Bất kỳ quá trình nào, bất kỳ doanh nghiệp nào và bất kỳ tổ chức nào cũng vượt qua các giai đoạn khác nhau trong quá trình làm việc, kết quả cuối cùng của quá trình đó, bằng cách này hay cách khác, là đạt được mục tiêu chính. Với mong muốn đạt được các ưu tiên chính, vốn là đặc quyền của toàn bộ tổ hợp (sản xuất, thương mại, giáo dục, hậu cần, v.v.), các nhà quản lý đang tìm kiếm các phương án ưu tiên và hứa hẹn nhất để thực hiện nhiệm vụ của họ. Hệ thống quản lý hiện tại sớm hay muộn cũng mất đi trình độ chuyên môn so với nền tảng của những phát triển mới, những triển khai mới, những thay đổi sáng tạo trong sự phát triển của một ngành cụ thể. Đó là lý do tại sao những người đứng đầu các doanh nghiệp, tổ chức đều nhận thức rõ tầm quan trọng và ý nghĩa của việc phải theo kịp thời đại và theo kịp những nét cụ thể của quá trình phát triển không ngừng chuyển đổi và cải tiến của một bộ phận cụ thể.các hoạt động. Cho dù đó là thương mại, sản xuất, công nghiệp, giáo dục, hậu cần - trong mọi trường hợp, sớm hay muộn, cần phải sử dụng đến tối ưu hóa tổ chức hoặc công nghệ của các quy trình quản lý tại một doanh nghiệp cụ thể.
Khái niệm
Tối ưu hóa bất kỳ quy trình nào là một tập hợp các phương pháp và cách hiệu quả để cải thiện quy trình của chính quy trình này nhằm thu được kết quả nhanh hơn, tối ưu hơn và tốt hơn. Đó là, tối ưu hóa là một khái niệm có nghĩa là tăng hiệu quả, một từ đồng nghĩa với từ “cải tiến”. Để làm cho ý nghĩa của định nghĩa này rõ ràng hơn, cần phải theo dõi các tính năng của tối ưu hóa trên một ví dụ cụ thể.
Giả sử rằng các nhân viên của bộ phận nhà máy may mặc làm việc cùng nhau tại địa điểm của họ, làm ca sáu ngày một tuần và làm việc chín giờ. Năng suất lao động của họ giảm đáng kể vào cuối buổi chiều và hiệu suất của họ trở nên kém hiệu quả hơn vào cuối tuần, khi năng lực thể chất của người lao động cạn kiệt. Theo đó, khối lượng công việc họ làm giảm đi, chất lượng công việc kém đi, kéo theo đó là nhu cầu về sản phẩm sản xuất ra giảm, và sau đó là mức thu nhập chung của nhà máy may mặc. Một nhà quản lý có tư duy lý trí, người trực tiếp giám sát những nhân viên này, nhận thấy xu hướng tiêu cực như vậy, nên ngay lập tức thực hiện các biện pháp để tối ưu hóa quy trình sản xuất. Để làm được điều này, anh ta cần lập ra một kế hoạch để nâng cao hiệu quả công việc tại địa điểm sản xuất này và đảm bảo tính đến tất cả các sắc thái đi kèm với quy trình. ĐếnVí dụ, cần phải tính toán chi phí của doanh nghiệp sẽ như thế nào nếu người thứ ba được đưa ra để giúp đỡ người lao động hoặc nếu các cô gái được đề nghị làm việc theo ca với số giờ ban ngày tăng và số lượng giảm số lần xuất cảnh mỗi tháng. Vì vậy, đặt một người thứ ba vào các phụ tá thợ may, sẽ có thể tăng tốc độ và khối lượng công việc lên một phần ba. Và nếu bạn tiết kiệm tiền lương của một nhân viên thứ ba và đưa hai cô gái đi chơi theo ca mỗi ngày, vào cuối tuần, họ sẽ có cơ hội tiếp thêm sức mạnh và làm việc chăm chỉ và nhanh hơn nhiều vào những ngày làm việc.
