Khi đề cập đến hệ thống tổ chức, nó có nghĩa là một cấu trúc nhất định, bao gồm các đơn vị riêng biệt. Chúng được kết nối với nhau dựa trên những cân nhắc nhất định. Cụ thể, nó phụ thuộc vào các mục tiêu đặt ra cho các bộ phận và công ty và theo các chức năng được thực hiện. Điều này cung cấp sự hiện diện của các giám đốc điều hành (trung tâm), những người có thể đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về các hoạt động của đơn vị.
Thông tin chung
Các vấn đề liên quan đến thiết kế và hình thành hệ thống quản lý tổ chức không chỉ liên quan đến các doanh nghiệp mới thành lập, mà còn liên quan đến các cấu trúc thương mại đã hoạt động, nhưng chúng sẽ phải hoạt động trong các điều kiện khác. Để làm được điều này, cần phải thay đổi thành phần và cơ cấu của các nhiệm vụ được thực hiện và các nhiệm vụ phải giải quyết. Bước đầu tiên trong trường hợp này là phân tích cấu trúc chính thức. Chú ýthành phần của các đơn vị cơ cấu, số lượng nhân viên tham gia vào chúng, cách chúng tương ứng với mức độ phức tạp và cấu trúc của công việc được thực hiện, và các khía cạnh tương tự.
Trong quá trình phân tích, cần nghiên cứu theo trình tự tất cả các yếu tố quan trọng của doanh nghiệp. Chúng bao gồm hỗ trợ và tương tác thông tin, cung cấp nguồn lực và công nghệ, sự phù hợp của nguồn lao động với nhu cầu hiện có và khả năng thay thế cho nhau. Khi nghiên cứu hệ thống quản lý tổ chức, cần phải đưa ra câu trả lời cho hai câu hỏi:
- Những gì đã có sẵn có thể giúp đỡ hoặc cản trở việc thực hiện chiến lược hành động đã chọn ở mức độ nào?
- Cấp nào nên được chỉ định để giải quyết các vấn đề cụ thể?
Tìm kiếm câu trả lời
Có khá nhiều cách tiếp cận để đạt được mục tiêu. Vì xem xét tất cả đều có vấn đề nên chỉ có hai người nhận được sự chú ý:
- Thiết lập cụ thể các nhiệm vụ và mục tiêu cá nhân cho người thực hiện.
- Phân tích tổ chức ngắn gọn.
Cả hai cách tiếp cận đều nhằm mục đích tiết lộ những đóng góp cá nhân của nhân viên đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chính của doanh nghiệp. Các phương pháp quản lý hệ thống tổ chức cũng rất quan trọng. Tóm lại, bạn phải hành động bằng các phương pháp sau:
- Phương pháp nội quan. Đặc biệt quan tâm đến nhân sự hành chính và quản lý. Mục tiêu là nâng cao hiệu quả của nhân viênlao động trí óc. Trọng tâm chính là đóng góp vào giải pháp của các vấn đề, thực hiện chiến lược của công ty và đạt được các mục tiêu đã thiết lập. Trong thực tế, trong trường hợp này, chuyển động từ lớn đến chi tiết được cung cấp. Trình tự sau được thực hiện: nhiệm vụ của doanh nghiệp - chiến lược - mục tiêu - tổ chức chức năng. Chỉ khi đó các vị trí - nhân viên - nhiệm vụ và động lực của họ.
- Một phương pháp phân tích từ dưới lên. Anh ta đã bắt đầu từ người lao động cá nhân và các nhiệm vụ và mục tiêu của anh ta. Phương pháp này cho phép bạn kết nối công việc của từng nhân viên với hoạt động của doanh nghiệp và chiến lược thịnh vượng đang được thực hiện. Mặc dù rất thường xuyên có những phàn nàn rằng các điều khoản lý thuyết đã được nghĩ ra rất kỹ, nhưng việc triển khai trên thực tế vẫn còn nhiều điều đáng mong đợi.
