền tải thông tin dưới bất kỳ hình thức nào.
- Ưu đãi. Kích hoạt tất cả các tùy chọn tương tác giữa các cá nhân, ví dụ: khi bạn cần xác nhận các hành động cụ thể, sắp xếp mọi người, thay đổi tâm trạngngười đối thoại hoặc niềm tin của anh ta.
- Tri giác. Chịu trách nhiệm về nhận thức tinh thần của nhau, ảnh hưởng đến giao tiếp sau đó giữa mọi người.
- Biểu cảm. Nó ảnh hưởng đến nhận thức của một người, trạng thái của nền tảng cảm xúc và tâm lý của họ.
Xử lý các tác vụ và các thành phần của chúng
Chính quá trình phổ biến thông tin có thể được tái tạo để thực hiện các nhiệm vụ nhất định. Tất cả những điều này đều phải trả giá bằng:
- ưu tiên và mục tiêu chính xác;
- giải thích về cách tốt nhất để sử dụng phương pháp;
- hiểu rằng một người hiểu chính xác yêu cầu của anh ta;
- kiểm tra khả năng hiểu;
- tính đến ý kiến riêng của người đối thoại;
- trao đổi thông tin;
- lập kế hoạch theo dõi lẫn nhau;
- thông báo rằng mục tiêu đã đạt được.
Các giai đoạn của quá trình giao tiếp cũng bao gồm các nhiệm vụ của chính sự tương tác, vì vậy chúng là cơ sở để hình thành chúng. Điều chính là để biết tất cả các tinh vi của thủ tục. Trong trường hợp này, sẽ không có vấn đề tiềm ẩn trong sự hiểu biết giữa mọi người.
Các yếu tố và giai đoạn của quá trình giao tiếp
Để quá trình giao tiếp thành công, không chỉ cần biết khái niệm về quy trình giao tiếp. Các bước chính cũng rất quan trọng. Chỉ có bốn người trong số họ. Quá trình giao tiếp và các giai đoạn của nó là thông tin quan trọng giúp đạt được sự hiểu biết lẫn nhau giữa những người tham gia.
- Người gửi. Một người chịu trách nhiệm hình thành ý tưởng hoặc thông tin thu thập được mà anh ta tìm cách truyền đạt cho người tham gia khác trong cuộc giao tiếp.
- Tin nhắn. Nó bao gồm toàn bộ phức hợp thông tin được truyền tải bằng văn bản hoặc bằng lời nói. Thành phần chính của thông tin này là một ý tưởng, một số tuyên bố thực tế, cảm xúc hoặc thái độ đối với người nhận. Bản thân quá trình chuyển giao thông tin bao gồm cả người nói về thông tin đó và các tài nguyên Internet khác nhau, nơi bạn có thể cung cấp thông tin mà không cần giao tiếp bằng mắt.
- Kênh. Nó là một công cụ cụ thể mà thông qua đó thông tin được truyền đi. Nhiều cuộc trò chuyện qua điện thoại, cũng như thư, thư và truyền miệng có thể đóng vai trò như một kênh. Do đó, phương tiện có thể là nhiều tùy chọn khác nhau, cuối cùng cung cấp thông tin cho người nhận.
- Người nhận. Nó đại diện cho một người, do hoàn thành tất cả các giai đoạn, nhận được thông tin được chuẩn bị trước cho anh ta.
Quá trình giao tiếp, các yếu tố và giai đoạn của nó bao hàm sự hiểu biết đầy đủ về nội tâm phức tạp của người phát biểu, vì trong trường hợp hiểu nhầm có thể nảy sinh các phức tạp dưới dạng câu hỏi, gây hấn và phớt lờ.
Mục tiêu giai đoạn
Khi có sự tương tác giữa mọi người, cả người nhận và người gửi địa chỉ đều trải qua một loạt các giai đoạn. Nhiệm vụ của các giai đoạn chính của quá trình truyền thông là xây dựng một thông điệp, sử dụng bất kỳ kênh nào đã chọn để truyền thông tin. Điều chính là đảm bảo rằng khi bạn trải qua tất cả các giai đoạnchất lượng của thông tin không thay đổi. Nói cách khác, nó phải giữ nguyên dạng ban đầu.