Và đối với bất kỳ phân khúc ngành nào cũng vậy - các vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải loại bỏ bắt buộc bằng cách vạch ra một kế hoạch hành động cụ thể nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc nói chung.
Mục tiêu và mục tiêu
Giống như bất kỳ quy trình nào được ban quản lý doanh nghiệp hoặc tổ chức áp dụng trong quá trình hoạt động trực tiếp của họ (cho dù đó là cơ sở giáo dục ngân sách, công ty thương mại hay khu liên hợp công nghiệp), chương trình nâng cao năng lực sản xuất là nhất thiết nhằm đạt được các mục tiêu và mục tiêu cụ thể. Việc tối ưu hóa các quy trình trong doanh nghiệp thuộc bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào được đặc trưng bởi các điểm chính chính:
- tăng năng suất công ty;
- nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng tiềm năng và du khách;
- nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trườngdịch vụ được cung cấp;
- hiện đại hóa các quy trình cơ bản của chu trình sản xuất;
- tăng lợi nhuận của công ty;
- đánh giá tỷ lệ lao động hiện có và nguồn lực vật chất với chi phí bảo trì;
- mở rộng kinh doanh (nếu cần).
Đương nhiên, mục tiêu chính và bắt buộc của bất kỳ công ty nào hoạt động trên cơ sở thương mại sẽ là tạo ra lợi nhuận. Theo đó, các nhiệm vụ và mục tiêu của việc tối ưu hóa các quy trình quản lý hoạt động kinh doanh thương mại sẽ chỉ nhằm mục đích duy nhất là tăng hiệu quả của năng lực sản xuất và tăng doanh thu.
Khi nói đến cơ cấu ngân sách, ở đây sự nhấn mạnh là nâng cao chất lượng công việc của nhân viên trong chính tổ chức. Ví dụ, việc tối ưu hóa quá trình giáo dục hoặc tối ưu hóa toàn bộ tổ hợp giáo dục (mầm non, trường học, trường đại học) phải nhằm mục đích cải tiến phương pháp giảng dạy, chỉ thu hút các chuyên gia và giáo viên có trình độ cao, thay đổi cấu trúc chương trình giảng dạy của cụ thể của việc giảng dạy để tối đa hóa lợi nhuận thu được từ sinh viên. Ở đây, mục đích là làm cho quá trình học tập dễ dàng hơn, đơn giản hơn, rõ ràng hơn cho học sinh, nhưng đồng thời, yếu tố hiệu quả phải được giữ nguyên hoặc thậm chí tăng lên.
Phương pháp
Không cần phải nói rằng để đạt được các mục tiêu và mục tiêu đã đề ra, trước tiên cần phải phát triển một tập hợp các hoạt động có liên quansẽ góp phần trực tiếp vào việc đạt được kết quả mong muốn cuối cùng. Vì vậy, các phương pháp thích hợp để tối ưu hóa các quy trình ở các cấp độ khác nhau đang được phát triển. Nói cách khác, để đạt được những gì bạn muốn, bạn cần phải suy nghĩ về những cách có thể đạt được mong muốn này.
Đương nhiên, tùy thuộc vào phương hướng hoạt động của một doanh nghiệp hoặc tổ chức cụ thể, các phương pháp tối ưu hóa quy trình làm việc ở mỗi công ty cụ thể là khác nhau. Nhưng nhìn chung, các cách khác nhau để nâng cao hiệu quả hoạt động của các công ty thuộc các cấu trúc ngành khác nhau vẫn nhằm vào các lĩnh vực ưu tiên phát triển giống nhau.
- Phương pháp loại trừ - cung cấp việc loại bỏ các yếu tố tái sản xuất bên ngoài và bên trong đóng vai trò là trở ngại và trở ngại và ngăn cản công ty tăng lợi nhuận.
- Phương pháp đơn giản hóa - liên quan đến việc giảm mức độ phức tạp trong cấu trúc của quy trình sản xuất (bán hàng, giáo dục, hậu cần) bằng cách phân tán khối lượng công việc chính thành các phân đoạn và bộ phận riêng biệt.
