Thiết kế Cấu trúc Tổ chức là một phương pháp từng bước xác định các khía cạnh rối loạn chức năng của quy trình làm việc, thủ tục và hệ thống, sắp xếp lại chúng cho phù hợp với thực tế và mục tiêu kinh doanh hiện tại, sau đó phát triển các kế hoạch để thực hiện các thay đổi mới. Quá trình này nhằm cải thiện cả khía cạnh kỹ thuật và nhân sự của doanh nghiệp.
Đối với hầu hết các công ty, quy trình thiết kế dẫn đến sự cải thiện lớn hơn về tổ chức, kết quả (lợi nhuận, dịch vụ khách hàng, hoạt động nội bộ) và nhân viên được trao quyền và cam kết với doanh nghiệp.
Dấu hiệu nổi bật của quá trình thiết kế là một cách tiếp cận toàn diện và toàn diện để cải tiến tổ chức ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh của đời sống doanh nghiệp, vì vậy bạn có thể đạt được những lợi ích sau khi phát triển đúng phương pháp:
- Dịch vụ khách hàng tuyệt vời.
- Tăng lợi nhuận.
- Giảm hoạt độngchi phí.
- Cải thiện hiệu quả và thời gian chu kỳ.
- Văn hóa của những nhân viên tận tâm và gắn bó.
- Một chiến lược rõ ràng để quản lý và phát triển doanh nghiệp của bạn.
Thiết kế đề cập đến sự tích hợp của con người với các quy trình, công nghệ và hệ thống kinh doanh cốt lõi. Một tổ chức được thiết kế tốt đảm bảo rằng hình thức công ty phù hợp với mục đích hoặc chiến lược của nó, đáp ứng những thách thức liên quan đến thực tế của doanh nghiệp và làm tăng đáng kể khả năng những nỗ lực chung của mọi người sẽ thành công.
Khi các công ty phát triển và các thách thức từ môi trường bên ngoài ngày càng phức tạp, các quy trình, cấu trúc và hệ thống kinh doanh đã từng hoạt động trở thành rào cản đối với hiệu quả, dịch vụ khách hàng, tinh thần của nhân viên và lợi nhuận tài chính.
Các tổ chức không cập nhật định kỳ sẽ bị các triệu chứng như:
- Quy trình làm việc kém hiệu quả không có bảng phân tích và bước giá trị gia tăng.
- Quá nỗ lực ("chúng tôi không có thời gian để làm đúng, nhưng chúng tôi có thời gian để làm lại")
- Công việc rời rạc, ít quan tâm đến điều tốt đẹp hơn.
- Thiếu kiến thức và định hướng khách hàng.
- Thiếu trách nhiệm ("Đó không phải là công việc của tôi").
- Che đậy và đổ lỗi thay vì xác định và giải quyết vấn đề.
- Chậm trễ trong việc ra quyết định.
- Mọi người không có thông tin hoặc thẩm quyền để giải quyết vấn đề.
- Quản lý, không phải tuyến đầu, chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề khi có sự cố.
- Cần rất nhiềuthời gian để làm điều gì đó.
- Hệ thống được xác định kém hoặc củng cố hành vi sai trái.
- Mất lòng tin giữa người lao động và quản lý.
Phương pháp sử dụng
Điều quan trọng là phải xem xét các hệ thống tương tác khác nhau có liên quan. Mặc dù quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức có thể thích ứng với quy mô, mức độ phức tạp và nhu cầu của bất kỳ công ty nào, nhưng nó không bị giới hạn bởi các yêu cầu nội bộ của quản lý cấp trên. Mỗi đường dẫn giải pháp được thực hiện riêng lẻ. Bản thân hệ thống dựa trên các phương pháp sau sẽ được liệt kê bên dưới.