Bước
Các giai đoạn của quá trình giao tiếp, trao đổi thông tin, là những giai đoạn chính mà bạn cần phải trải qua trước khi hoàn thành quy trình.
- trước hết, sự xuất hiện của một ý tưởng xảy ra;
- mã hóa và lựa chọn kênh truyền thông tin;
- thực sự gửi tin nhắn đến người nhận;
- quá trình diễn giải thông tin, tức là giải thích;
- nhận phản hồi.
Thực chất của vấn đề hiểu rõ các giai đoạn
Khái niệm về quá trình giao tiếp, các yếu tố chính, các giai đoạn là thành phần của việc trao đổi thông tin. Thường thì điều này gây ra một số biến chứng liên quan đến sự hiểu biết kém về các thuật ngữ. Về cơ bản, các giai đoạn giao tiếp đưa ra câu hỏi, vì vậy điều quan trọng là phải biết định nghĩa của chúng, cũng như mục tiêu và hậu quả.
Sự xuất hiện của một ý tưởng
Khái niệm về một quá trình giao tiếp, yếu tố chính của nó chính xác là ý tưởng, là rất quan trọng để giao tiếp thành công giữa mọi người. Trước hết, người phát biểu được yêu cầu xây dựng một chủ đề có tính thời sự cho anh ta và người đối thoại. Vai trò của bản thân người gửi trong giai đoạn này của quá trình giao tiếp là quan trọng, vì chính anh ta là người mã hóa thông tin, phân tích và truyền tải thông tin đó. Điều quan trọng là nó phải làm sao để thông điệp không chỉ có ý nghĩa về mặt ý nghĩa mà còn phải dễ hiểu đối với người khác. Nếu chủ đề không liên quan, thì giao tiếp sẽ kết thúc trước khi bắt đầu.
Trước khi gửi thông tin dường như đã được tạo sẵn,nó cần được kiểm tra có tính đến nhiều yếu tố. Trước hết, tất nhiên, đây là quan điểm của người đối thoại. Nếu người tiếp nhận không quen thuộc với người đó, thì tốt hơn nên bắt đầu với một chủ đề trung thành, trung lập về thời tiết, v.v. Chỉ sau khi người gửi đã biết người nhận địa chỉ, bạn mới có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện sâu hơn, ý nghĩa của cuộc trò chuyện phụ thuộc vào sở thích chung.
Mã hóa và chọn kênh
Đã qua giai đoạn trước của quy trình truyền thông, thông tin vẫn còn “xanh”, trình bày còn quá sớm. Người gửi phải đánh bại cô ấy bằng những cử chỉ, mã số thích hợp để địa chỉ nhận được sự quan tâm và nhận thức đầy đủ hơn thông điệp.
Người gửi cũng có quyền chọn phương thức truyền thông điệp, vì chúng có thể khác nhau. Nếu không thể liên lạc trực tiếp, thì email, video hoặc tin nhắn âm thanh hoặc một tin nhắn SMS đơn giản sẽ được thực hiện. Cũng có thể gửi tin nhắn bằng văn bản, nhưng ngày nay ít người sử dụng kiểu này. Cái chính là đảm bảo thông tin không bị bóp méo do kênh sử dụng.
Trong lý thuyết giao tiếp hiện đại, người ta cho rằng cách tốt nhất để thực hiện một cuộc đối thoại hoặc đa thoại là sử dụng một số cách truyền tải thông tin. Tính trung bình, việc sử dụng hai kênh là khá tối ưu. Phải có sự khác biệt giữa thời gian truyền thông tin qua hai kênh, vì tin nhắn một lần sẽ trông khá lố bịch. Điều quan trọng là chọn đúng thời điểm và áp dụng tùy chọn kênh phổ biến nhất trước.
Ví dụ: đầu tiênngười gửi gửi tin nhắn qua SMS và sau một lúc thảo luận sâu hơn về chủ đề với người trực tiếp. Bằng cách này, giao tiếp sẽ thành công vì thông tin sẽ được hiểu rõ hơn thông qua sự lặp lại.
Truyền
Ở giai đoạn này, bản thân quá trình kích hoạt kênh đã diễn ra, tức là quá trình truyền đang diễn ra. Bản thân sân khấu không phải là giao tiếp, nó thực hiện vai trò của việc đạt được mục tiêu này.