- Phương pháp tiêu chuẩn hóa - đặc trưng bởi việc giới thiệu các chương trình mới, công nghệ tiên tiến, các kỹ thuật, sản phẩm, thành phần và giai đoạn khác nhau về cơ bản trong việc thúc đẩy quy trình làm việc.
- Phương pháp giảm là do nhu cầu giảm chi phí sản xuất, tài nguyên, lao động, phụ tùng, tài chính.
- Phương pháp tăng tốc - cung cấp nhu cầu giảm tổn thất thời gian, cũng như giới thiệu một phương pháp song songkỹ thuật, mô phỏng, thiết kế mẫu nhanh chóng và tự động hóa quy trình làm việc.
- Phương pháp thay đổi - những khu vực thất bại nhất làm chậm quá trình sản xuất phải được thay thế bằng những khu vực cơ bản mới, hiệu quả và hiệu quả. Vật liệu kém chất lượng cần được thay thế bằng sản phẩm tốt, kỹ thuật kém hiệu quả cần được thay thế bằng bộ máy hoạt động hiệu quả, v.v.
- Phương pháp tương tác - mọi công việc tại doanh nghiệp cần được thực hiện trong một tập thể phối hợp nhịp nhàng, thống nhất bởi một mục tiêu và ý tưởng duy nhất. Sự tương tác của nhân viên ở các cấp độ khác nhau của sự phụ thuộc theo thứ bậc và cùng làm việc hiệu quả sẽ giúp thực hiện các mục tiêu và mục tiêu đã đặt ra cho toàn thể nhân viên.
Để hiểu cách bạn có thể đạt được sự tối ưu hóa của các hệ thống và quy trình trong các lĩnh vực hoạt động ưu tiên nhất, cần phải nghiên cứu chi tiết hơn về từng lĩnh vực đó.
Đang kiểm soát
Ra quyết định là thành phần quan trọng nhất của tổ hợp quản lý trong bất kỳ doanh nghiệp nào, cho dù đó là sản xuất, kinh doanh hay ngân sách. Mọi sự tối ưu hóa các quy trình trong tổ chức bằng cách nào đó đều có sự tham gia của nhân tố con người. Quá trình làm việc sẽ được xây dựng như thế nào và nguồn nhân lực sẽ tương tác như thế nào trong quá trình này, quyết định năng suất của toàn công ty. Quản lý được thiết kế tốt và khả năng thực hiện các phương pháp hoạt động hiệu quả trong toàn bộ quá trình quản lý sẽ không chỉ tối ưu hóacấu trúc mối quan hệ giữa các nhân viên, mà còn để tăng lợi nhuận của toàn doanh nghiệp.
Vậy, những phương pháp nào có thể được sử dụng để đạt được năng suất quản lý như một công cụ chính để quản lý doanh nghiệp?
- Đảm bảo khả năng quản lý dễ dàng - cấu trúc tương tác và phân cấp thứ bậc giữa một số nhân viên với những người khác được hình thành càng đơn giản, thì tất cả các quy trình sẽ diễn ra tổng thể càng nhanh chóng và hiệu quả.
- Giới thiệu các đề xuất mới nhằm tăng chỉ số chất lượng của các sản phẩm được sản xuất trong hệ thống quản lý hiện có.
- Hỗ trợ giảm một chỉ số như sự phụ thuộc của doanh nghiệp vào thành phần con người - nghĩa là chuyển đổi sang hệ thống lao động tự động.
- Bắt buộc thiết lập quyền kiểm soát đối với kết quả của doanh nghiệp, cũng như phân tích sau đó về khả năng sinh lời của doanh nghiệp, dựa trên việc đánh giá các yếu tố cụ thể.
- Giảm thiểu chi phí và chi phí trong những phân khúc hợp lý nhất.
- Phân chia trách nhiệm và quyền hạn tương ứng có kế hoạch và hợp lý giữa các phòng ban chức năng của công ty.