1. Điều lệ của quy trình lập kế hoạch
Là giám đốc điều hành cấp cao, các bạn đã cùng nhau thảo luận về kết quả kinh doanh hiện tại, tình trạng của công ty, các yêu cầu về môi trường và sự cần thiết phải bắt tay vào một quá trình như vậy. Các hành động tiếp theo là gì? Bạn thiết lập một điều lệ cho quá trình thiết kế tổ chức. Nó bao gồm "lý do thay đổi", kết quả mong muốn, phạm vi, phân bổ nguồn lực, thời gian, sự tham gia, chiến lược truyền thông và các thông số khác sẽ định hướng cho dự án.
Đôi khi, ban lãnh đạo có thể trải qua quá trình lập kế hoạch chiến lược hoặc quá trình phát triển nhóm trước khi bắt đầu sáng kiến thay đổi dự án, tùy thuộc vào mức độ hiểu rõ ràng của họ về chiến lược của mình và mức độ họ làm việc cùng nhau như một nhóm.
2. Phát triển chính sách mới
Nhóm quản lý (hoặc những người khác đã được mời tham gia vào quá trình này) xem xét trước và thiết kế tổ chứccấu trúc bao gồm các khuyến nghị cho một "tương lai lý tưởng". Ở cấp độ này, các bước trong quy trình này bao gồm:
- Xác định nguyên tắc tổ chức chính của bạn.
- Tối ưu hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi mang lại doanh thu hoặc kết quả cho khách hàng.
- Tài liệu và tiêu chuẩn hóa các thủ tục.
- Tổ chức mọi người xung quanh các quy trình cốt lõi. Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho công việc chính.
- Xác định nhiệm vụ, chức năng và kỹ năng. Các chỉ số hiệu suất cho từng chức năng của nhóm là gì? Họ được đánh giá và chịu trách nhiệm như thế nào?
- Xác định nhu cầu thiết bị, bố trí và nhân sự cho các nhóm và bộ phận khác nhau trong toàn tổ chức.
- Xác định các nguồn lực hỗ trợ (tài chính, bán hàng, nhân sự), sứ mệnh, nhân sự và vị trí của chúng.
- Xác định cấu trúc quản trị cung cấp hỗ trợ chiến lược, điều phối và hoạt động.
- Cải thiện hệ thống điều phối và phát triển (tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, chia sẻ thông tin, thiết lập mục tiêu).
Tại một số thời điểm, quá trình thiết kế chuyển thành kế hoạch chuyển đổi khi các ngày thực hiện quan trọng được thiết lập và các kế hoạch hành động cụ thể được tạo ra để thực hiện dự án mới.
Và một phần quan trọng của bước này là truyền đạt tiến độ cho các thành viên khác của tổ chức. Một kế hoạch truyền thông đã được phát triển để giáo dục mọi người về những gì đang xảy ra. Giáo dục mang lại nhận thức và hòa nhậpcủa mỗi - đến đầu các nghĩa vụ.
3. Thực hiện Dự án
Bây giờ nhiệm vụ là đưa dự án vào cuộc sống. Các phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức phải luôn bao gồm các yếu tố thực hiện. Nếu không có chúng, các tác vụ sẽ không chạy. Mọi người được tổ chức thành các nhóm làm việc tự nhiên, những người học kế hoạch mới, kỹ năng làm việc nhóm và hình thành các nhóm sáng kiến. Các vai trò công việc mới được khám phá và các mối quan hệ mới được thiết lập trong và ngoài đơn vị.
Trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật đang được sắp xếp lại. Hệ thống lương thưởng, hệ thống cải tiến hiệu suất, hệ thống trao đổi thông tin, ra quyết định và quản lý đã được thay đổi và điều chỉnh. Một số điều này có thể được thực hiện nhanh chóng. Một số công ty có thể yêu cầu thêm chi tiết và được thực hiện trong một khoảng thời gian dài hơn.