Xem thêm về nội tâm
Phương pháp này cho phép bạn chuẩn bị các khuyến nghị hiệu quả nhằm mục đích cải thiện toàn bộ cơ cấu tổ chức và hiệu quả hoạt động của công ty bằng cách giảm trùng lặp công việc, giảm chi phí quản lý, điều tiết khối lượng công việc của người quản lý, tách rời chức năng của những người thực hiện. Kết quả cuối cùng của công việc đã làm là gì? Hệ thống quản lý tổ chức, được xây dựng bằng cách sử dụng xem xét nội tâm, cung cấp định hướng về các nguyên tắc và ý tưởng như vậy:
- Quản lý nhận lương cho quản lý thực tế. Vì vậy, hầu hết thời gian nó là hướng dẫn, đo lường, chuẩn bị và hướng dẫn. Trong đógiúp lập kế hoạch, hỗ trợ công việc tổ chức, lập kế hoạch tài chính, phân tích tình hình hiện tại và những thứ tương tự.
- Người lãnh đạo phải có đủ người dưới quyền để giữ mọi sự chú ý. Nhưng đồng thời, cần có đủ thời gian cho tất cả mọi người.
- Bạn nên cố gắng giữ số lượng liên kết trong tổ chức ở mức tối thiểu.
- Người thực hiện nên tham gia vào một số nhiệm vụ được thiết kế tốt, việc hoàn thành chúng sẽ trực tiếp thúc đẩy việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Sự hiểu biết rõ ràng về những gì quản lý muốn có thể bị bóp méo bởi giao tiếp kém hiệu quả. Một lý do khá phổ biến là số lượng liên kết rất lớn. Do đó, khả năng thay đổi, giải quyết vấn đề một cách độc lập, tìm cách khác giảm.
Sự tìm hiểu nội tâm có thể thực hiện được trong bất kỳ tổ chức nào. Phương pháp này có sáu giai đoạn: chuẩn bị, thu thập dữ liệu, xử lý thông tin, phân tích, báo cáo, kiểm soát thêm. Do đó, các khuyến nghị bằng văn bản được đưa ra nhằm giải quyết các vấn đề về cải thiện cơ cấu tổ chức.
Phương pháp phân tích từ dưới lên
Nhờ việc thiết lập các mục tiêu và mục tiêu cá nhân, chính xác những gì mà nhân viên đóng góp vào quá trình đạt được các giá trị và thông số đã đặt sẽ được cố định. Chú ý đến:
- Xem xét các điều kiện thích hợp để tích hợp quá trình làm việc của mỗi nhân viên với các nhiệm vụ, mục tiêu vàcác chiến lược đảm bảo tính đầy đủ của cơ cấu tổ chức.
- Tạo điều kiện để mọi người cùng quan tâm đạt kết quả tốt nhất.
- Phương pháp phân tích từ dưới lên cũng cho phép bạn đánh giá công việc của từng cá nhân.
Cần lưu ý rằng cách tiếp cận đang được xem xét có thể được sử dụng không chỉ để phân tích mà còn để giải quyết một số vấn đề quan trọng liên quan đến việc quản lý của tổ chức. Chúng bao gồm:
- Định nghĩa về quá trình đạt được mục tiêu thông qua đối thoại liên quan đến thiết lập và cách thức đạt được mục tiêu.
- Tập trung nhân viên vào kỳ vọng về hiệu suất.
- Hình thành chương trình thực hiện công việc do cụ thể hóa thời hạn giải quyết một số công việc.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hệ thống trả lương, khả năng tạo cơ sở hợp lý để đưa ra mức thù lao cho việc thực hiện xuất sắc nhiệm vụ và thành tích của một người trong công việc.
- Đánh giá xem một nhân viên có nên được thăng chức và có thành tích tốt hay không.
Vì vậy, phương pháp này được bổ sung rất tốt bởi hệ thống quản lý tổ chức và luật pháp, hệ thống tiêu chuẩn hóa các phương pháp tiếp cận với số lượng tình huống tối đa.