- Thực hiện tổng kiểm tra sự lặp lại của các nhiệm vụ giống nhau do các bộ phận khác nhau thực hiện để tránh phân bổ thời gian làm việc và trách nhiệm chức năng không hợp lý.
Mục tiêu chính của việc tối ưu hóa quy trình quản lý là gì? Thực tế là một kế hoạch hành động để đưa ra các phương pháp sản xuất vàviệc loại bỏ các hoạt động không hiệu quả cho phép bạn giảm chi phí nói chung của công ty mà không ảnh hưởng đến lợi ích của nhân viên.
Đang sản xuất
Quy tắc cơ bản của một doanh nghiệp có lãi và sản xuất hiệu quả là tăng chênh lệch giữa chi phí sản xuất sản phẩm và giá bán của sản phẩm. Có nghĩa là, nếu chúng ta nói cụ thể về một doanh nghiệp sản xuất, thì toàn bộ mục tiêu của công việc ở đây là đảm bảo rằng giá của sản phẩm cuối cùng phù hợp với chi phí liên quan đến sản xuất của nó. Và sự khác biệt giữa chi phí và giá thành càng lớn thì sản xuất càng có lợi nhuận và năng suất cao hơn (tất nhiên, trong trường hợp giá của một đơn vị thành phẩm cao hơn chi phí cần thiết để sản xuất nó).
Làm thế nào để có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất? Những phương pháp nào được sử dụng để tăng hiệu quả của nó?
- Tái cấu trúc hệ thống kế toán chi phí là thành phần cơ bản và chính của quá trình tối ưu hóa. Chỉ có cách tiếp cận đúng đắn và có thẩm quyền để đào tạo lại và phân bổ lại chi phí mới có thể đưa hoạt động sản xuất lên một tầm cao mới.
- Tính toán và phân tích giá thành sản xuất hiện tại - chúng ta đang nói đến việc tính toán chi phí nguyên vật liệu, tiền lương của người lao động trong doanh nghiệp, thanh toán các dịch vụ tiện ích, khấu hao thiết bị, v.v.
- Chuyển đổi chu trình sản xuất - xác định các thời điểm quan trọng trong chu trình sản xuất và loại bỏ các yếu tố cản trở quá trình.
- Hiện đại hóathiết bị - thay thế thiết bị làm việc cũ đã hết khấu hao bằng thiết bị kỹ thuật mới sẽ giúp tăng hiệu quả sản xuất lên gấp nhiều lần.
- Tăng năng lực sản xuất - mở rộng sản xuất là cơ sở để tăng lợi nhuận của doanh nghiệp dựa trên việc nắm bắt các cơ hội mới.
- Tự động hóa quy trình làm việc - Bằng cách giảm chi phí trả lương cho nhân viên được thuê thêm, ban quản lý nhà máy sản xuất có cơ hội tiết kiệm một khoản tiền đáng kể.
- Xác định danh sách tối ưu các nguyên liệu thô được mua - phân tích các kho dự trữ thực sự cần thiết mà doanh nghiệp mua lại để sản xuất thành phẩm, giúp xác định các khu vực ưu tiên riêng (các lô bán chạy nhất) và tập trung vào chúng.
- Giảm thiểu chất thải - để tối ưu hóa chi phí, cần sử dụng các vật liệu có thể tái chế, sử dụng các phương tiện tái chế, không vứt bỏ chất thải khá phù hợp để tái chế và tái sử dụng.
- Xây dựng trạm biến áp điện của riêng họ - các doanh nghiệp lớn chi số tiền lớn để cung cấp điện cho các phân xưởng. Việc xây dựng nhà máy điện phân phối của riêng chúng tôi sẽ giúp giảm các chi phí này đến mức tối thiểu. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng những cơ hội như vậy chỉ dành cho các nhà sản xuất lớn.