Nguyên tắc
Phương pháp thiết kế tổ chức thực hiện các chức năng kinh doanh khác nhau. Chúng được thiết kế để thỏa mãn những động cơ cụ thể. Cũng phải nỗ lực để điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với những nhu cầu thay đổi. Một hệ thống tốt không chỉ tạo điều kiện giao tiếp mà còn mang lại hiệu quả trong các phân khúc khác nhau. Vì vậy, khi phát triển, điều quan trọng là phải chú ý đến các nguyên tắc.
1. Khuyến khích Hiệu quả
Thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp bao gồm một số yếu tố tích cực đối với người lao động. Đáp lại, bạn có thể nhận được phản ứng tích cực từ nhân viên. Mục đích chính của cơ cấu tổ chức là mang lại hiệu quả cho các chức năng khác nhau. Làm việc có hệ thống sẽ không để lại bất kỳ cơ hội nào và mọi hành động sẽ được phối hợp để thực hiện nó một cách tối đa.
Các thành viên của tổ chức cố gắng tối đa hóa sản lượng hàng hóa và dịch vụ từ các nguồn lực nhất định. Các nỗ lực đang được thực hiện cho một nỗ lực có hệ thống, hợp lý và phối hợp để kiểm soát các lãng phí và thất thoát khác nhau. Nhiều mô hình tổ chức khác nhau đã được phát triển để đảm bảo hiệu quả của hoạt động. Họ quyết tâm đạt được mục tiêu của mình.
2. Giao tiếp
Thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp bao gồm thời điểm tạo mối liên hệ trong tất cả các bộ phận. Giao tiếp là vấn đề số một trong mọi tổ chức. Một cấu trúc tốt cung cấp một kênh liên lạc thích hợp giữa các cá nhân làm việc trong một tổ chức. Các mối quan hệ báo cáo đã thiết lập và thứ bậc của những người báo cáo cũng được chỉ ra trong một cấu trúc tốt. Cần có một quy trình giao tiếp theo chiều ngang, chiều dọc và chiều ngang và điều này được thực hiện bởi một cấu trúc có kế hoạch tốt.
3. Sử dụng tài nguyên một cách tối ưu
Việc phân bổ hợp lý các nguồn lực cũng giúp sử dụng chúng một cách tối ưu. Thiết kế cơ cấu tổ chức của tổ chức giao một vị trí quan trọng hơn cho các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu chung. Các sự kiện được sắp xếp theo mức độ quan trọng của chúng trong hệ thống và các đề xuất phù hợp được đưa ra để phân bổ nguồn lực. Phân bổ tài sản tối ưu là điều cần thiết để tăng trưởng kinh doanh.
4. Sự hài lòng trong công việc
Tốtthiết kế cơ cấu tổ chức của một tổ chức đảm bảo rằng các nhiệm vụ và trách nhiệm của những người làm việc trong doanh nghiệp được phân công rõ ràng. Công việc được phân bổ theo kiến thức, kinh nghiệm và chuyên môn của họ. Mọi người có cơ hội để giải thích về công việc của họ. Khi mọi người có thể làm việc trong giới hạn, sẽ có công việc hài lòng.
5. Tư duy Sáng tạo
Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức có thể bao gồm mục tự do lập kế hoạch và thực hiện công việc của họ. Nó cho phép cá nhân suy nghĩ và phát triển những cách mới và tốt hơn để hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay. Cơ cấu tổ chức cố gắng đặt mọi người vào những nơi mà họ thích hợp nhất. Nhiều người đã đóng góp vào sự phát triển tư duy quản lý thông qua sự sáng tạo của họ trong một bộ phận cụ thể của công ty.
6. Dễ quản lý
Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức cũng dựa trên sự tối ưu hóa của quá trình này. Có rất nhiều người làm việc trong lĩnh vực kinh doanh. Chức năng của họ cần được xác định và phân công trách nhiệm theo yêu cầu của tổ chức. Một cơ cấu tốt sẽ giúp thiết lập mối quan hệ giữa những người làm việc ở các vị trí khác nhau. Hệ thống tổ chức là cơ chế quản lý chỉ đạo, điều phối và kiểm soát hoạt động của các cá nhân khác nhau.