Thông tin di chuyển từ địa chỉ đến người nhận thông qua việc sử dụng các ký tự nhất định. Hệ thống dấu hiệu vốn có trong nhiều loại hình giao tiếp, ví dụ, giao tiếp bằng lời và không lời. Nó bao gồm một hệ thống ký tự cụ thể mà một người sử dụng khi họ muốn chuyển dữ liệu sang người khác.
Giao tiếp phi ngôn ngữ thu thập tất cả các dấu hiệu mà một người có thể sử dụng mà không cần lời nói. Đó là cử chỉ, nét mặt, chuyển động cơ thể, ánh mắt và nhiều hơn thế nữa. Tất cả những dấu hiệu này là cần thiết để người gửi giới thiệu càng nhiều diễn đạt và ý nghĩa bổ sung vào thông điệp chính càng tốt. Điều này là như vậy bởi vì, theo quy luật, giao tiếp không lời không tự diễn ra, nó là một phần bổ sung cho giao tiếp bằng lời.
Giao tiếp bằng lời liên quan đến việc sử dụng các chữ cái và âm thanh của bảng chữ cái của một ngôn ngữ cụ thể làm dấu hiệu. Một người xây dựng những dấu hiệu này theo một cách nhất định và nhận lời. Đây đã là những đơn vị quan trọng hơn trong quá trình giao tiếp.
Giải mã
Sau khi người nhận nhận được thông tin, anh ta sẽ giải mã theo mọi cách có thể, sắp xếp lại nó theo cách của mình. Đó là, chính anh tagiai đoạn được hiểu là việc người nhận chuyển thông tin thành suy nghĩ của chính mình. Tất cả các ký tự được truyền bởi người gửi địa chỉ sẽ được người nhận đồng hóa hoàn toàn và anh ta sẽ có thể hiểu những gì họ muốn truyền đạt cho anh ta. Đôi khi không cần phản hồi của người nhận, khi đó giao tiếp sẽ dừng lại ở giai đoạn này.
Điều này thể hiện một hệ thống giao tiếp không bình đẳng, vì trong trường hợp khi người gửi truyền thông tin, đầu tiên anh ta hình thành ý tưởng theo ý nghĩa, sau đó mã hóa và truyền đi. Người nhận sẽ tìm hiểu ý nghĩa của thông điệp được gửi đến anh ta cùng với việc chuyển sang giai đoạn giải mã.
Phản hồi
Quá trình người nhận tiếp nhận thông tin và phản hồi là giai đoạn mà người gửi sẽ hiểu thông điệp đó có được hiểu hay không. Ở giai đoạn này, người nhận phải trở thành người gửi để chuyển tiếp suy nghĩ của họ trở lại như bằng chứng về sự hiểu biết đầy đủ và bằng chứng rằng giao tiếp đã thành công.
Truyền thông quy định rằng toàn bộ quá trình phải có trọng tâm hai chiều. Điều này là cần thiết để trong trường hợp hiểu nhầm, người nhận sẽ nói như vậy. Sau đó, tin nhắn sẽ được gửi lại, dưới một hình thức dễ hiểu hơn. Nhận thức này đặc biệt phù hợp trong lĩnh vực quan hệ giữa sếp và cấp dưới. Để công việc diễn ra thoải mái, dễ hiểu, việc phản hồi từ nhân viên là cần thiết. Nếu không, nhân viên sẽ không hài lòng với công việc và ông chủ, người quản lý với cấp dưới của mình.
Ồn
Tiếng ồn nói chungdanh sách các giai đoạn không chiếm dung lượng, vì nó rất có thể chỉ là một yếu tố để hoàn thành tất cả các giai đoạn. Nhưng điều này khá quan trọng, vì tiếng ồn từ môi trường bên ngoài có thể gây ra khó khăn trong việc hiểu thông tin. Ngoài ra, thông điệp có thể được nghe kém, vì vậy người nhận địa chỉ sẽ hiểu một thông điệp hoàn toàn khác, sai. Nguồn tiếng ồn có thể là nhạc lớn, âm thanh xây dựng, tín hiệu máy móc, v.v.
Để tiếng ồn không gây khó khăn trong giao tiếp, cần chọn nơi yên tĩnh, tĩnh lặng, không khí dễ chịu, thư thái.