Trong thương mại
Doanh nghiệp thương mại, cũng như doanh nghiệp sản xuất, cố gắng tănghiệu quả nhằm thu hút các khoản đầu tư lớn và tăng lợi nhuận ròng từ bán hàng. Tối ưu hóa kinh doanh thương mại được thể hiện chủ yếu trong các bước phương pháp luận sau:
- tổ chức đúng quy hoạch;
- dự báo và nghiên cứu thị trường;
- chiếm lĩnh đúng thị trường hàng hóa và dịch vụ;
- xác định nhu cầu của người mua tiềm năng;
- thay thế các nhà cung cấp không có lợi nhuận bằng những nhà cung cấp có mức độ ưu tiên cao hơn;
- mua hàng đổi trả độc quyền;
- kích cầu bổ sung (quảng cáo);
- mở rộng phạm vi sản phẩm (cực kỳ hợp lý);
- định giá đúng;
- cải thiện hoạt động tiếp thị và bán sản phẩm.
Doanh nghiệp thương mại, không giống như các doanh nghiệp khác, chủ yếu nhằm mục đích kiếm tiền và tạo ra lợi nhuận. Do đó, việc tối ưu hóa quy trình bán hàng nhằm trực tiếp vào việc tăng lợi nhuận của một công ty thương mại.
Trong Sư phạm
Các cơ sở giáo dục mầm non và nhà trẻ, là các cơ sở sử dụng ngân sách, phải chịu các phương pháp tiến hành quá trình giáo dục bảo thủ không kém các cơ cấu ngoài nhà nước. Ở đây, giáo viên phải làm việc không phải bằng những sản phẩm vật chất của quá trình sản xuất cuối cùng, mà bằng những kiến thức, kỹ năng và khả năng mà họ có thể và cần gửi gắm vào tâm trí của thế hệ trẻ. Mức độ kiến thức mà hệ thống giáo dục sư phạm hiện hành cung cấp ngày nay được quy định một cách tự nhiênGOST hiện có và các quy tắc quy định. Nhưng cách dạy ngày nay hiệu quả như thế nào? Và sự gia tăng hiệu quả của quá trình sư phạm phụ thuộc vào điều gì?
Tối ưu hóa các hoạt động giáo dục thường hướng đến:
- kích hoạt các kênh nhận thức - sự chấp nhận của trẻ em đối với thông tin cụ thể và sự đồng hóa tích cực của nó;
- phát triển một loạt các biện pháp để thu hút sự chú ý ngày càng tăng của trẻ em vào quá trình giáo dục và học các kỹ năng mới;
- giới thiệu các phương pháp giáo dục mới nhất nhằm tăng cường sự tham gia của trẻ em vào quá trình giáo dục;
- sử dụng các ví dụ trực quan để nhanh chóng củng cố thông tin nhận được và khả năng tư duy liên tưởng;
- sử dụng thử nghiệm hoạt động;
- trẻ tham gia chuẩn bị trực tiếp một số khía cạnh của bài học;
- quản lý thời gian hiệu quả.
Trong số những điều khác, việc tối ưu hóa công việc của các nhà giáo dục trong trường mầm non đạt được bằng cách không ngừng nâng cao trình độ, bổ sung kiến thức của bản thân bằng những ý tưởng mới nhất và đặc thù của việc giảng dạy trong các cơ sở giáo dục mầm non. Chỉ một giáo viên có năng lực và trình độ mới có thể đưa thông tin vào sự phát triển của trẻ một cách chính xác, dễ hiểu và chính xác. Và đến lượt nó, đây là mục tiêu chính của bất kỳ trường mẫu giáo nào.
Trong giáo dục
Không kém phần cao là các yêu cầu để tối ưu hóa các quy trình giáo dục của trường học và giáo dục sau trung học. Giáo viên của các trường phổ thông và giáo sư đại học thậm chí còn cần được chứng nhận lại thường xuyên hơn so với giáo viên của các cơ sở giáo dục mầm non. Gìlà những khía cạnh cơ bản của việc tối ưu hóa các hoạt động của giáo viên và giảng viên trong lớp học?