Một cấu trúc được suy nghĩ kỹ lưỡng sẽ giúp ích cho cả việc quản lý và điều hành doanh nghiệp. Nó được đảm bảo rằng không có hoạt động nào bị bỏ mặc và công việc được phân phối trongtheo khả năng của người thực hiện. Suy nghĩ kỹ lưỡng các bước thiết kế tổ chức là một trợ giúp tuyệt vời để quản lý tốt. Hãy xem xét chúng.
Các công đoạn thiết kế
Hệ thống được tạo ra phải đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này sẽ đảm bảo rằng lực lượng lao động được sử dụng một cách tối ưu và các chức năng khác nhau phải được thực hiện đúng cách. Quan hệ hài hòa giữa những người ở các vị trí khác nhau là cần thiết. Thiết kế kết cấu là một nhiệm vụ quan trọng phải được xem xét cẩn thận. Dưới đây sẽ liệt kê những điểm chính mà một kế hoạch hoàn chỉnh đang được phát triển.
Bước 1: Xác định các hoạt động
Các hành động cần thực hiện để đạt được các mục tiêu của công ty phải được xác định. Nó cũng được yêu cầu xác định các chức năng phải được thực hiện để đạt được các mục tiêu khác nhau và các hành động liên quan đến các chức năng này. Nếu không có giai đoạn thiết kế cơ cấu tổ chức này, các nhà quản lý sẽ không thể đạt được kết quả mong muốn.
Các hoạt động chính được chia thành một số loại phụ của mỗi ngành. Khi xác định loài, cần lưu ý rằng không có loài nào thoát khỏi các hoạt động trùng lặp và các chức năng khác nhau được thực hiện một cách đồng bộ.
Bước 2: Phân nhóm các hoạt động
Các hoạt động tương tự và liên quan chặt chẽ được nhóm lại cho các sở, ngành. Sự phối hợp giữa các hoạt động chỉ có thể đạt được thông qua tích lũy thích hợp. Lượt xem được nhómcác hoạt động có thể được giao cho các vị trí khác nhau. Đưa ra định hướng cho các cá nhân tạo ra thẩm quyền và trách nhiệm. Yếu tố này trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức cho phép bạn nâng cao tầm quan trọng của một nhân viên cụ thể. Quyền hạn được giao cho cấp dưới của nhiều bộ phận khác nhau và trách nhiệm được thiết lập.
Giai đoạn 3: Ủy quyền
Ủy quyền là một quy trình hành chính, nơi mọi người làm điều gì đó khác biệt bằng cách bắt họ phải chịu trách nhiệm. Khi các công việc khác nhau được tạo ra trong một tổ chức, những cá nhân đó được giao một công việc. Để hoàn thành công việc, bạn cần có quyền hạn. Các quyền hạn được giao cho những người khác nhau phù hợp với sự phân bổ trách nhiệm. Giai đoạn cuối cùng của việc thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý cần phản ánh rõ điều này. Trong quá trình phân công nhiệm vụ, quyền hạn được tạo ra trong tổ chức, một hệ thống xác định ai sẽ chính thức tương tác với ai.
Tính năng của một hệ thống tốt
Thiết kế cơ cấu tổ chức gợi ý rằng thiết bị được tạo ra phải đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu khác nhau của công ty. Cần lưu ý rằng mỗi công ty có hình thức quản lý độc đáo của riêng mình. Nếu chúng ta xem xét tổng thể các tính năng, tóm lại, chúng sẽ giống như sau.
1. Đường quyền rõ ràng
Những điều cơ bản của việc thiết kế cấu trúc quản trị tổ chức bắt đầu bằng việc tạo ra một hệ thống phân cấp cơ bản. Phải có một đường quyền rõ ràng từ trên xuống dưới. Việc chuyển giao quyền hạn cần được thực hiện theo từng giai đoạn và phù hợp với tính chất công việc được giao. Tất cả trongtổ chức phải có hiểu biết đầy đủ về công việc và quyền hạn được giao cho một người cụ thể. Nếu không có sự rõ ràng này, sẽ có sự nhầm lẫn, tranh chấp và xung đột.
