Khi trình bày kết quả của công việc, điều rất quan trọng là bạn phải chuẩn bị sức hấp dẫn của mình trước khán giả, có tính đến các yêu cầu cơ bản về giao tiếp bằng miệng. Thiết kế của báo cáo cung cấp một sự trình bày rõ ràng và ngắn gọn về thông tin mà người nghe có thể dễ dàng cảm nhận được. Theo quy định này, điều quan trọng là tuân thủ các quy tắc trình bày báo cáo, điều này sẽ giúp bài phát biểu của bạn trở nên thú vị.
Mục tiêu chính của người nói về cơ bản là:
- để thông báo cho người nghe về điều gì đó trong một khoảng thời gian ngắn;
- thể hiện tài liệu trực quan (sơ đồ, đồ thị, biểu đồ…);
- cố gắng truyền đạt thông tin theo những cách dễ tiếp cận nhất;
- kết tinh thông tin hữu ích và quan trọng nhất từ toàn bộ tập, trình bày dữ liệu và dữ kiện sao cho dễ nhớ.
Căn cứ vào mục đích, chủ đề, lĩnh vực hoạt động mà báo cáo được xuất bản, việc thiết kế báo cáo cũng tùy thuộc. Bạn có thể viết một tin nhắn dưới dạng miễn phí và cũng có thể tự do cư xử với người nói trong cuộc biểu tình. Đôi khi cần phải tuân thủkhối xây dựng bắt buộc.
Ví dụ: thiết kế của các báo cáo trong lĩnh vực khoa học luôn có cấu trúc và giống hệt với công trình khoa học mà bản trình bày được đề xuất.
Chúng ta hãy xem xét các thành phần chính của báo cáo. Ví dụ, chúng ta hãy thiết kế một báo cáo đại diện cho một công trình khoa học. Một thuật toán hành động tương tự phù hợp để chuẩn bị một báo cáo về bất kỳ chủ đề nào.
- Văn bản phải bắt đầu bằng lời chào. Ví dụ: “Kính gửi những người tham dự, các thành viên của ủy ban, khách mời (ở đây bạn nên liệt kê các nhóm người chính có mặt, tùy thuộc vào tính chất của sự kiện)!”.
- Để làm quen với những người có mặt với tiêu đề rõ ràng về chủ đề của báo cáo. Bạn có thể làm như sau: “Sự chú ý của bạn được mời đến với một báo cáo về chủ đề … Hãy để tôi bắt đầu với …” (Nếu đây là một chủ đề khoa học, thì bạn có thể bắt đầu với mức độ liên quan của chủ đề được đề xuất, sau đó chuyển sang đến mục tiêu, nhiệm vụ và sau đó là đánh giá quá trình và kết quả).
- Hơn nữa, sau phần giới thiệu, bạn có thể bắt đầu kể lại quá trình chính của nghiên cứu khoa học (tiếp thị, v.v.). Nó là mong muốn để gạch dưới sự chuyển đổi này bằng các từ. Đối tượng sẽ dễ dàng định hướng hơn và bạn sẽ dễ dàng thu hút sự chú ý của họ hơn. Nó có thể được xây dựng như sau: “Bây giờ hãy để tôi chuyển sang kết quả chính của nghiên cứu. Bây giờ, hãy để tôi giới thiệu chi tiết hơn về các giai đoạn nghiên cứu của chúng tôi.”
- Sẽ rất tốt nếu chia nhỏ tất cả thông tin thành các khối. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đề xuất rằng toàn bộ quá trình được xem xét trong các giai đoạn riêng biệt. Ví dụ: "Nghiên cứu về chủ đề … diễn ra ởnhiều giai đoạn. Bây giờ chúng ta sẽ nói sơ qua về chúng. Vì vậy, ở giai đoạn đầu tiên, chúng tôi đã chuyển sang… ".
Phần này của báo cáo có nhiều thông tin nhất, dài hơn, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng sự quan tâm của khán giả không bị phai nhạt. Các tài liệu trình bày khác nhau có chứa đồ thị, sơ đồ, hình minh họa, v.v. sẽ giúp bạn điều này.
Nhưng cần nhớ rằng số lượng quá nhiều thậm chí có thể khiến khán giả mệt mỏi hơn và gây khó chịu. Do đó, bạn nên chọn những trang trình bày quan trọng và cần thiết nhất để củng cố bài phát biểu của bạn, và tránh sử dụng kính vạn hoa với tất cả các loại hình ảnh mà một người sẽ khó có thời gian để xem chứ chưa nói đến việc hiểu chúng.
- Điều đáng xem là bạn cần hiểu rõ ràng minh họa nào đi kèm với văn bản. Chúng phải phù hợp và bổ sung cho nhau. Trong nội dung của toàn bộ báo cáo, bạn rất cần ghi chú về nội dung chính xác của trang trình bày trên màn hình khi bạn phát âm một số từ nhất định.
- Cuối báo cáo, cần tóm tắt ngắn gọn những điều quan trọng nhất, để đưa ra kết luận hợp lý. Để trình bày ngắn gọn. bạn đã đưa ra kết luận gì, bạn thấy con đường phát triển nào xa hơn.
- Đảm bảo bày tỏ lòng biết ơn về sự quan tâm của bạn, đề nghị chuyển sang phần thảo luận.
Tóm lại, chúng ta có thể nói thế này: “Cảm ơn (ai đó) đã có cơ hội được nói chuyện, với những người có mặt vì sự chú ý của họ. Tôi đề nghị chuyển sang thảo luận về các kết quả đã trình bày.”
Như bạn có thể thấy, thiết kế của báo cáo phải có cấu trúc nhất có thể. Đây làsẽ giúp bản thân người nói dễ dàng điều hướng thông tin, trả lời câu hỏi, có thể quay lại văn bản nhiều lần trong trường hợp có điểm thảo luận, cũng như trong toàn bộ cuộc thảo luận.