- Làm việc để đảm bảo nhận thức chính xác về tài liệu giáo dục - để học sinh (sinh viên) hứng thú với tài liệu do giáo viên trình bày, học sinh sau này cần phải làm việc chăm chỉ và suy nghĩ về cách cải thiện cách trình bày của chủ đề mới. Xét cho cùng, mức độ tham gia của học sinh vào quá trình làm việc sẽ quyết định cách học sinh học tài liệu trong tương lai.
- Đồng hoá kiến thức thu được - khả năng chỉ truyền tải chủ đề của bài học đến khán giả của bài giảng là không đủ để kiến thức ăn sâu vào tâm trí học sinh. Vì vậy, giáo viên (GV) có nghĩa vụ xây dựng bài tập thực hành của mình với việc minh họa các ví dụ dễ hiểu, đơn giản và dễ hiểu. Điều này làm tăng đáng kể khả năng ghi nhớ thông tin mới nhận được của học sinh.
- Áp dụng các kỹ năng có được - thực hiện tất cả các loại thí nghiệm trong hội thảo hoặc bài tập về nhà dưới hình thức áp dụng sáng tạo kiến thức đã thu được được coi là một kỹ thuật hiệu quả trong việc tối ưu hóa giai đoạn cố định trong việc nắm vững chủ đề.
Mục tiêu chính của việc tối ưu hóa quá trình giáo dục là việc giáo viên trình bày tài liệu có chất lượng và sử dụng tối ưu khả năng của mình để tăng hiệu quả tiếp thu thông tin mới của học sinh.
Trong hậu cần
Các trung tâm hậu cần lớn liên quan đến vận tải, vận chuyển hàng hóa và giao tiếp với các nhà thầu cũng yêu cầu các biện pháp bắt buộc để tối ưu hóa quy trình hậu cần. Cô ấy làm gìchỉ đạo?
- Lập kế hoạch hoạt động dựa trên tỷ lệ thời gian và các chỉ số tài chính, tập trung vào phương châm "thời gian là tiền bạc".
- Tích cực sử dụng các công nghệ thông tin mới nhất - sử dụng máy tính xách tay nhỏ gọn và các thiết bị khác để giao tiếp với các nhà vận chuyển, giao nhận, khách hàng.
- Tính toán có hệ thống các nguồn lực tài chính và lao động để vận chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B, dựa trên đánh giá về lợi nhuận và lợi nhuận của việc vận chuyển đó.
- Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa, xây dựng hệ thống phòng ngừa trường hợp hư hỏng hàng hóa do lỗi của người vận chuyển, giao nhận.
- Giảm thiểu rủi ro hư hỏng hàng hóa do điều kiện nhiệt độ hoặc thời gian (mua hàng trong kho lạnh, tuân thủ các quy tắc lưu trữ hàng hóa thuộc dạng hàng dễ hư hỏng).
Trong tổ chức
Tối ưu hóa quy trình công nghệ có liên quan mật thiết đến công việc được tổ chức hợp lý tại doanh nghiệp nói chung. Hiệu quả của hoạt động của nó phụ thuộc vào cách cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng. Và xuất phát từ thực tế là cấu trúc của công ty hoàn toàn dựa trên người lao động và các nhiệm vụ mà họ thực hiện, nhiệm vụ tổ chức quan trọng nhất của bất kỳ công ty nào là tối ưu hóa nhân sự. Chúng bao gồm:
- giảm chi phí của người sử dụng lao động để đảm bảo hoạt động lao động;
- nâng cao trình độ thực tế của nhân viên;
- tự động hóa lao động - thay thế công việc vật lý bằng máy móc;
- loại bỏ những nhân viên kém hiệu quả - giảm quy mô;
- cải tiến hệ thống quản lý nhân sự.
Đây chỉ là danh sách ngắn những điểm cơ bản trong việc tổ chức lại quản lý nhân sự. Nhưng chúng phản ánh những khía cạnh chính góp phần đạt được mục tiêu chính là tối ưu hóa các quy trình của tổ chức trong doanh nghiệp - giảm thiểu chi phí.