2. Ủy quyền đầy đủ
Các nhiệm vụ thiết kế cơ cấu tổ chức cũng bao gồm sự phân bổ trách nhiệm có thẩm quyền. Việc ủy quyền phải phù hợp với trách nhiệm đã thiết lập.
Nếu không đủ sức để nhận nhiệm vụ được giao thì sẽ không hoàn thành được công việc. Đôi khi các nhà quản lý giao nhiệm vụ cho cấp dưới mà không trao cho họ quyền hạn thích hợp, cho thấy họ thiếu khả năng ra quyết định. Việc phân công không đầy đủ sẽ tạo ra vấn đề cho cấp dưới vì họ có thể không đáp ứng được yêu cầu đã thiết lập.
3. Ít cấp quản lý hơn
Các yếu tố thiết kế của cơ cấu tổ chức nên tránh các mô hình phức tạp. Trong chừng mực có thể, cần giảm, nhưng trong giới hạn hợp lý, các cấp quản lý. Số lượng các cấp này càng lớn thì độ trễ truy cập càng lớn. Việc chuyển các quyết định từ trên xuống dưới sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Tương tự, thông tin từ các cấp thấp hơn sẽ mất nhiều thời gian để lên đến đỉnh. Số lượng cấp quản lý phụ thuộc vào tính chất và quy mô hoạt động. Không có số lượng cấu trúc cụ thể có thể được chỉ định cho mỗi vấn đề, nhưng cần cố gắng để giữ chúng ở mức tối thiểu. Việc tối ưu hóa này sẽ giảm chi phíthời gian.
4. Phạm vi kiểm soát
Quá trình thiết kế cơ cấu quản trị tổ chức cũng nên bao gồm các chức năng giám sát. Mức độ giám sát đề cập đến số lượng người mà người quản lý có thể giám sát trực tiếp. Một người chỉ nên theo dõi số lượng cấp dưới mà anh ta có thể giao tiếp trực tiếp.
Số lượng người được giám sát không thể được thiết lập đại trà vì nó sẽ phụ thuộc vào tính chất của công việc. Cần phải nỗ lực để giữ cho một nhóm được quản lý tốt luôn được giám sát, nếu không sẽ kém hiệu quả và kém hiệu quả.
5. Đơn giản và linh hoạt
Phương pháp tiếp cận để thiết kế cơ cấu tổ chức không nên phức tạp. Bạn không nên thêm các mức kiểm soát không cần thiết. Một cấu trúc tốt nên tránh sự mơ hồ và nhầm lẫn. Hệ thống cũng phải linh hoạt để điều chỉnh theo nhu cầu thay đổi.
Có thể xảy ra mở rộng hoặc đa dạng hóa, đòi hỏi phải phân loại lại các nhiệm vụ và trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức phải có khả năng kết hợp các thay đổi mới mà không cần điều chỉnh các yếu tố cốt lõi. Điều này sẽ cho phép bạn không thay đổi tất cả các điều khoản đã nhập trước đó.
Các yếu tố cơ bản
Phân tích thiết kế tổ chức cần chỉ ra chiến lược triển khai nhân tài của công ty. Việc triển khai này có đạt được mục tiêu kinh doanh hay không một phần phụ thuộc vào sức mạnh của tổng thể hệ thống nội bộ. Thiết kế tổ chức tạo ra mối quan hệ làm việc giữa mọi người, thiết lập ranh giới trách nhiệm vàxác định ai chịu trách nhiệm trước ai.
Có một số cách để cấu trúc một công ty. Các nguyên tắc đúng đắn để thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý xuất phát từ nhu cầu và nguyện vọng của doanh nghiệp. Dựa trên điều này, họ quảng cáo đúng người.
