Rất dễ bị nhầm lẫn trong vòng quay của các biến cố cuộc đời. Trẻ em được dạy cách phân phối thời gian một cách chính xác bởi người lớn, những người thường gác lại mọi thứ cho đến sau này. Như một quy luật, điều này "sau này" không bao giờ đến. Tất cả các trường hợp được lên kế hoạch đều bị người khác gạt sang một bên và cuối cùng biến thành một đống nhiệm vụ không thể giải quyết liên tục.
Vấn đề thường gặp nhất không nằm ở số lượng trường hợp, mà là ở một lịch trình được vạch ra một cách bất hợp lý. Mọi người không quan tâm đúng mức đến việc lập kế hoạch cho các hoạt động của họ. Tuy nhiên, dành khá nhiều thời gian cá nhân để học những kiến thức cơ bản về quản lý thời gian, bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian trong tương lai. Rồi trong cuộc sống sẽ có một nơi không chỉ dành cho những vấn đề muôn thuở, mà còn dành cho chính bạn và gia đình bạn. Một trong những kỹ thuật lập kế hoạch đơn giản và hiệu quả nhất là nguyên tắc Eisenhower.
Bản chất của kỹ thuật là gì?
Nguyên tắc của ma trận Eisenhower là sự phân bổ có thẩm quyền của các nhiệm vụ tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng. Nó giúp chia nhỏ toàn bộ danh sách nhiệm vụ thành quan trọng và không quan trọng, khẩn cấp và không quan trọng lắm. Sử dụng ma trận, bạn có thể xác định khoảng thời gian cần thiết để giải quyết vấn đề,Xét cho cùng, một số thứ cần được chú ý nhiều hơn và một số thứ không đáng để dành năm phút cho chúng.
Để đạt được thành công, bạn cần tuân theo một thuật toán nhất định. Thứ tự của các hành động cần thiết phụ thuộc vào mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ. Theo quy luật, các yếu tố khác nhau cản trở việc tập trung vào một mục tiêu: các vấn đề cá nhân, những người xung quanh bạn, thói quen, v.v. Phương pháp Eisenhower có thể giúp loại bỏ những điểm yếu và chỉ tập trung vào những hành động hữu ích.
Nguyên tắc này bắt nguồn như thế nào, ai đã hình thành nó?
Tổng thống thứ ba mươi tư của Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, Dwight David Eisenhower, đã chứng minh nguyên tắc quản lý thời gian được mô tả. Chính trị gia không thể bỏ dở một nhiệm vụ nào, vì vậy anh ta cố gắng sắp xếp thời gian biểu của mình một cách hợp lý và tối ưu nhất có thể. Kết quả là Eisenhower đã chuyển đổi tất cả các nhiệm vụ thành một ma trận.
Ngày nay, nhân viên văn phòng, quản lý và lãnh đạo cấp cao sử dụng phương pháp của tổng thống. Điều này cho thấy rằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên này thực sự hiệu quả và phù hợp.
Ma trận Dwight Eisenhower là gì?
Hình vuông củaEisenhower (hay các nguyên tắc lập kế hoạch thời gian) dựa trên việc xây dựng một ma trận. Các cơ sở của ma trận là trục quan trọng (abscissa) và trục khẩn cấp (xếp hạng). Giao điểm lẫn nhau của chúng tạo ra bốn hình vuông, mỗi hình vuông chứa đầy các nhiệm vụ, tùy theo sự phân bố của chúng.
Vì vậy, với những người mới bắt đầu, bạn nên quyết định điều gì là quan trọng và điều gì là khẩn cấp. Những điều quan trọng có ảnh hưởng lớn nhất đến thành tíchkết quả và các nhiệm vụ khẩn cấp yêu cầu thực hiện ngay lập tức. Nhìn chung, một bức tranh được hình thành sẽ cho ta một bức tranh toàn cảnh về tình hình công việc.
Ma trận sẽ cho phép bạn thiết lập các ưu tiên phù hợp - điều gì có thể chờ đợi và điều gì sẽ không bị trì hoãn.
Hình vuông A có gì?