Giới thiệu về Chức năng
Chính và quan trọng nhất là: tổ chức, lập kế hoạch, quy định, phối hợp, động lực, kiểm soát và điều tiết. Điều này tìm thấy sự thể hiện trong cấu trúc, quy tắc, văn hóa, quy trình. Quản lý hệ thống tổ chức cung cấpviệc sử dụng một tập hợp các phương pháp và kỹ thuật, sự kết hợp hợp lý của chúng, mối quan hệ đã thiết lập để quản lý các yếu tố theo thời gian và không gian. Cần phải cố gắng tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất. Trong trường hợp này, các chức năng của quản lý hệ thống tổ chức cần được trình bày rõ ràng, thống nhất và trách nhiệm của những người khác nhau nên được phân định rõ ràng.
Và đây không chỉ là những lời nói. Cần nhớ rằng chức năng là những dạng đặc biệt của hoạt động quản lý chuyên biệt đã xuất hiện trong quá trình phân công lao động. Mỗi người trong số họ được thực hiện trong một phức hợp các nhiệm vụ quản lý. Bạn cũng cần nhớ rằng các chức năng là những hoạt động lặp đi lặp lại. Chúng có thể được thực hiện bởi một người, một đơn vị hoặc một nhóm trong số họ. Số lượng các chức năng và thành phần phụ thuộc vào một số yếu tố: quy mô, trình độ và cơ cấu phát triển sản xuất, quy mô tổ chức, mối quan hệ của công ty với các cơ sở tương tự khác, tính độc lập và trình độ trang thiết bị kỹ thuật.
Nhiệm vụ cụ thể thực hiện
Các chức năng của quản lý cần cung cấp định hướng và dịch vụ cho các hoạt động của tổ chức. Mỗi người trong số họ cần có một mục đích cụ thể, tính lặp lại, tính đồng nhất của nội dung. Ngoài ra, các chức năng phải khách quan. Điều này được xác định bởi sự cần thiết của chính quá trình quản lý trong điều kiện đảm bảo công việc chung của mọi người. Ngoài ra, chức năng là cơ sở để xác định quy mô và cơ cấu của bộ máy hành chính. Nó nên hợp nhất tất cả tương đối tách biệt, mặc dù thường liên kết chặt chẽcấu trúc. Theo nhiều cách, chúng bị ảnh hưởng bởi các mục tiêu của hệ thống quản lý tổ chức.
Danh sách các chức năng
Để hiểu rõ hơn về chủ đề này, chúng ta hãy xem những gì chúng ta phải giải quyết trong thực tế:
- Chức năng tổ chức. Tham gia vào việc triển khai thực tế các kế hoạch và chương trình. Nó được thực hiện thông qua việc thành lập một tổ chức, hình thành cấu trúc của nó, phân phối công việc giữa các bộ phận và nhân viên, cũng như thông qua sự phối hợp hoạt động của họ.
- Chức năng tạo động lực. Nó chuyên xác định nhu cầu của mọi người, cũng như chọn cách hiệu quả và thích hợp nhất trong trường hợp này để đáp ứng họ. Tất cả những điều này được thực hiện để đảm bảo sự quan tâm tối đa của nhân viên trong quá trình đạt được các mục tiêu mà tổ chức phải đối mặt.
- Kiểm soát. Cần thiết để xác định kịp thời những sai sót, những nguy hiểm sắp xảy ra, những sai lệch so với tiêu chuẩn yêu cầu và tạo cơ sở để cải tiến liên tục.
Tính năng bổ sung
Tổ chức cần có đầy đủ:
- Chức năng định lượng. Chúng nên được coi là một quá trình phát triển các giá trị được tính toán dựa trên cơ sở khoa học. Với sự trợ giúp của họ, các thông số định lượng và định tính sẽ được đánh giá.
- Chức năng lập lịch. Cần quy định chặt chẽ hành vi của các đối tượng trong quá trình thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra cho người lao động.