1. Chiến lược
Phương pháp tốt nhất để thiết kế tổ chức có tính đến các kế hoạch chiến lược của công ty. Trong khi đó, các hoạt động như vậy tuân theo tầm nhìn của công ty. Sứ mệnh - lý do tồn tại của một doanh nghiệp - mục đích của nó.
Tầm nhìn là thành tích cao nhất của công ty, là việc thực hiện các nhiệm vụ đặt ra. Tất cả các nỗ lực chiến lược nhằm hiện thực hóa tầm nhìn, và cơ cấu tổ chức phải hỗ trợ những nỗ lực này. Ví dụ, một công ty đã quyết định mở rộng ra thị trường nước ngoài có thể hợp nhất thành các bộ phận địa lý. Những thay đổi trong chiến lược kêu gọi một thiết kế cấu trúc cập nhật
2. Yếu tố môi trường
Môi trường kinh doanh mà nhân viên làm việc không thể không kể đến các nhà thiết kế tổ chức. Một hệ thống thay đổi nhanh chóng, không thể đoán trước đòi hỏi sự linh hoạt, khả năng thích ứng và sự hợp tác liên ngành.
Trong tình hình như vậy, việc thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp kiểu cơ khí sẽ hạn chế sự khéo léo và nhanh nhạy của đội ngũ nhân viên. Thay vào đó, các nhà phát triển có thể xây dựng một hệ thống hữu cơ theo chiều ngang giúp cấp chính quyền và phân cấp việc ra quyết định. Đồng thời, một môi trường ổn định cho phép sử dụng các điều khiển, các nhiệm vụ được xác định rõ ràng và quyền hạn tập trung trong một cấu trúc cơ học.với mức độ tăng trưởng sức mạnh theo chiều dọc.
3. Quy mô công ty
Doanh nghiệp nhỏ với ít người thường có nhiều vai trò khác nhau, không chính thức và không viết nhiều quy tắc. Vì công ty nổi lên một cách tự nhiên, sẽ là sai lầm nếu cố gắng áp đặt một cấu trúc cơ giới, chính thức cho nó. Việc thiết kế cơ cấu và hệ thống tổ chức trong trường hợp này không nên bao gồm các yếu tố mang tính mệnh lệnh và bảo thủ khi tiến hành các hoạt động nội bộ.
Đây sẽ là một hành động vô ích. Ngoài ra, sự quan liêu không cần thiết có thể cản trở hoạt động. Các tổ chức lớn cần kiểm soát và giám sát nhiều hơn. Một cấu trúc cơ học tạo ra trách nhiệm và trách nhiệm giải trình rõ ràng và do đó phù hợp với các công ty có số lượng nhân viên lớn.
4. Tuổi công ty
Khi mới bắt đầu hoạt động của một công ty, quy mô nhỏ của nó mang lại những phẩm chất cấu trúc hữu cơ thúc đẩy sự linh hoạt và nhanh nhẹn. Khi công ty phát triển và mở rộng, nó bắt đầu:
- cơ giới hóa bằng cách thêm các quy tắc, chính sách và thủ tục;
- thiết lập các mục tiêu được xác định rõ ràng;
- triển khai các hệ thống kiểm soát nội bộ và chuỗi lệnh rộng rãi.
Nói tóm lại, sự trưởng thành sinh ra bệnh quan liêu. Công ty càng cũ, hệ thống nội bộ càng trở nên khó sử dụng, tạo ra rào cản đối với sự đổi mới, khả năng thích ứng và phản ứng nhanh. Quá trình thiết kế tổ chức phải tính đến mức độ mà công ty cũ cần tái cấu trúc để giảmhệ thống cơ giới hóa. Nếu không, các vấn đề nghiêm trọng về quản lý và nhân sự có thể phát sinh.