Ô vuông đầu tiên, nằm ở góc trên bên trái, được gọi là ô vuông A. Các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất được viết vào ô này. Lý tưởng nhất là ô vuông này nên để trống, vì thời gian được phân bổ hợp lý cho phép bạn tránh sự hiện diện của các trường hợp kiểu này về nguyên tắc.
Những vấn đề chính bao gồm:
- vấn đề sức khỏe thường xảy ra vào những thời điểm không thích hợp nhất;
- điều gì có thể có tác động tiêu cực đến hiệu suất;
- những điều nếu không hoàn thành có thể dẫn đến những vấn đề mới.
Sự tự chủ của một người chịu trách nhiệm cho sự trọn vẹn của hình vuông này. Rốt cuộc, nếu các trường hợp mới xuất hiện trong ô A mỗi ngày, nguyên tắc Eisenhower sẽ không giúp ích được gì. Ở đây, về nguyên tắc, bạn nên chuyển sang quản lý thời gian, nhưng trước tiên bạn cần giải quyết tất cả các trường hợp sẽ lấp đầy ô vuông A trong tương lai gần.
Bất chấp mức độ ưu tiên cao nhất của ô vuông này, có thể chuyển lời giải của các bài toán lấp đầy ô cho người khác. Nhưng điều này chỉ xảy ra nếu điều này là có thể và mọi thứ không nhất thiết phải có sự tham gia của cá nhân.
Hình vuông có nghĩa là gìTrong?
Phần này của ma trận chứa đầy các hoạt động hàng ngày. Như một quy luật, mọi thứ đáng được quan tâm nhất đều được đưa vào đây. Đây là những vấn đề quan trọng, nhưng không khẩn cấp, hầu hết đều liên quan đến hoạt động chính của một người. Mức độ khẩn cấp thấp của các nhiệm vụ sẽ cho phép bạn không phải đưa ra quyết định đột ngột và cách tiếp cận hợp lý và mang tính xây dựng sẽ giúp bạn có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
Những người chủ yếu giải quyết các vấn đề của Góc phần tư B có năng suất cao hơn. Với kết quả công việc tốt, những người như vậy có đủ thời gian cho cuộc sống cá nhân, họ không bị căng thẳng liên tục. Hình vuông này bao gồm các nhiệm vụ ít quan trọng và, có lẽ, ở một mức độ nào đó hàng ngày, nhưng chính từ chúng mà hoạt động của con người chủ yếu bao gồm.
Nhiệm vụ từ khu vực B có tác động mạnh mẽ đến tinh thần và điều kiện vật chất. Đó là các hoạt động thể dục thể thao, ăn kiêng, ngủ nghỉ, học tập và làm việc - những điều bạn không thể không làm, nhưng chúng thường ít được chú ý nhất, tự nó trôi qua rất nhiều.
Các trường hợp trong hình vuông C là gì?
Square C bao gồm những điều không đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu ấp ủ mà ngược lại, làm chậm các sự kiện, trì hoãn việc triển khai những công việc thực sự quan trọng. Thông thường, chúng đòi hỏi sự đầu tư gấp rút về thời gian, nhưng chúng lại khiến chúng mất tập trung và lạc lối. Ở đây, điều quan trọng là phải luôn ghi nhớ kết quả của các hoạt động và mục tiêu của bạn và không chuyển sang mục tiêu phụ.
Trong lĩnh vực này, bạn có thể an tâm bao gồm các công việc gia đình và những lời hứa với ai đó. Nói chung là không nhiều lắmquan trọng như khẩn cấp.
Có gì trong hình vuông D?
Đối với những người không biết sắp xếp thời gian hợp lý, những việc từ ô vuông này sẽ mất nhiều thời gian nhất. Những công việc này có thể được gọi là không phải là vấn đề, mà là những lo lắng dễ chịu, hơn nữa, không mang lại lợi ích hoàn toàn hợp lý. Ảnh hưởng của bình phương D phải được, nếu không bị loại bỏ, thì ít nhất phải giảm.
Đừng thay thế việc nghỉ ngơi bằng việc theo dõi không mục đích mạng xã hội, xem các chương trình truyền hình hoặc phim bộ, nói chuyện phiếm trên điện thoại. Thời gian rảnh rỗi cũng có thể được dành cho lợi ích của bản thân và những người khác: gia đình, những người thân yêu và bạn bè.