- Chức năng phối hợp. Đảm bảo tổ chức nhất quán vàphối hợp nhịp nhàng trong việc thực hiện các nhiệm vụ theo kế hoạch.
- Chức năng điều tiết. Giao nhau trực tiếp với sự điều khiển và phối hợp. Nếu, dưới tác động của môi trường bên ngoài / bên trong, xảy ra sai lệch so với các thông số yêu cầu, thì cần phải điều chỉnh tình hình sao cho nó nằm trong giới hạn quy định.
Về nhiệm vụ
Hệ thống tổ chức được tạo ra để đạt được một mục tiêu nhất định. Ví dụ, đạt được thu nhập tối đa có thể. Hoặc 100 triệu rúp. Có thể như vậy, nhưng trên con đường đạt được mục tiêu, bạn phải giải quyết một số nhiệm vụ có thể cho phép bạn đạt được nó. Cần lưu ý rằng chúng khác nhau về quy mô, hậu quả, tầm quan trọng, tác động đến tương lai và mức độ phức tạp của việc thực hiện.
Các nhiệm vụ quản lý hệ thống tổ chức ở cấp cao nhất là quan trọng nhất và cần thiết nhất để đạt được kết quả. Rốt cuộc, nếu một nhân viên cơ sở làm sai điều gì đó, thì điều này vẫn có thể tương đối lâu dài. Đặc biệt nếu bạn nhanh chóng xác định và dừng lại. Trong khi bản thân những sai lầm của cấp quản lý cao nhất còn để lại hậu quả tàn khốc hơn nhiều. Ngoài ra, khá khó để ngăn chặn họ, vì điều này cần phải tranh thủ sự ủng hộ của các cổ đông / người sáng lập.
Nhưng quá trình xác định cũng có liên quan. Thật vậy, trong điều kiện của chúng tôi, nó được sắp xếp đến mức lãnh đạo cao nhất không được kiểm tra thường xuyên. Và bạn có thể phát hiện ra rằng tiến trình của các sự kiện không diễn ra như bình thường, bằng cách thực hiện kiểm soát, bám sát các sự kiện hoặc bằng cách nhận thấy sự bất thường trong báo cáo,người quản lý cung cấp cho chủ sở hữu. Để hoàn thành một cách hiệu quả các nhiệm vụ đã đặt ra, cần phải đảm bảo rằng có một cơ cấu tổ chức phù hợp của hệ thống quản lý, không có người không chịu trách nhiệm.
Về Phát triển
Hệ thống tổ chức không đứng yên như đá. Luôn luôn có một số chuyển động (không nhất thiết phải tốt hơn). Nhưng nếu bạn nhìn từ đỉnh cao của hàng thiên niên kỷ, thì việc quản lý các hệ thống tổ chức và kinh tế vẫn đang được cải thiện và phát triển. Đôi khi điều này bị ảnh hưởng bởi sự phát triển của các phương pháp và cách tiếp cận mới. Tiến bộ khoa học và công nghệ cũng có thể có tác động. Ví dụ, quản lý là gì nếu không sử dụng công nghệ thông tin? Ngay cả khi một người làm việc với tư cách là một doanh nhân cá nhân, máy tính / điện thoại thông minh sẽ giúp lưu trữ hồ sơ, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, cơ quan thống kê và một số cấu trúc khác.
Nhưng liệu rằng bây giờ nó đã có thể đạt đến vương miện trong sự phát triển? Tiếc là không có. Ngay cả khi các công nghệ và phương pháp đã tồn tại, vẫn còn quá sớm để vui mừng. Rốt cuộc, bao nhiêu khám phá kỳ thú khác nhau vẫn đang chờ đợi loài người trong tương lai. Lấy ví dụ, trí tuệ nhân tạo. Khi một mẫu của giải pháp này được phát triển với các chỉ số hiệu suất tốt, những gì một nhân viên không cần ngủ, nghỉ và nhận lương có thể làm sẽ chỉ đơn giản là ngạc nhiên và buộc anh ta phải thích nghi với các điều kiện mới.