Dự án kết cấu
Thiết kế kết cấu đều có ưu và khuyết điểm, vì vậy các nhà thiết kế phải cân nhắc kỹ lưỡng từng bước. Hai chủ đề phổ biến ở đây là phân chia theo chức năng và phân chia. Cơ cấu chức năng tạo ra các phòng ban theo các hoạt động như sản xuất, tiếp thị và tài chính.
Hoạt động theo cụm tăng hiệu quả nhưng có thể tạo ra rào cản giữa các bộ phận. Cơ cấu bộ phận nhóm mọi người theo sản phẩm, khách hàng hoặc vị trí địa lý, tạo ra một cách hiệu quả các công ty nhỏ với khả năng tiếp thị, tài chính và sản xuất của riêng họ. Điều này giúp các phòng ban luôn tập trung và nhạy bén, nhưng trùng lặp hoạt động kinh doanh giữa các phòng ban và trong toàn công ty.
Lược đồ loại điều khiển
Biểu đồ tổ chức là sự trình bày trực quan về kiểu thiết kế chính thức. Kế hoạch cho thấy cơ cấu của tổ chức, các mối quan hệ và mức độ tương đối của các vị trí trong mỗi ngành. Nó giúp tổ chức nơi làm việc bằng cách vạch ra hướng kiểm soát cho cấp dưới.
Ngay cả một doanh nghiệp nhỏ một người cũng có thể sử dụng một số loại sơ đồ tổ chức để xem những chức năng nào cần được thực hiện. Việc lập kế hoạch và tầm nhìn như vậy cấu trúc công việc và giúp thực hiện tất cả các nhiệm vụ và giải quyết các vấn đề giao tiếp mới nổi.vấn đề.
Sơ đồ tổ chức mang lại những lợi ích sau:
- Truyền đạt hiệu quả thông tin tổ chức, dịch vụ và công ty.
- Cho phép người quản lý đưa ra các quyết định về nguồn lực, tạo nền tảng cho việc quản lý sự thay đổi và truyền đạt thông tin hoạt động trong toàn tổ chức.
- Mọi thứ liên quan đến doanh nghiệp phải diễn ra một cách minh bạch và có thể đoán trước được.
- Cung cấp sự thay thế nhanh chóng cho các hệ thống phân cấp kinh doanh chính thức.
- Cho mọi người trong tổ chức biết ai chịu trách nhiệm về những gì và ai báo cáo cho ai.
Tất nhiên, có một số hạn chế về quan điểm thiết kế tổ chức:
- Chúng tĩnh và không linh hoạt, thường lỗi thời khi các công ty thay đổi và trải qua các giai đoạn phát triển.
- Họ không giúp hiểu được điều gì đang thực sự diễn ra trong một tổ chức không chính thức. Thực tế là các tổ chức thường khá hỗn loạn.
- Họ không thể đối phó với việc thay đổi ranh giới doanh nghiệp do thuê ngoài, công nghệ thông tin, liên minh chiến lược và nền kinh tế mạng.
Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể quyết định không thành lập cơ cấu tổ chức chính thức. Tuy nhiên, công ty phải tồn tại ngay cả khi không có một kế hoạch xác định rõ ràng để quá trình phát triển có thể thành công. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều thấy sơ đồ tổ chức hữu ích vì chúng giúp chủ sở hữu hoặc người quản lý theo dõi sự phát triển và thay đổi trong mọi ngành và hướng đi.
Kết
Phương pháp thiết kế này dẫn đến những cải tiến đáng kể về chất lượng, dịch vụ khách hàng,thời gian chu kỳ, giảm doanh thu và nghỉ việc, tăng năng suất từ 25 đến ít nhất 50%. Tin tốt là kế hoạch này có thể được sử dụng cho hầu hết mọi loại hình và quy mô kinh doanh. Khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành thiết kế thay đổi tùy thuộc vào tính chất, quy mô và nguồn lực của công ty. Các dự án lớn và phức tạp có thể được hoàn thành trong vòng vài ngày. Các công ty nhỏ đòi hỏi ít thời gian và nguồn lực hơn nhiều.