Nguyên tắc Dwight Eisenhower được sử dụng ở đâu?
Phương pháp phân phối nhiệm vụ được mô tả không chỉ được sử dụng để hợp lý hóa thời gian. Ví dụ, phân tích gia tốc theo nguyên tắc Eisenhower được sử dụng để xác định các chức năng cần thiết của các cơ sở bán lẻ. Cải tiến sản phẩm ở tất cả các giai đoạn của chu kỳ sống được gọi là phân tích chi phí theo chức năng (FSA). Nguyên tắc này kết hợp các phương pháp kinh tế và kỹ thuật để xác định tỷ lệ giữa đặc tính sản phẩm với giá thành của nó. Cái sau phải hợp lý và mang lại hiệu quả.
Nguyên tắc Eisenhower trong FSA là gì, được nghiên cứu bởi nhiều chuyên gia đến từ các nước có nền kinh tế thị trường: Pháp, Đức, Anh, Mỹ. Kết quả là, để xác định phạm vi các chức năng liên quan của đối tượng,điều quan trọng là phải quan sát tỷ lệ giữa sự cần thiết và chi phí của chúng. Nguyên tắc Eisenhower trong FSA là phân tích sản phẩm và phân bổ các thuộc tính của nó thành ba loại:
- Loại A. Chức năng chính hoặc cơ bản: mục đích trực tiếp của hàng hóa, việc cung cấp hàng hóa đó đòi hỏi nhiều tiền hơn.
- Loại B. Các tính năng của sản phẩm phụ có liên quan đến sản phẩm chính. Sự hiện diện của những bổ sung như vậy là đáng hoan nghênh, nhưng sự vắng mặt không ảnh hưởng quá nhiều đến doanh số bán hàng.
- Loại C. Các tính năng bổ sung, sự thiếu vắng của tính năng này sẽ không ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Bằng cách tránh chi tiêu cho các tiện ích bổ sung hoàn toàn không cần thiết, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều.
Thực hành Nguyên tắc Eisenhower
Hoàn toàn không cần thiết phải phân phối chính xác các nhiệm vụ dưới dạng ma trận - theo hình vuông, nhưng ban đầu bạn có thể làm như vậy để đảm bảo khả năng hiển thị. Thật tiện lợi khi chuyển đổi chế độ xem tiêu chuẩn của ma trận thành một số danh sách hoặc một kế hoạch chung, trong đó các trường hợp từ các ô vuông khác nhau được tô màu. Vì vậy, ví dụ, cả nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng (ô vuông A) có thể được viết bằng mực đỏ, quan trọng nhưng không khẩn cấp bằng màu xanh lá cây (ô B), nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp (ô vuông C) bằng màu xanh lam và màu đen - không quan trọng và không cấp bách. Đồng thời, mức độ quan trọng của một trường hợp cụ thể nên được đánh giá không phải trong tâm trí, mà trên giấy tờ. Đây là cách các nhiệm vụ hình thành và việc thực thi chúng trở nên thực tế hơn.
Tại sao nên sử dụng phương pháp này?
Nguyên tắcDwight Eisenhower có thể giúp thay đổi cuộc sống của bạn về việc hợp lý hóa thời gian cá nhân của bạn. Sử dụng phương pháp này cho phép bạn dành ít thời gian hơn cho những công việc không cần thiết và tập trung vào những thứ hứa hẹn nhất, cũng như dành đủ thời gian để nghỉ ngơi hợp lý, tránh những thứ được gọi là lãng phí thời gian: truyền hình, lang thang không mục đích trên các trang Web, và tương tự.
Một người áp dụng các nguyên tắc quản lý thời gian trong các hoạt động hàng ngày của họ không chỉ thành công hơn những người khác, theo thống kê mà còn khỏe mạnh hơn, vì họ không gặp căng thẳng liên tục liên quan đến tắc nghẽn và thời hạn liên tục. Thiết lập các ưu tiên (nguyên tắc Eisenhower hoặc bất kỳ nguyên tắc nào khác) sẽ giúp tối ưu hóa các hoạt động trong cuộc sống của bạn trong mọi lĩnh vực.
